會議服務帶班制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《XX集團母公司管理手冊》等相關法律法規(guī)、行業(yè)準則及企業(yè)內(nèi)部管理需求制定，旨在規(guī)范會議服務管理流程，防控服務風險，提升服務效率與質(zhì)量，確保會議活動的安全、有序、高效開展，同時滿足企業(yè)合規(guī)經(jīng)營與風險防控的總體要求。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在會議服務籌備、執(zhí)行及保障等環(huán)節(jié)的全面管理，覆蓋會議策劃、物資準備、場地布置、設備調(diào)試、現(xiàn)場服務、會中支持、會后總結(jié)等業(yè)務場景，以及涉及會議服務采購、人員調(diào)配、資源協(xié)調(diào)等所有相關活動。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）“會議專項管理”指企業(yè)圍繞會議服務全過程建立的管理體系，包括但不限于服務標準制定、流程優(yōu)化、風險防控、質(zhì)量監(jiān)督、考核改進等，旨在確保會議服務符合企業(yè)戰(zhàn)略需求及合規(guī)要求。（二）“會議服務風險”指在會議服務過程中可能引發(fā)經(jīng)濟損失、聲譽損害、合規(guī)處罰或安全隱患的不確定性因素，如服務疏漏、資源沖突、信息安全、突發(fā)事件等。（三）“會議服務合規(guī)”指會議服務活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部管理制度，確保服務行為合法、正當、透明，無利益輸送或違規(guī)操作。第四條會議專項管理應遵循“全面覆蓋、責任到人、風險導向、持續(xù)改進”的核心原則：（一）全面覆蓋：確保會議服務管理的全流程、全要素、全主體納入管控范圍，不留死角。（二）責任到人：明確各層級、各部門、各崗位在會議服務管理中的具體職責，確?？勺匪荨⒖煽己?。（三）風險導向：聚焦高風險環(huán)節(jié)與關鍵控制點，優(yōu)先配置資源，強化風險防控措施。（四）持續(xù)改進：定期評估會議服務管理體系的有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時優(yōu)化調(diào)整。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人為公司會議服務管理的第一責任人，對會議服務專項管理的總體成效負總責；分管領導為直接責任人，負責會議服務管理制度的組織落實、監(jiān)督考核及跨部門協(xié)調(diào)。第六條公司設立會議服務管理領導小組（以下簡稱“領導小組”），由公司主要負責人牽頭，分管領導任副組長，成員包括相關部門負責人（如行政部、財務部、技術(shù)部等），主要履行以下職責：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會議服務管理的戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設計及重大決策；（二）審批重大會議服務資源的調(diào)配、預算及風險評估方案；（三）監(jiān)督評價會議服務管理的執(zhí)行情況及合規(guī)效果，定期召開會議研究解決重點問題。第七條領導小組下設辦公室（依托行政部），負責日常管理事務，具體職責包括：（一）組織制定、修訂會議服務管理制度及操作指南；（二）統(tǒng)籌開展會議服務風險的識別、評估與預警；（三）協(xié)調(diào)各部門落實會議服務管理要求，督促問題整改；（四）匯總分析會議服務數(shù)據(jù)，提出優(yōu)化建議。第八條公司各部門、下屬單位為會議服務管理的執(zhí)行主體，需明確內(nèi)部責任分工，確保制度要求落地：（一）行政部作為會議服務管理的牽頭部門，負責統(tǒng)籌會議服務資源調(diào)配、供應商管理、服務流程監(jiān)督及質(zhì)量考核；（二）財務部負責會議服務預算審核、資金支付及費用報銷管理，確保資金使用合規(guī)；（三）技術(shù)部負責會議設備保障、網(wǎng)絡支持及信息安全監(jiān)督；（四）其他業(yè)務部門負責配合提供會議所需專業(yè)支持（如政策解讀、資料準備等）。第九條專責部門（如合規(guī)部、內(nèi)審部）承擔會議服務管理的專項審核與監(jiān)督職能，職責包括：（一）審核會議服務供應商的資質(zhì)、服務標準及合同條款；（二）參與重大會議的風險評估，提出合規(guī)建議；（三）監(jiān)督會議服務過程中的違規(guī)行為，開展專項檢查。第十條業(yè)務部門及下屬單位作為會議服務管理的具體落實單位，需履行以下義務：（一）根據(jù)實際需求提交會議服務申請，明確服務內(nèi)容與標準；（二）配合牽頭部門完成會議資源協(xié)調(diào)、供應商選擇及服務驗收；（三）開展本單位會議服務風險的日常排查，及時上報異常情況。第十一條基層執(zhí)行崗位（如會議服務人員、設備管理員等）應嚴格履行以下合規(guī)操作責任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，熟知并遵守會議服務操作規(guī)范；（二）在服務過程中主動識別并報告潛在風險（如設備故障、資源沖突等）；（三）妥善保管會議資料，落實保密要求。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條會議策劃與需求管理：會議發(fā)起部門需提前提交《會議服務需求申請表》，明確會議主題、時間、規(guī)模、預算及服務標準，經(jīng)審批后方可實施。嚴禁無預算、無審批開展會議。第十三條供應商選擇與管理：會議服務供應商的選擇應遵循“公開、公平、公正”原則，通過比選、招標等方式確定，重點審核供應商的資質(zhì)、服務案例、信譽及價格競爭力。建立供應商黑名單制度，禁止與存在合規(guī)風險的供應商合作。第十四條預算與費用控制：會議服務預算需納入公司財務管理體系，嚴格執(zhí)行審批權(quán)限，嚴禁超預算、超標準支出。會議結(jié)束后應及時辦理費用報銷，財務部需重點審核費用合規(guī)性。第十五條資源調(diào)配與保障：會議場地、設備、人員等資源需提前協(xié)調(diào)，確保滿足會議需求。技術(shù)部負責保障設備正常運行，行政部統(tǒng)籌場地布置，各部門按需提供支持。第十六條現(xiàn)場服務與安全管控：會議服務人員需全程參與服務保障，落實簽到、引導、記錄等職責?，F(xiàn)場需配備應急物資（如急救箱、電源適配器等），技術(shù)部需提前測試音響、投影等設備，確保運行穩(wěn)定。第十七條信息安全與保密：涉及敏感信息的會議需落實保密措施，如設置物理隔離、限制拍照錄音、專人保管資料等。技術(shù)部需對涉密設備進行安全檢測，行政部負責監(jiān)督保密制度執(zhí)行。第十八條會后總結(jié)與評估：會議結(jié)束后，牽頭部門需組織服務評估，形成《會議服務總結(jié)報告》，內(nèi)容包括服務滿意度、問題整改措施及改進建議，作為持續(xù)優(yōu)化的重要依據(jù)。第十九條禁止性行為：嚴禁利用會議服務謀取私利（如接受供應商宴請、禮品等），嚴禁在服務過程中泄露公司商業(yè)秘密，嚴禁未經(jīng)授權(quán)擴大會議規(guī)?；蛘{(diào)整服務標準。第四章專項管理運行機制第二十條制度動態(tài)更新機制：會議服務管理制度需根據(jù)國家法規(guī)變化、行業(yè)標準調(diào)整及企業(yè)業(yè)務需求，每年至少評估一次，必要時啟動修訂程序。修訂后的制度需按程序發(fā)布，并組織全員培訓。第二十一條風險識別預警機制：領導小組辦公室每年至少開展一次會議服務風險排查，結(jié)合歷史案例、行業(yè)動態(tài)及內(nèi)部反饋，編制《會議服務風險清單》，對高風險環(huán)節(jié)（如大型會議、涉外會議）實施重點監(jiān)控，及時發(fā)布預警通知。第二十二條合規(guī)審查機制：會議服務活動需嵌入以下關鍵節(jié)點的合規(guī)審查：（一）需求申請階段：重點審查預算合理性、審批完整性；（二）供應商選擇階段：重點審查資質(zhì)合規(guī)性、報價合理性；（三）服務實施階段：重點審查服務標準落實情況、安全保密措施；（四）費用報銷階段：重點審查票據(jù)合規(guī)性、審批流程完整性。明確“未經(jīng)合規(guī)審查的會議服務不得實施”的紅線要求。第二十三條風險應對機制：建立分級響應體系：（一）一般風險：由執(zhí)行部門立即處置，并上報領導小組辦公室備案；（二）重大風險：由領導小組啟動應急預案，責任部門協(xié)同處置，必要時上報公司主要負責人。應急流程需明確響應時間、處置措施、責任協(xié)同及上報時限。第二十四條責任追究機制：對違反會議服務管理制度的，依據(jù)情節(jié)輕重采取以下措施：（一）輕微違規(guī)：予以警告，并要求限期整改；（二）一般違規(guī)：通報批評，并扣減相關責任人績效考核分數(shù)；（三）重大違規(guī)：追究部門負責人責任，情節(jié)嚴重者按公司紀律處分條例處理，并取消評優(yōu)資格。第二十五條評估改進機制：領導小組辦公室每半年開展一次會議服務管理有效性評估，通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)分析等方式，形成評估報告，向領導小組匯報，重點優(yōu)化流程漏洞、服務短板及制度空白。第五章專項管理保障措施第二十六條組織保障：各級領導干部需履行會議服務管理推進責任，分管領導每季度至少聽取一次專項工作匯報，領導小組每半年召開一次會議研究解決重點問題。第二十七條考核激勵機制：將會議服務合規(guī)情況納入部門年度考核指標，與服務滿意度、問題整改率等掛鉤，對表現(xiàn)突出的部門予以獎勵，對發(fā)生重大問題的部門實行“一票否決”。員工個人績效與崗位合規(guī)履職情況直接關聯(lián)。第二十八條培訓宣傳機制：分層級開展培訓：（一）管理層：重點培訓合規(guī)履職要求、風險防控意識；（二）中層干部：重點培訓制度執(zhí)行、跨部門協(xié)調(diào)能力；（三）基層員工：重點培訓操作規(guī)范、應急處理流程。每年至少組織兩次全員培訓，考核合格后方可上崗。第二十九條信息化支撐：通過會議管理系統(tǒng)實現(xiàn)以下功能：（一）線上提交需求申請，自動生成審批流程；（二）供應商信息庫，支持比選、招標及績效評價；（三）風險監(jiān)控平臺，實時預警異常情況；（四）服務數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，輔助決策優(yōu)化。第三十條文化建設：通過以下措施營造全員合規(guī)氛圍：（一）編制《會議服務合規(guī)手冊》，明確行為規(guī)范；（二）組織簽署《會議服務合規(guī)承諾書》，強化責任意識；（三）設立合規(guī)宣傳欄，定期發(fā)布典型案例及改進要點。第三十一條報告制度：建立定期報告機制：（一）風險事件報告：發(fā)生重大風險事件后，責任部門需在24小時內(nèi)上報事件情況及處置措施；（二）年度管理報告：領導小組辦公室每年12月31日前提交《會議服務管理年度報告》，內(nèi)容包括服務數(shù)據(jù)、問