采購訂單與供應(yīng)商合同管理工具指南一、工具應(yīng)用場景本工具適用于企業(yè)采購部門日常工作中對采購訂單與供應(yīng)商合同的規(guī)范化管理，尤其適合以下場景：企業(yè)需要統(tǒng)一管理多個(gè)供應(yīng)商的采購訂單及對應(yīng)的合同文件，保證訂單內(nèi)容與合同條款一致；采購流程涉及需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等多部門協(xié)作，需明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作規(guī)范；企業(yè)需通過標(biāo)準(zhǔn)化表單記錄訂單執(zhí)行進(jìn)度、合同變更情況及供應(yīng)商履約信息，便于后續(xù)審計(jì)與復(fù)盤；針對長期合作的供應(yīng)商，需建立合同履約評價(jià)機(jī)制，為后續(xù)合作決策提供數(shù)據(jù)支持。二、分階段操作指南（一）需求確認(rèn)與供應(yīng)商篩選階段采購需求提報(bào)需求部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求申請表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨日期、預(yù)算金額及技術(shù)要求。需求部門負(fù)責(zé)人審批后，將《采購需求申請表》提交至采購部。供應(yīng)商資質(zhì)審核采購部根據(jù)需求內(nèi)容，從合格供應(yīng)商庫中篩選候選供應(yīng)商，或啟動新供應(yīng)商尋源流程。對候選供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證）進(jìn)行審核，保證其具備合法經(jīng)營及供貨能力。詢價(jià)比價(jià)與確定供應(yīng)商采購部向通過資質(zhì)審核的供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》，明確報(bào)價(jià)要求、交貨周期及付款條件。收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，組織需求部門、財(cái)務(wù)部進(jìn)行比價(jià)分析（綜合評估價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等因素），確定最終合作供應(yīng)商，形成《供應(yīng)商選擇審批表》報(bào)采購負(fù)責(zé)人審批。（二）合同擬定與審批階段合同文本擬定采購部根據(jù)《采購需求申請表》及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，使用《供應(yīng)商合同核心條款模板》擬定合同文本，明確以下核心內(nèi)容：合同雙方信息（供應(yīng)商全稱、地址、聯(lián)系方式；采購方信息）；標(biāo)的物詳情（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收要求（需引用國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或具體技術(shù)參數(shù)）；交付條款（交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)）；付款方式（如“預(yù)付30%到貨驗(yàn)收合格后付60%，質(zhì)保期10%無息返還”）；違約責(zé)任（如延遲交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的具體賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭議解決方式（如“提交采購方所在地人民法院訴訟”）。合同內(nèi)部審批擬定完成的合同文本需依次通過采購部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部（審核條款合規(guī)性）、財(cái)務(wù)部（審核付款條件）、總經(jīng)理審批。審批過程中，各部門需在《合同審批表》中簽署意見，如有修改意見，由采購部與供應(yīng)商溝通調(diào)整后重新報(bào)批。合同簽訂與分發(fā)審批通過后，由授權(quán)代表（如采購經(jīng)理）與供應(yīng)商簽訂合同，一式三份（采購部、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部各執(zhí)一份），并掃描存檔至電子管理系統(tǒng)。采購部將合同復(fù)印件同步至需求部門及倉庫，作為后續(xù)訂單執(zhí)行與驗(yàn)收的依據(jù)。（三）訂單與下達(dá)階段訂單信息錄入采購部根據(jù)已簽訂的合同，在采購管理系統(tǒng)中創(chuàng)建《采購訂單》，保證訂單信息與合同完全一致，包括：訂單編號（規(guī)則：年份+月份+供應(yīng)商簡稱+流水號，如“202405-供應(yīng)商-001”）；供應(yīng)商信息（名稱、聯(lián)系人、電話）；物料/服務(wù)信息（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、金額）；交貨日期（需與合同約定一致）；收貨信息（倉庫地址、聯(lián)系人）；付款條款（引用合同約定）。訂單審核與下達(dá)采購部負(fù)責(zé)人對訂單信息進(jìn)行復(fù)核，保證無誤后提交至需求部門確認(rèn)。需求部門確認(rèn)訂單內(nèi)容符合需求后，在《采購訂單確認(rèn)表》中簽字，采購部將正式訂單下達(dá)至供應(yīng)商，并同步抄送倉庫、財(cái)務(wù)部。（四）執(zhí)行跟蹤與對賬階段訂單執(zhí)行跟蹤采購部通過系統(tǒng)或定期與供應(yīng)商溝通，跟蹤訂單生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，重點(diǎn)關(guān)注：是否按計(jì)劃排產(chǎn)/備貨；預(yù)計(jì)交貨日期是否有變更；是否存在可能影響交付的風(fēng)險(xiǎn)（如原材料短缺、產(chǎn)能不足）。如遇進(jìn)度延遲，供應(yīng)商需提前3個(gè)工作日書面告知，采購部評估影響并與需求部門協(xié)商應(yīng)對措施（如調(diào)整交期、尋找替代供應(yīng)商）。到貨驗(yàn)收與確認(rèn)供應(yīng)商按訂單交貨后，倉庫根據(jù)訂單信息核對到貨物料/服務(wù)的名稱、數(shù)量、規(guī)格，并出具《到貨驗(yàn)收單》。需求部門或質(zhì)檢部按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后在《到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；不合格物料需填寫《不合格品處理單》，由采購部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠事宜。對賬與付款申請財(cái)務(wù)部每月根據(jù)已驗(yàn)收合格的訂單及《到貨驗(yàn)收單》，與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款，編制《供應(yīng)商對賬單》。對賬無誤后，財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定的付款條件，提交《付款申請單》至審批流程，審批通過后安排付款。（五）歸檔與復(fù)盤階段資料歸檔采購部將采購訂單、合同文本、審批表、驗(yàn)收單、對賬單、付款憑證等資料整理歸檔，電子版?zhèn)浞葜林付ǚ?wù)器，紙質(zhì)版按訂單編號順序存放，保存期限不少于合同終止后5年。履約評價(jià)與復(fù)盤每季度或每年度，采購部組織需求部門、財(cái)務(wù)部對供應(yīng)商履約情況進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)指標(biāo)包括：交貨準(zhǔn)時(shí)率、合格率、服務(wù)質(zhì)量、響應(yīng)速度等，填寫《供應(yīng)商履約評價(jià)表》。根據(jù)評價(jià)結(jié)果，更新供應(yīng)商等級（如A/B/C類），作為后續(xù)合作優(yōu)先級調(diào)整的依據(jù)，并對采購流程中的問題進(jìn)行復(fù)盤優(yōu)化。三、核心表格模板（一）采購訂單模板字段名稱填寫說明示例數(shù)據(jù)訂單編號按規(guī)則自動或手動填寫，保證唯一性202405-供應(yīng)商-001供應(yīng)商名稱填寫供應(yīng)商全稱（與合同一致）科技有限公司供應(yīng)商聯(lián)系人填寫供應(yīng)商對接人姓名李*供應(yīng)商聯(lián)系方式填寫供應(yīng)商對接人電話物料編碼企業(yè)內(nèi)部物料編碼ZL-2024-005物料名稱物料標(biāo)準(zhǔn)名稱電腦主機(jī)（i7/16G/512G）規(guī)格型號物料具體規(guī)格i7-12700/16G/512GSSD訂單數(shù)量本次采購數(shù)量10單價(jià)（元）不含稅單價(jià)5000.00總價(jià)（元）訂單數(shù)量×單價(jià)（不含稅）50000.00含稅總價(jià)（元）總價(jià)×（1+稅率），稅率填寫13%/9%/6%等56500.00（稅率13%）交貨日期合同約定的最終到貨日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-06-15交貨地點(diǎn)物料送達(dá)的具體地址市區(qū)倉庫運(yùn)輸方式如“汽運(yùn)”“快遞”“供應(yīng)商送貨”供應(yīng)商送貨付款條款引用合同約定，如“預(yù)付30%，到貨驗(yàn)收合格后付70%”預(yù)付30%，驗(yàn)收合格付70%備注其他特殊要求（如包裝方式、交付批次等）每臺需配原裝電源線采購部負(fù)責(zé)人采購部負(fù)責(zé)人簽字王*下達(dá)日期訂單正式下達(dá)日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-05-20（二）供應(yīng)商合同核心條款模板合同編號：______簽訂日期：______年______月______日甲方（采購方）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________乙方（供應(yīng)商）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________第一條標(biāo)的物物料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合GB/T-標(biāo)準(zhǔn)第二條交付交貨時(shí)間：乙方應(yīng)于______年______月______日前完成交付；交貨地點(diǎn)：____________________；風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：物料交付至甲方指定地點(diǎn)并經(jīng)甲方驗(yàn)收合格后，毀損、滅失風(fēng)險(xiǎn)由乙方轉(zhuǎn)移至甲方。第三條驗(yàn)收甲方應(yīng)在收到物料后____個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《到貨驗(yàn)收單》；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：以本合同第一條約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)為準(zhǔn)；乙方對不合格物料應(yīng)在____個(gè)工作日內(nèi)負(fù)責(zé)退換，由此產(chǎn)生的費(fèi)用由乙方承擔(dān)。第四條付款甲方在合同簽訂后_個(gè)工作日內(nèi)向乙方支付預(yù)付款，即合同總價(jià)的_%；物料驗(yàn)收合格且乙方開具合規(guī)發(fā)票后_個(gè)工作日內(nèi)，甲方支付至合同總價(jià)的_%；質(zhì)保期滿_日內(nèi)，甲方無息返還剩余_%質(zhì)保金。第五條違約責(zé)任乙方延遲交貨的，每延遲1日按逾期金額的_%向甲方支付違約金，累計(jì)不超過合同總價(jià)的_%；延遲超過____日的，甲方有權(quán)解除合同；交付物料不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，甲方有權(quán)拒收，乙方應(yīng)在____日內(nèi)更換合格物料，并承擔(dān)由此給甲方造成的損失。第六條爭議解決因本合同引起的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。（三）合同變更記錄表變更編號原合同編號變更內(nèi)容簡述變更原因?qū)徟松掌诟郊ㄈ缱兏鼌f(xié)議）BG2024001HT2024005交貨日期延至7月20日供應(yīng)商生產(chǎn)排期調(diào)整張*2024-06-01變更協(xié)議（雙方簽字）（四）訂單執(zhí)行跟蹤表訂單編號供應(yīng)商名稱物料名稱計(jì)劃交期實(shí)際交期驗(yàn)收狀態(tài)異常情況說明處理結(jié)果202405-001供應(yīng)商電腦主機(jī)2024-06-152024-06-18合格物流延遲3天與供應(yīng)商協(xié)商，未罰款四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性合同中“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”“交付日期”“付款方式”等核心條款需明確具體，避免使用“盡快”“大約”等模糊表述；涉及金額、數(shù)量、日期等數(shù)字信息，務(wù)必同時(shí)使用阿拉伯?dāng)?shù)字和中文大寫（如“10000元（壹萬元整）”），防止篡改。（二）訂單與合同一致性采購訂單前，需保證所有信息（供應(yīng)商、物料、價(jià)格、交期等）與已簽訂的合同完全一致，嚴(yán)禁“訂單與合同兩張皮”情況；如需變更合同內(nèi)容，必須簽訂書面變更協(xié)議，未經(jīng)雙方書面確認(rèn)的口頭變更無效。（三）供應(yīng)商資質(zhì)動態(tài)管理采購部每半年對合格供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核，保證營業(yè)執(zhí)照、許可證等證件在有效期內(nèi)；對出現(xiàn)重大違約（如提供假冒偽劣產(chǎn)品、長期延遲交貨）的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)清理出合格供應(yīng)商庫。（四）執(zhí)行過程風(fēng)險(xiǎn)防控訂單執(zhí)行過程中，如遇供應(yīng)商可能無法按期交貨的情況，采購部需提前啟動應(yīng)急預(yù)案（如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)