PAGE培訓(xùn)機(jī)構(gòu)采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范培訓(xùn)機(jī)構(gòu)采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)，包括教學(xué)設(shè)備、教材、辦公用品、服務(wù)采購(gòu)等各類采購(gòu)事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本。3.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得隱瞞真實(shí)情況或提供虛假信息。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、教學(xué)負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員組成。采購(gòu)決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目，制定采購(gòu)戰(zhàn)略和政策，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購(gòu)部門或指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)執(zhí)行工作。采購(gòu)部門職責(zé)如下：1.制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)教學(xué)、行政等需求，合理安排采購(gòu)項(xiàng)目和時(shí)間。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期評(píng)估和更新供應(yīng)商。3.組織采購(gòu)活動(dòng)，包括招標(biāo)、詢價(jià)、談判等，選擇合適的供應(yīng)商和采購(gòu)方式。4.簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款明確、合法、有效，并監(jiān)督合同執(zhí)行。5.協(xié)調(diào)采購(gòu)過程中的各項(xiàng)事宜，處理與供應(yīng)商的關(guān)系，解決采購(gòu)糾紛。6.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的整理、歸檔和保管，建立采購(gòu)檔案。（三）需求部門各教學(xué)部門、行政部門等需求部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并配合采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)工作。需求部門應(yīng)及時(shí)反饋采購(gòu)物品的使用情況和問題，協(xié)助采購(gòu)部門改進(jìn)采購(gòu)工作。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、合同付款條款，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付和使用，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)支持和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)教學(xué)、行政等工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于預(yù)算金額較大或涉及重大采購(gòu)項(xiàng)目的申請(qǐng)，需提交采購(gòu)決策委員會(huì)審議批準(zhǔn)。（二）采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和預(yù)算的準(zhǔn)確性。審核通過后，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程如下：1.采購(gòu)金額在[X]元以下的，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購(gòu)金額在[X]元至[X]元之間的，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)金額在[X]元以上的，經(jīng)采購(gòu)決策委員會(huì)審議通過后，由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.制定采購(gòu)方案采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，制定采購(gòu)方案，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來源采購(gòu)等，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求合理選擇。2.供應(yīng)商選擇通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和初步篩選。向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)邀請(qǐng)，要求其提供報(bào)價(jià)、產(chǎn)品樣本、資質(zhì)證明等相關(guān)資料。采購(gòu)部門組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)能力、交貨期等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。3.采購(gòu)談判對(duì)于需要進(jìn)行談判的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)合同的條款符合培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的利益和要求。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。4.簽訂合同采購(gòu)部門與供應(yīng)商達(dá)成一致后，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，需經(jīng)法律顧問審核，確保合同合法有效。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物品到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知需求部門和相關(guān)驗(yàn)收人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)收，包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面的檢查。對(duì)于技術(shù)復(fù)雜或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的采購(gòu)物品，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。（五）采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，審核付款申請(qǐng)。審核內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目的真實(shí)性、合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果等。2.審核通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間安排進(jìn)行付款。付款方式包括支票、轉(zhuǎn)賬、電匯等，確保付款安全、準(zhǔn)確。3.對(duì)于分期付款的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄和跟蹤管理，確保按時(shí)足額付款。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目。招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，包括公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)兩種方式。1.公開招標(biāo)：通過公開媒體發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。公開招標(biāo)應(yīng)具備以下條件：采購(gòu)項(xiàng)目符合公開招標(biāo)的范圍和標(biāo)準(zhǔn)。招標(biāo)公告應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布，公告內(nèi)容應(yīng)包括招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、投標(biāo)人資格條件、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)等。開標(biāo)過程應(yīng)公開進(jìn)行，由評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：向特定的供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)。邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)具備以下條件：采購(gòu)項(xiàng)目具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)。采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大。邀請(qǐng)的供應(yīng)商應(yīng)具備良好的信譽(yù)和資質(zhì)，且數(shù)量不得少于三家。（二）詢價(jià)采購(gòu)適用于采購(gòu)物品規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最低價(jià)的供應(yīng)商成交。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購(gòu)適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。單一來源采購(gòu)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并在采購(gòu)文件中說明理由。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的要求。2.供應(yīng)商應(yīng)提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料，經(jīng)采購(gòu)部門審核通過后，方可進(jìn)入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期為[X]年。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商履約情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格變動(dòng)、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰，并停止與其合作。3.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)或增加合作份額；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或減少合作份額。（三）供應(yīng)商信息管理1.建立完善的供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、報(bào)價(jià)記錄、合作歷史、評(píng)估考核結(jié)果等內(nèi)容。2.定期更新供應(yīng)商信息，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將供應(yīng)商的重大變動(dòng)情況通知相關(guān)部門和人員。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律糾紛等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和排序，確定重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的篩選和管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。建立供應(yīng)商履約跟蹤機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。要求供應(yīng)商提供履約保證金或采取其他擔(dān)保措施，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保采購(gòu)物品符合質(zhì)量要求。對(duì)于重要的采購(gòu)物品，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告或進(jìn)行第三方檢測(cè)，防止質(zhì)量問題的發(fā)生。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理采購(gòu)物品的質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商采取整改措施或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集和分析價(jià)格信息，合理制定采購(gòu)預(yù)算和價(jià)格談判策略。在采購(gòu)合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭(zhēng)取獲得更優(yōu)惠的價(jià)格。4.法律風(fēng)險(xiǎn)管理采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，簽訂前需經(jīng)法律顧問審核。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在采購(gòu)活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，避免法律糾紛的發(fā)生。七、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、合理。