PAGE培訓(xùn)部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)部門檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為培訓(xùn)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)部門在開展各類培訓(xùn)活動(dòng)過程中形成的所有檔案資料，包括但不限于培訓(xùn)計(jì)劃、課程資料、學(xué)員信息、考核記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)部門檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)部門檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，建立健全檔案檢索體系。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱和歸還手續(xù)，做好記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理和信息化管理，提高檔案管理效率。6.協(xié)助相關(guān)部門和人員查閱、利用檔案資料，提供必要的支持和服務(wù)。（二）培訓(xùn)業(yè)務(wù)人員職責(zé)1.在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理人員。2.確保所提供檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔和查詢工作。（三）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)監(jiān)督本制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提供必要的資源支持。3.審核重要檔案資料，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和決策。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)計(jì)劃：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.課程資料：課程大綱、教案、課件、教材、參考資料等。3.學(xué)員信息：學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)員基本信息表、學(xué)員考勤記錄等。4.考核記錄：考試試卷、作業(yè)、考核成績(jī)、評(píng)估報(bào)告等。5.培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告：培訓(xùn)前后學(xué)員能力對(duì)比分析、培訓(xùn)滿意度調(diào)查結(jié)果等。6.培訓(xùn)活動(dòng)記錄：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)日程安排、培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻等。7.師資資料：教師簡(jiǎn)歷、授課記錄、教學(xué)評(píng)估等。8.其他與培訓(xùn)相關(guān)的資料：培訓(xùn)合作協(xié)議、培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)使用情況等。（二）收集要求1.各培訓(xùn)業(yè)務(wù)人員應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并移交檔案管理人員。2.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保文件格式正確、存儲(chǔ)介質(zhì)完好，并備份保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為培訓(xùn)計(jì)劃類、課程資料類、學(xué)員信息類、考核記錄類、培訓(xùn)效果評(píng)估類、培訓(xùn)活動(dòng)記錄類、師資資料類、其他類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則可采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的形式，如“2023PJ001”表示2023年的培訓(xùn)計(jì)劃類檔案中的第1份文件。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊美觀。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檢索和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行審核，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照整理方法對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，存放在檔案柜中，并建立檔案存放索引。（二）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)活動(dòng)記錄等檔案保管期限為[X]年。2.課程資料、學(xué)員信息、考核記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等檔案保管期限為[X]年。3.師資資料等檔案保管期限為[X]年。4.其他與培訓(xùn)相關(guān)的重要資料，如培訓(xùn)合作協(xié)議、培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)使用情況等，應(yīng)長(zhǎng)期保管。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其可讀性和可用性。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，可到檔案管理人員處填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞。2.借閱：因工作需要借閱檔案的人員，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）利用審批1.查閱檔案由部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，檔案管理人員應(yīng)做好查閱記錄。2.借閱檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱內(nèi)容、審批人等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)檔案信息予以保密。2.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保檔案信息不被泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱或借閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。（二）銷毀條件1.檔案保管期滿，且確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因特殊原因需要提前銷毀的檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.檔案管理人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清單》報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員在指定地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)妥善保存[X]年，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立培訓(xùn)部門檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.利用信息化手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等，為培訓(xùn)工作提供決策支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成、權(quán)限管理等功能模塊，滿足檔案管理工作的需要。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全與保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)將新形成的檔案資料錄入系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和同步性。3.