企業(yè)內(nèi)部溝通會議記錄與跟進模板一、適用場景與價值二、全流程操作步驟（一）會前準備：明確目標與信息同步確定會議核心目標會議組織者（通常為部門負責人或項目牽頭人）需提前明確本次會議需解決的核心問題、達成的共識或輸出成果（如明確項目分工、確定方案方向、解決跨部門協(xié)作障礙等），避免目標模糊導致會議效率低下。發(fā)送會議通知提前1-2個工作日通過企業(yè)內(nèi)部溝通工具（如企業(yè)釘釘、OA系統(tǒng)）發(fā)送會議通知，包含以下信息：會議主題（簡潔明了，如“Q3市場推廣方案評審會”）；時間（具體到上/下午幾點幾分，預(yù)計時長）；地點（線下會議室名稱/線上會議）；參會人員（明確必須出席人員及可選出席人員）；會議議程（按優(yōu)先級排序，每項議程建議分配具體時間，如“15:00-15:15上周工作回顧”）；會前準備（需參會人員提前閱讀的材料、數(shù)據(jù)或需準備的匯報內(nèi)容，如“請*主管提前準備競品分析報告”）。準備會議物料線下會議需提前預(yù)訂會議室、調(diào)試投影/音響設(shè)備、準備紙質(zhì)議程表、簽到表等；線上會議需提前測試軟件穩(wěn)定性，保證參會人員能順利接入。（二）會中記錄：聚焦核心與關(guān)鍵信息簽到與開場記錄人提前5分鐘到場，組織參會人員簽到（線上會議可通過“參會人員列表”確認出席情況）；主持人開場后重申會議目標與議程，控制會議節(jié)奏。按議程推進討論記錄人需重點關(guān)注以下內(nèi)容，避免遺漏關(guān)鍵信息：討論過程：記錄各方觀點的核心要點（如“*經(jīng)理提出：需增加短視頻投放預(yù)算，理由是用戶觸達率提升30%”），而非逐字記錄；分歧與共識：明確存在爭議的問題及最終達成的共識（如“關(guān)于活動時間，原定9月15日改為9月20日，因*部門物料籌備延期”）；決議事項：清晰記錄“做什么、誰負責、何時完成”（如“決議：由*團隊負責完成用戶調(diào)研報告，截止時間為9月10日”）。確認關(guān)鍵信息討論環(huán)節(jié)結(jié)束后，主持人需帶領(lǐng)參會人員快速回顧決議事項與行動項，記錄人同步復(fù)述關(guān)鍵內(nèi)容，保證信息準確無誤（如“剛才確認的3項行動項，負責人分別是、*，截止時間分別是X月X日，大家是否有異議？”）。（三）會后整理：規(guī)范輸出與分發(fā)跟進整理會議記錄會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人需根據(jù)會議筆記整理正式會議記錄，內(nèi)容需包含：會議基本信息（名稱、時間、地點、參會人員等）；會議核心目標與議程回顧；各議題討論要點（簡明扼要，突出關(guān)鍵觀點）；決議事項與行動項（表格化呈現(xiàn)，明確負責人、協(xié)作人、完成時間）；待解決問題（明確后續(xù)跟進責任人）。審核與分發(fā)記錄記錄人整理完成后，提交給會議主持人（或指定負責人）審核，保證內(nèi)容準確、無遺漏；審核通過后，將會議記錄分發(fā)至所有參會人員、相關(guān)領(lǐng)導及需協(xié)同部門（抄送方式根據(jù)企業(yè)內(nèi)部流程確定，如郵件、OA系統(tǒng)公告）。建立跟進機制行動項負責人需在截止時間前1天提醒記錄人/主持人更新進度；記錄人每周/每兩周通過簡短進度表（如“本周行動項完成情況”）同步給相關(guān)方，保證任務(wù)按計劃推進；對于未按時完成的行動項，需及時組織二次溝通，分析原因并調(diào)整時間節(jié)點。三、模板表格設(shè)計表1：會議基本信息與議程表項目內(nèi)容會議名稱會議時間年月日時分至時分（預(yù)計時長：____分鐘）會議地點線下：____會議室；線上：____會議主持人記錄人參會人員（列出必須出席人員，如：總監(jiān)、經(jīng)理、*主管等）缺席人員及原因（如：*專員因出差缺席，已提前提交書面材料）會議核心目標（1）____；（2）____；（3）____會議議程1.議題一：____（負責人：____，時間：分鐘）2.議題二：_（負責人：___，時間：__分鐘）…表2：決議事項與跟進表決議編號決議內(nèi)容（簡明描述討論結(jié)果與行動方向）負責人協(xié)作人計劃完成時間當前狀態(tài)（未開始/進行中/已完成/延期）備注（如需支持資源、風險說明）M-001完成Q3產(chǎn)品需求文檔初稿，提交技術(shù)評審*主管*專員2023-09-15未開始需市場部提供用戶調(diào)研數(shù)據(jù)M-002調(diào)整部門周例會時間：每周三15:00-16:00*經(jīng)理全體成員2023-09-01起執(zhí)行已完成已同步至全員日程M-003協(xié)同財務(wù)部完成項目預(yù)算審批流程*總監(jiān)*財務(wù)專員2023-09-10進行中財務(wù)部需補充3年成本預(yù)測數(shù)據(jù)四、使用要點與提醒記錄客觀性：會議記錄需以“客觀陳述”為原則，避免記錄個人主觀評價或情緒化表述，重點保留“誰、做什么、何時完成”等事實信息。決議可執(zhí)行性：決議事項需符合SMART原則（具體、可衡量、可達成、相關(guān)性、時限性），避免模糊表述（如“盡快完成”“適當調(diào)整”）。跟進及時性：行動項負責人需主動反饋進度，記錄人需定期梳理未完成任務(wù)，形成“會議-行動-反饋-閉環(huán)”的完整管理鏈條。信息保密性：涉及敏感信息（如未公開戰(zhàn)略、人員調(diào)