通用商務(wù)合同審核及歸檔管理模板一、適用業(yè)務(wù)場景采購與銷售合同：原材料采購、產(chǎn)品銷售、服務(wù)供應(yīng)等交易類合同；合作與開發(fā)合同：項(xiàng)目合作、技術(shù)開發(fā)、委托加工等協(xié)作類合同；租賃與許可合同：場地租賃、設(shè)備租賃、知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可等使用類合同；其他商務(wù)協(xié)議：保密協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、框架協(xié)議等支持性文件。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，并實(shí)現(xiàn)全生命周期可追溯管理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同接收與初步登記接收與分類：業(yè)務(wù)部門將待審合同及相關(guān)附件（如對方資質(zhì)、技術(shù)參數(shù)、報(bào)價(jià)單等）提交至法務(wù)/行政部門，并填寫《合同接收登記表》（見表1），注明合同類型、提交部門、預(yù)計(jì)審核時(shí)限等信息。法務(wù)/行政部門根據(jù)合同性質(zhì)（如采購、銷售、合作等）進(jìn)行分類編號，編號規(guī)則建議為“年份-合同類型-序號”（如2024采-001）。資料完整性檢查：核查合同文本是否完整（含封面、附件、簽署頁等），關(guān)鍵信息（如雙方名稱、標(biāo)的、金額、履行期限等）是否明確；確認(rèn)對方主體資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）是否齊全且在有效期內(nèi)。（二）合同審核形式審核（合規(guī)性初審）：審核主體：法務(wù)/行政部門；審核要點(diǎn)：合同文本是否采用標(biāo)準(zhǔn)模板，如無模板需說明原因；合同簽署主體是否與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書一致，避免超越代理權(quán)限；合同份數(shù)、簽字蓋章頁是否符合約定（如一式三份，雙方各執(zhí)一份，留存一份）。實(shí)質(zhì)審核（權(quán)責(zé)與風(fēng)險(xiǎn)復(fù)審）：審核主體：業(yè)務(wù)部門（初審）、法務(wù)部門（法務(wù)審核）、財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)審核）、分管領(lǐng)導(dǎo)（終審）；審核分工與要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門：審核標(biāo)的物/服務(wù)描述是否與需求一致，技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條款是否明確，履行期限、地點(diǎn)是否合理；法務(wù)部門：審核條款合法性（是否符合法律法規(guī)）、公平性（是否存在顯失公平的格式條款）、完整性（是否約定違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款）；財(cái)務(wù)部門：審核金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，付款方式、周期、發(fā)票要求是否符合財(cái)務(wù)制度，稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是否可控；分管領(lǐng)導(dǎo)：審核合同是否符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)，資源投入與產(chǎn)出是否匹配，審批權(quán)限是否符合規(guī)定。審核意見反饋與修訂：審核人需在《合同審核意見表》（見表2）中明確填寫審核結(jié)論（通過/需修訂/不通過）及具體修改意見，并簽字確認(rèn)；業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見組織修訂，修訂后重新提交審核；如存在重大爭議，由分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。（三）合同簽署與用印簽署授權(quán)：法務(wù)/行政部門審核通過后，根據(jù)公司《印章管理辦法》確定簽署人（如法定代表人/授權(quán)代表人），并辦理《合同簽署授權(quán)委托書》（需明確授權(quán)范圍、期限）。用印管理：簽署人攜帶審核通過的合同文本及《用印申請表》至印章管理部門，用印前需再次核對合同內(nèi)容與審批件是否一致；合同需雙方同時(shí)簽字蓋章，騎縫章加蓋所有合同頁面，保證無遺漏。（四）合同歸檔歸檔資料整理：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門需收集完整資料，包括：合同正本（含所有附件）、審核過程中的《合同審核意見表》《用印申請表》、對方主體資質(zhì)文件、補(bǔ)充協(xié)議等。歸檔登記與保管：法務(wù)/行政部門填寫《合同歸檔登記表》（見表3），錄入合同編號、名稱、簽署日期、保管期限、存放位置等信息；合同正本由檔案室統(tǒng)一保管（電子版同步存入公司合同管理系統(tǒng)），業(yè)務(wù)部門可根據(jù)工作需要申請借閱（借閱需登記，期限不超過15天）。（五）合同履行與跟蹤履行監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的日常跟蹤（如交付進(jìn)度、款項(xiàng)支付等），發(fā)覺對方違約或履約異常時(shí)，及時(shí)向法務(wù)/行政部門報(bào)告。變更與終止管理：合同履行中如需變更或終止，需簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議或終止協(xié)議，并履行原審批流程；變更/終止協(xié)議的歸檔流程與原合同一致。三、核心工具表格表1：合同接收登記表合同編號合同名稱提交部門提交人聯(lián)系方式提交日期預(yù)計(jì)審核完成日期資料完整性（是/否）備注2024采-001原材料采購合同采購部*三2024-03-012024-03-05是含對方資質(zhì)表2：合同審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核日期審核結(jié)論（通過/需修訂/不通過）具體修改意見審核人簽字2024采-001法務(wù)審核法務(wù)部*四2024-03-03需修訂第5條違約責(zé)任約定不明確，建議補(bǔ)充“逾期交貨按日千分之三支付違約金”*四2024采-001財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部*五2024-03-04通過付款方式與預(yù)算一致，無異議*五表3：合同歸檔登記表合同編號合同名稱簽署日期簽約方合同金額（元）保管期限存放位置（檔案柜-層-位）歸檔人歸檔日期借閱記錄（日期/借閱人/歸還日期）2024采-001原材料采購合同2024-03-10A公司/我方500,00010年A-3-05*六2024-03-122024-03-20/*七/2024-03-25四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示審核環(huán)節(jié)：嚴(yán)禁對“空白合同”或“關(guān)鍵條款未填寫”的合同進(jìn)行審核，保證所有必要信息完整；對對方提供的格式條款，重點(diǎn)關(guān)注免責(zé)條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等，避免“霸王條款”；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、進(jìn)出口業(yè)務(wù)等特殊領(lǐng)域，需協(xié)同專業(yè)部門（如技術(shù)部、關(guān)務(wù)部）共同審核。簽署與用?。河糜∏氨仨毢藢贤瑑?nèi)容與審批件一致，嚴(yán)禁在未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的材料上用印；授權(quán)簽署人需持有有效的《授權(quán)委托書》，超越權(quán)限的簽署行為可能導(dǎo)致合同無效。歸檔管理：合同檔案需保持原貌，不得擅自拆改、涂改，如需修改需由修改人簽字并注明日期；電子合同需定期備份（