物流與供應(yīng)鏈管理基礎(chǔ)操作手冊本手冊旨在為物流與供應(yīng)鏈管理崗位人員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，涵蓋訂單處理、庫存管理、物流調(diào)度、供應(yīng)商協(xié)同等核心基礎(chǔ)場景，通過流程化步驟、工具模板及風(fēng)險提示，提升操作效率與規(guī)范性，保障供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)銜接順暢。手冊適用于企業(yè)內(nèi)部物流專員、供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)員、倉儲管理人員等基礎(chǔ)崗位，可作為新人培訓(xùn)及日常操作參考指南。一、日常業(yè)務(wù)應(yīng)用場景（一）電商訂單全鏈路處理針對電商平臺客戶訂單，從接收、審核到出庫、配送的全流程管理，保證訂單信息準(zhǔn)確、庫存響應(yīng)及時、交付周期可控，適用于電商企業(yè)、第三方物流服務(wù)商的訂單處理場景。（二）多品類庫存動態(tài)管控涉及原材料、半成品、成品等多品類庫存的日常出入庫、盤點(diǎn)、調(diào)撥操作，通過規(guī)范化記錄與預(yù)警，避免庫存積壓或短缺，適用于制造業(yè)、零售企業(yè)的倉儲管理場景。（三）跨區(qū)域物流配送協(xié)調(diào)針對多倉庫發(fā)貨、多式聯(lián)運(yùn)（公路、鐵路、航空）的物流調(diào)度需求，協(xié)調(diào)承運(yùn)商、倉儲方、客戶三方資源，優(yōu)化配送路徑與時效，適用于全國性/跨境企業(yè)的物流運(yùn)營場景。（四）供應(yīng)商信息與交期協(xié)同與原材料/供應(yīng)商對接訂單需求、確認(rèn)交期、跟蹤發(fā)貨進(jìn)度，維護(hù)供應(yīng)商檔案信息，保證供應(yīng)鏈上游物料穩(wěn)定供應(yīng)，適用于采購部門與供應(yīng)商協(xié)作場景。二、核心操作流程詳解（一）訂單處理全流程步驟1：接收訂單信息通過電商平臺后臺、ERP系統(tǒng)、郵件或客戶直送渠道獲取訂單數(shù)據(jù)，確認(rèn)訂單包含核心要素：訂單編號、客戶名稱、聯(lián)系方式、商品編碼/名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址、要求交付日期、特殊備注（如包裝要求、冷鏈運(yùn)輸?shù)龋?。步驟2：訂單信息核對人工核對訂單信息與系統(tǒng)庫存：檢查商品編碼準(zhǔn)確性、庫存數(shù)量是否滿足訂單需求（若庫存不足，觸發(fā)缺貨預(yù)警流程）；核對客戶地址格式是否完整（省、市、區(qū)、街道、門牌號、聯(lián)系人及電話）；確認(rèn)特殊需求是否可執(zhí)行（如危險品運(yùn)輸需確認(rèn)資質(zhì)）。核對無誤后，在系統(tǒng)中標(biāo)記訂單為“已審核”狀態(tài)；若存在信息缺失或沖突（如地址模糊、數(shù)量超庫存），需在1小時內(nèi)聯(lián)系客戶（或銷售對接人*經(jīng)理）確認(rèn)，并更新訂單信息。步驟3：揀貨單與分配庫存在ERP系統(tǒng)中根據(jù)訂單信息“揀貨單”，標(biāo)注商品存儲庫位（如A區(qū)-03貨架-02層）；按“先進(jìn)先出”（FIFO）原則分配庫存，優(yōu)先使用效期較早（針對有保質(zhì)期商品）或入庫批次靠前的庫存。打印揀貨單并交由倉庫揀貨員，同步在系統(tǒng)中鎖定庫存，避免重復(fù)分配。步驟4：揀貨復(fù)核與打包揀貨員按揀貨單到庫位揀貨，完成后將商品與揀貨單交至復(fù)核區(qū)；復(fù)核員通過掃碼槍掃描商品條碼與訂單編號，系統(tǒng)自動比對數(shù)量與品類，保證“三一致”：訂單信息、揀貨單、實物一致。復(fù)核無誤后，進(jìn)入打包環(huán)節(jié)：按商品特性選擇包裝材料（如易碎品用氣泡柱、液體用品防漏袋），打印“發(fā)貨清單”放入包裹，粘貼物流面單（面單需包含訂單編號、收寄信息、追溯碼）。步驟5：出庫掃描與物流交接倉庫管理員對打包完成的包裹進(jìn)行出庫掃碼，系統(tǒng)自動更新庫存狀態(tài)為“已出庫”，并“出庫單”；將包裹與出庫單交接給物流承運(yùn)商（如快遞、物流），雙方簽字確認(rèn)包裹數(shù)量及狀態(tài)（如外包裝完好）。在系統(tǒng)中物流單號，同步推送物流跟蹤信息至客戶（通過短信或平臺通知）。步驟6：訂單狀態(tài)跟蹤與異常處理每日跟蹤物流狀態(tài)，若出現(xiàn)延遲（如超過48小時未更新簽收）、丟件、破損等問題，立即聯(lián)系承運(yùn)商客服核實原因，協(xié)調(diào)處理（如補(bǔ)發(fā)、退款），并在系統(tǒng)中記錄異常情況及處理結(jié)果，同步告知客戶預(yù)計解決方案。（二）庫存動態(tài)管理步驟1：日常出入庫登記入庫：供應(yīng)商送貨至倉庫時，核對送貨單與采購訂單信息（商品編碼、數(shù)量、批次號、生產(chǎn)日期），確認(rèn)無誤后掃碼入庫，系統(tǒng)“入庫單”，更新庫存數(shù)量與庫位信息；若存在數(shù)量不符或質(zhì)量問題，當(dāng)場拒收并聯(lián)系采購專員*對接處理。出庫：參照“訂單處理全流程”中的步驟4-5，出庫掃碼后系統(tǒng)自動扣減庫存，“出庫單”。步驟2：定期庫存盤點(diǎn)每月最后一個工作日組織全庫盤點(diǎn)，提前3天通知相關(guān)部門（如銷售、采購），暫停該區(qū)域庫存出入庫操作；盤點(diǎn)人員按庫位逐一清點(diǎn)實物，記錄實際數(shù)量，與系統(tǒng)賬面數(shù)量比對，填寫“庫存盤點(diǎn)表”；若差異率超過±1%（企業(yè)可自定義閾值），分析原因（如揀貨錯誤、系統(tǒng)延遲、盤點(diǎn)漏點(diǎn)），提交復(fù)盤報告，經(jīng)*經(jīng)理審批后調(diào)整庫存賬面數(shù)據(jù)，并優(yōu)化相關(guān)流程（如加強(qiáng)復(fù)核環(huán)節(jié)）。步驟3：庫存調(diào)撥操作當(dāng)A倉庫庫存不足、B倉庫庫存過剩時，由需求部門發(fā)起“庫存調(diào)撥申請”，注明調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫、商品編碼、數(shù)量、調(diào)撥原因；經(jīng)*主管審批后，系統(tǒng)“調(diào)撥單”，調(diào)出倉庫按調(diào)撥單備貨、出庫，掃碼“調(diào)撥出庫單”；調(diào)入倉庫收到貨物后掃碼確認(rèn)，“調(diào)撥入庫單”，系統(tǒng)自動調(diào)整兩倉庫庫存數(shù)據(jù)。（三）物流配送協(xié)調(diào)步驟1：制定配送方案根據(jù)訂單要求交付日期、客戶收貨地址、商品特性（如體積、重量、是否需冷鏈），選擇運(yùn)輸方式（公路、鐵路、航空）及承運(yùn)商；使用路徑規(guī)劃工具（如系統(tǒng)內(nèi)置模塊或第三方軟件）優(yōu)化配送路線，合并同區(qū)域訂單，減少運(yùn)輸成本；“配送計劃表”，標(biāo)注每批貨物、承運(yùn)商、預(yù)計送達(dá)時間。步驟2：承運(yùn)商對接與裝車向承運(yùn)商發(fā)送“配送計劃表”，確認(rèn)車輛資源（如車型、載重）及司機(jī)信息；倉庫按計劃裝車，監(jiān)督裝車過程（如重貨在下、輕貨在上，易碎品固定），避免貨物破損；裝車完成后與司機(jī)共同清點(diǎn)數(shù)量并簽字，簽署“裝車單”。步驟3：在途跟蹤與異常處理通過GPS系統(tǒng)或承運(yùn)商提供的物流跟蹤平臺，實時監(jiān)控車輛位置及運(yùn)輸狀態(tài)；若遇交通擁堵、天氣異常、車輛故障等導(dǎo)致延遲，立即啟動應(yīng)急預(yù)案：聯(lián)系客戶說明情況，協(xié)商新的交付時間；協(xié)調(diào)承運(yùn)商調(diào)整路線或更換車輛，保證貨物按時送達(dá)。步驟4：簽收確認(rèn)與回單管理貨物送達(dá)后，要求客戶核對數(shù)量、外包裝完好情況并簽收，簽收單需注明簽收人姓名、日期及聯(lián)系方式；承運(yùn)商返回簽收單后，在系統(tǒng)中更新訂單狀態(tài)為“已簽收”，簽收單掃描件，同步財務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。（四）供應(yīng)商信息與交期協(xié)同步驟1：供應(yīng)商檔案建立收集供應(yīng)商基本信息：名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人（姓名、電話）、主營商品、資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書）；在“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”中建立檔案，資質(zhì)文件掃描件，標(biāo)注供應(yīng)商分類（如戰(zhàn)略供應(yīng)商、普通供應(yīng)商）及合作商品范圍。步驟2：訂單需求傳遞根據(jù)生產(chǎn)計劃/銷售預(yù)測，“采購訂單”，注明商品編碼、數(shù)量、要求交貨日期、交付地址；通過系統(tǒng)或郵件將采購訂單發(fā)送至供應(yīng)商聯(lián)系人，要求供應(yīng)商在24小時內(nèi)確認(rèn)交期（若無法按時交貨，需說明原因及預(yù)計可交貨時間）。步驟3：交期跟蹤與到貨確認(rèn)供應(yīng)商發(fā)貨后，在系統(tǒng)中錄入“發(fā)貨通知單”（含物流單號、批次號、數(shù)量）；每日跟蹤物流狀態(tài)，貨物到倉后，核對送貨單與采購訂單信息（數(shù)量、批次號、質(zhì)量合格證），確認(rèn)無誤后掃碼入庫，“采購入庫單”；若存在數(shù)量不符或質(zhì)量問題，按合同約定處理（如拒收、換貨）。三、常用工具模板（一）訂單信息登記表訂單編號客戶名稱聯(lián)系方式商品編碼商品名稱規(guī)格訂單數(shù)量要求交付日期收貨地址（省市區(qū)詳細(xì)地址）訂單狀態(tài)負(fù)責(zé)人PO2023901*貿(mào)易公司5678SP001保溫杯500ml1002023-10-15上海市浦東新區(qū)張江高科技園區(qū)路號已審核*專員PO2023902*電商旗艦店139SP002保溫壺1L502023-10-10北京市朝陽區(qū)建國門外大街*號已出庫*助理（二）庫存流水記錄表日期單據(jù)編號商品編碼商品名稱業(yè)務(wù)類型（入庫/出庫/調(diào)撥/盤點(diǎn)）數(shù)量庫存數(shù)量庫位操作人備注2023-10-01RK2023901SP001保溫杯入庫200500A-03-02*倉管供應(yīng)商*廠送貨2023-10-02CK2023901SP002保溫壺出庫30300B-01-05*倉管訂單PO20239022023-10-03DB2023901SP001保溫杯調(diào)撥（A倉→B倉）50450A-03-02*主管B倉庫存不足（三）物流執(zhí)行跟蹤表訂單編號承運(yùn)商物流單號發(fā)貨時間預(yù)達(dá)時間實際到達(dá)時間狀態(tài)（運(yùn)輸中/已簽收/異常）異常原因（若有）處理結(jié)果跟蹤人PO2023901*物流SF02023-10-0214:002023-10-0418:002023-10-0417:30已簽收-客戶正常簽收*調(diào)度PO2023902*快遞YTO2023-10-0309:002023-10-0512:002023-10-0610:00異常目的地暴雨導(dǎo)致交通管制協(xié)商延遲至10-06交付，客戶同意*客服（四）供應(yīng)商對接信息表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式主營商品合作商品編碼最近合作日期下單周期（天）準(zhǔn)時交貨率（%）負(fù)責(zé)人*保溫杯廠*經(jīng)理1357890保溫杯、保溫壺SP001、SP0022023-10-01795*采購*塑料制品廠*主管1363456塑料包裝盒PK0032023-09-28590*助理四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險規(guī)避（一）訂單處理關(guān)鍵控制點(diǎn)信息核對“三查”原則：查商品編碼（避免錯貨）、查庫存數(shù)量（避免超賣）、查收貨地址（避免錯發(fā)），信息不全或異常時必須聯(lián)系客戶確認(rèn)，禁止主觀臆斷。庫存鎖定時效：訂單審核通過后需在15分鐘內(nèi)鎖定庫存，防止其他訂單重復(fù)分配；若客戶取消訂單，需及時開啟庫存并記錄取消原因。異常響應(yīng)時效：物流延遲、丟件等問題需在2小時內(nèi)啟動處理流程，4小時內(nèi)告知客戶解決方案，避免客戶投訴升級。（二）庫存管理風(fēng)險提示先進(jìn)先出（FIFO）執(zhí)行：對有保質(zhì)期或易變質(zhì)商品，必須在揀貨單、庫位標(biāo)簽上標(biāo)注生產(chǎn)日期/入庫批次，保證優(yōu)先出庫效期較早的庫存，避免過期損耗。盤點(diǎn)差異處理：差異率超閾值時，需復(fù)盤揀貨、復(fù)核、入庫全流程，若屬人為失誤需對責(zé)任人進(jìn)行培訓(xùn)；若屬系統(tǒng)問題，需協(xié)調(diào)IT部門排查數(shù)據(jù)接口。呆滯庫存預(yù)警：對超過90天未出庫的商品，系統(tǒng)自動標(biāo)記為“呆滯庫存”，由采購部門協(xié)同銷售部門制定促銷或清退計劃，減少資金占用。（三）物流調(diào)度注意事項承運(yùn)商資質(zhì)審核：選擇合作承運(yùn)商時，需核查其營業(yè)執(zhí)照、道路運(yùn)輸許可證、保險單（特別是貨物運(yùn)輸險），保證具備合法運(yùn)營資質(zhì)及風(fēng)險承擔(dān)能力。特殊商品運(yùn)輸：冷鏈商品需全程監(jiān)控溫度（如使用溫濕度記錄儀），危險品需遵守《危險貨物運(yùn)輸規(guī)則》，使用合規(guī)包裝及運(yùn)輸車輛，避免違規(guī)運(yùn)輸風(fēng)險。簽收單完整性：簽收單必須包含客戶簽字、日期、聯(lián)系方式，若為代簽收，需注明代簽人與收貨人關(guān)系，保證簽收信息可追溯，避免后續(xù)糾紛。（四）供應(yīng)商協(xié)同管理要點(diǎn)信息更新時效：供應(yīng)商聯(lián)系人、電話、資質(zhì)文件等信息變更時，需在3個工作日內(nèi)更新至供應(yīng)商系統(tǒng)，保證溝通渠道暢通及合作合規(guī)性。交期違約處理：若供應(yīng)商未按采購訂單約定時間交