PAGE培訓學院院務部職責制度一、總則（一）目的為規(guī)范培訓學院院務部的工作流程，明確各崗位職責，提高工作效率和服務質量，確保培訓學院各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合學院實際情況，特制定本職責制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓學院院務部全體工作人員，包括但不限于部門負責人、行政人員、后勤人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保各項工作合法合規(guī)。2.職責明確原則：明確各崗位的職責和工作流程，避免職責不清和推諉扯皮。3.高效協(xié)作原則：強調團隊協(xié)作，提高工作效率，確保各項工作能夠快速、準確地完成。4.服務至上原則：以學員和教職工為中心，提供優(yōu)質、高效的服務，滿足各方需求。二、部門職責（一）綜合管理1.負責學院各類文件、資料的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作，確保文件管理的規(guī)范化和標準化。2.組織學院各類會議，做好會議記錄、紀要整理和會議決議的跟蹤落實工作。3.協(xié)調學院各部門之間的工作關系，及時傳達上級指示和工作要求，確保信息暢通。4.負責學院公章、證書等重要物品的管理和使用，嚴格執(zhí)行審批制度。（二）人力資源管理1.根據(jù)學院發(fā)展規(guī)劃和工作需要，制定人力資源規(guī)劃和招聘計劃，組織人員招聘和選拔工作。2.負責員工的入職、轉正、離職等手續(xù)辦理，建立健全員工人事檔案。3.組織開展員工培訓、績效考核、薪酬福利等工作，激勵員工積極性，提高員工素質和工作績效。4.維護良好的勞動關系，處理員工投訴和勞動糾紛，保障員工合法權益。（三）財務管理1.負責學院財務預算的編制、執(zhí)行和監(jiān)控，嚴格控制經費支出，確保財務收支平衡。2.做好學院各項費用的核算、報銷和賬務處理工作，及時編制財務報表，提供準確的財務信息。3.負責學院固定資產的登記、清查和管理，定期進行盤點，確保資產安全。4.協(xié)助學院領導做好資金籌集、使用和管理工作，提高資金使用效益。（四）教學支持1.協(xié)助教學部門做好教學計劃的制定、課程安排和教學資源的調配工作。2.負責學院教學設施設備的采購、維護和管理，確保教學設施設備的正常運行。3.組織開展教學質量評估和教學改革工作，收集學員和教師的反饋意見，不斷提高教學質量。4.協(xié)助教師做好教學資料的準備和整理工作，如教材編寫、課件制作等。（五）學員管理1.負責學員的招生宣傳、報名咨詢和錄取工作，做好學員信息的收集和整理。2.組織學員報到、注冊和入學教育工作，幫助學員盡快適應學院環(huán)境和學習生活。3.負責學員學籍管理，包括學員檔案建立、成績管理、證書發(fā)放等工作。4.關注學員學習和生活情況，及時解決學員遇到的問題和困難，做好學員的思想政治教育和心理健康輔導工作。（六）后勤保障1.負責學院辦公區(qū)域和教學場所的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期進行清潔和消毒。2.做好學院水電、通訊、網(wǎng)絡等設施設備的日常維護和管理工作，確保正常供應。3.負責學院餐飲、住宿等后勤服務的管理和監(jiān)督，提高服務質量，滿足學員和教職工的生活需求。4.做好學院安全保衛(wèi)工作，制定安全管理制度，加強安全檢查和隱患排查，確保學院師生的人身和財產安全。三、崗位職責（一）部門負責人1.全面負責院務部的各項工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。2.組織協(xié)調學院各部門之間的工作關系，定期向上級領導匯報工作進展情況，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。3.負責部門人員的選拔、任用、培訓和考核工作，提高部門人員的業(yè)務素質和工作能力。4.審核部門各項費用支出，嚴格控制經費使用，確保部門工作的順利開展。5.完成學院領導交辦的其他工作任務。（二）行政人員1.負責學院各類文件、資料的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作，確保文件管理的規(guī)范化和標準化。2.組織學院各類會議，做好會議記錄、紀要整理和會議決議的跟蹤落實工作。3.協(xié)調學院各部門之間的工作關系，及時傳達上級指示和工作要求，確保信息暢通。4.負責學院公章、證書等重要物品的管理和使用，嚴格執(zhí)行審批制度。5.協(xié)助部門負責人做好其他行政管理工作。（三）人力資源專員1.根據(jù)學院發(fā)展規(guī)劃和工作需要，制定人力資源規(guī)劃和招聘計劃，組織人員招聘和選拔工作。2.負責員工的入職、轉正、離職等手續(xù)辦理，建立健全員工人事檔案。3.組織開展員工培訓、績效考核、薪酬福利等工作，激勵員工積極性，提高員工素質和工作績效。4.維護良好的勞動關系，處理員工投訴和勞動糾紛，保障員工合法權益。5.協(xié)助部門負責人做好人力資源管理的其他工作。（四）財務人員1.負責學院財務預算的編制、執(zhí)行和監(jiān)控，嚴格控制經費支出，確保財務收支平衡。2.做好學院各項費用的核算、報銷和賬務處理工作，及時編制財務報表，提供準確的財務信息。3.負責學院固定資產的登記、清查和管理，定期進行盤點，確保資產安全。4.協(xié)助學院領導做好資金籌集、使用和管理工作，提高資金使用效益。5.遵守國家財經法規(guī)和學院財務制度，做好財務保密工作。（五）教學支持專員1.協(xié)助教學部門做好教學計劃的制定、課程安排和教學資源的調配工作。2.負責學院教學設施設備的采購、維護和管理，確保教學設施設備的正常運行。3.組織開展教學質量評估和教學改革工作，收集學員和教師的反饋意見，不斷提高教學質量。4.協(xié)助教師做好教學資料的準備和整理工作，如教材編寫、課件制作等。5.完成教學部門交辦的其他教學支持工作。（六）學員管理專員1.負責學員的招生宣傳、報名咨詢和錄取工作，做好學員信息的收集和整理。2.組織學員報到、注冊和入學教育工作，幫助學員盡快適應學院環(huán)境和學習生活。3.負責學員學籍管理，包括學員檔案建立、成績管理、證書發(fā)放等工作。4.關注學員學習和生活情況，及時解決學員遇到的問題和困難，做好學員的思想政治教育和心理健康輔導工作。5.協(xié)助學院開展學員活動，提高學員的綜合素質和團隊協(xié)作能力。（七）后勤保障人員1.負責學院辦公區(qū)域和教學場所的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期進行清潔和消毒。2.做好學院水電、通訊、網(wǎng)絡等設施設備的日常維護和管理工作，確保正常供應。3.負責學院餐飲、住宿等后勤服務的管理和監(jiān)督，提高服務質量，滿足學員和教職工的生活需求。4.做好學院安全保衛(wèi)工作，制定安全管理制度，加強安全檢查和隱患排查，確保學院師生的人身和財產安全。5.完成后勤保障部門交辦的其他工作任務。四、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：由相關部門或人員根據(jù)工作需要起草文件，確保文件內容準確、規(guī)范。2.文件審核：文件起草完成后，提交部門負責人審核，審核通過后提交學院領導審批。3.文件印發(fā)：經學院領導審批后的文件，由行政人員負責印發(fā)，并做好文件的登記和分發(fā)工作。4.文件歸檔：文件印發(fā)后，行政人員負責將文件原件及相關資料進行歸檔保存，以便查閱和使用。（二）會議組織流程1.會議籌備：根據(jù)會議主題和要求，確定會議時間、地點、參會人員等，并提前通知相關人員。同時，準備好會議所需的資料、設備等。2.會議記錄：會議期間，安排專人負責記錄會議內容，包括會議議程、發(fā)言要點、決議事項等。3.紀要整理：會議結束后，及時整理會議紀要，經部門負責人審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門。4.決議跟蹤：對會議決議事項進行跟蹤落實，定期向部門負責人匯報進展情況，確保決議事項得到有效執(zhí)行。（三）人員招聘流程1.需求分析：根據(jù)學院發(fā)展規(guī)劃和工作需要，各部門提出人員招聘需求，經部門負責人審核后提交人力資源部門。2.招聘計劃制定：人力資源部門根據(jù)各部門招聘需求，制定招聘計劃，明確招聘崗位、人數(shù)、要求、招聘渠道等。3.招聘實施：通過多種渠道發(fā)布招聘信息，收集簡歷，組織面試、筆試等環(huán)節(jié)，篩選出合適的候選人。4.錄用決策：根據(jù)面試、筆試結果，綜合考慮候選人的綜合素質和崗位匹配度，確定錄用人員名單，報學院領導審批。5.入職手續(xù)辦理：錄用人員確定后，人力資源部門負責辦理入職手續(xù)，包括簽訂勞動合同、發(fā)放工作證件、安排培訓等。（四）財務報銷流程1.費用申請：員工因工作需要發(fā)生費用支出時，填寫費用報銷申請表，注明費用明細、金額、用途等，并附上相關發(fā)票或憑證。2.部門審批：費用報銷申請表提交所在部門負責人審批，審批通過后提交財務部門。3.財務審核：財務人員對費用報銷申請表及相關憑證進行審核，審核內容包括費用是否符合規(guī)定、發(fā)票是否真實有效、審批手續(xù)是否齊全等。4.領導審批：經財務審核通過的費用報銷申請表，提交學院領導審批。5.報銷支付：學院領導審批通過后，財務人員按照規(guī)定進行報銷支付，并做好賬務處理。（五）教學設施設備采購流程1.需求申報：教學部門根據(jù)教學需要，提出教學設施設備采購需求，填寫采購申請表，注明設備名稱、型號、數(shù)量、預算等。2.審批：采購申請表提交部門負責人審核后，報學院領導審批。3.采購實施：經學院領導審批通過后，由采購部門負責組織采購工作，選擇合適的供應商，簽訂采購合同。4.驗收：教學設施設備到貨后，由教學部門、采購部門和使用部門共同進行驗收，確保設備質量和數(shù)量符合要求。5.入庫管理：驗收合格的教學設施設備辦理入庫手續(xù)，由后勤保障部門負責保管和維護。（六）學員學籍管理流程1.入學登記：學員報到后，學員管理專員負責辦理入學登記手續(xù)，收集學員基本信息，建立學員檔案。2.課程注冊：根據(jù)教學計劃，為學員辦理課程注冊手續(xù)，確保學員能夠按時參加課程學習。3.成績管理：定期收集學員的課程成績，進行成績錄入和管理，及時向學員反饋成績情況。4.證書發(fā)放：學員完成規(guī)定課程學習并通過考核后，學員管理專員負責辦理證書發(fā)放手續(xù)，確保證書準確無誤地發(fā)放給學員。5.學籍異動管理：學員因休學、復學、轉學、退學等原因發(fā)生學籍異動時，學員管理專員及時辦理相關手續(xù)，并更新學員檔案信息。五、考核與獎懲（一）考核原則1.客觀公正原則：考核過程和結果應客觀、公正，避免主觀隨意性。2.全面考核原則：對員工的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等進行全面考核。3.激勵與約束并重原則：通過考核，激勵員工積極工作，同時對不稱職的員工進行約束和處理。（二）考核內容1.工作業(yè)績：主要考核員工完成工作任務的數(shù)量、質量、效率等方面的情況。2.工作能力：考核員工的專業(yè)知識、業(yè)務技能、溝通協(xié)調能力、團隊合作能力等。3.工作態(tài)度：包括員工的責任心、敬業(yè)精神、工作積極性、主動性等方面。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度對員工進行一次定期考核，采用自評、上級評價、同事評價等方式相結合，綜合評定員工的工作表現(xiàn)。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對員工進行不定期考核，重點考核員工在特定工作任務中的表現(xiàn)。（四）獎懲措施1.獎勵：對考核優(yōu)秀的員工，給予表彰、獎勵，如獎金、榮譽證書、晉升機會等。2.懲罰：對考核不稱職的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。六、培訓與發(fā)展（一）培訓目標1.提高員工的業(yè)務素質和工作能力，適應學院發(fā)展的需要。2.增強員工的團隊協(xié)作意識和溝通能力，營造良好的工作氛圍。3.促進員工的職業(yè)發(fā)展，為員工提供晉升和發(fā)展的機會。（二）培訓內容1.業(yè)務知識培訓：根據(jù)員工崗位需求，開展相關業(yè)務知識培訓，如教學方法、財務管理、人力資源管理等。2.技能培訓：包括辦公軟件操作、教學設施設備使用、安全保衛(wèi)技能等方面的培訓。3.職業(yè)素養(yǎng)培訓：加強員工的職業(yè)道德、職業(yè)操守、溝通技巧等方面的培訓，提高員工的綜合素質修養(yǎng)。（三）培訓方式1.內部培訓：由學院內部的專家或經驗豐富的員工擔任培訓講師，開展針對性的培訓