采購(gòu)需求與供應(yīng)商管理流程模板一、適用范圍與核心目標(biāo)二、全流程操作指引（一）需求發(fā)起與審批：明確需求，源頭把控操作主體：需求部門、采購(gòu)部門、管理層操作步驟：需求提報(bào)：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、需求背景、期望交付時(shí)間及用途，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)或需求說(shuō)明文件（如技術(shù)圖紙、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等）。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，保證需求符合部門工作計(jì)劃且無(wú)重復(fù)采購(gòu)。采購(gòu)復(fù)核：采購(gòu)部門收到需求后，重點(diǎn)復(fù)核以下內(nèi)容：需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品類、數(shù)量）；預(yù)算是否符合企業(yè)采購(gòu)預(yù)算管理規(guī)定，超預(yù)算需求是否已履行預(yù)算調(diào)整流程；是否存在可替代方案（如租賃vs采購(gòu)、通用型號(hào)vs定制型號(hào)）。審批生效：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批權(quán)限（如：≤5000元由部門負(fù)責(zé)人審批；5000-50000元由采購(gòu)總監(jiān)審批；＞50000元由總經(jīng)理審批），審批通過(guò)后形成《采購(gòu)需求確認(rèn)單》，作為后續(xù)采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。輸出物：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《采購(gòu)需求確認(rèn)單》（二）供應(yīng)商尋源與評(píng)估：多渠道篩選，優(yōu)中選優(yōu)操作主體：采購(gòu)部門、需求部門、技術(shù)/質(zhì)量部門（如需）操作步驟：尋源渠道：根據(jù)采購(gòu)需求類型（標(biāo)準(zhǔn)品/非標(biāo)品、常規(guī)/緊急），選擇合適尋源方式：公開招標(biāo)：適用于金額較大（如＞10萬(wàn)元）、通用性強(qiáng)的采購(gòu)項(xiàng)目，通過(guò)企業(yè)官網(wǎng)、采購(gòu)平臺(tái)等發(fā)布招標(biāo)公告；詢價(jià)比價(jià)：適用于金額中等（如1萬(wàn)-10萬(wàn)元）、技術(shù)參數(shù)明確的采購(gòu)項(xiàng)目，邀請(qǐng)3家及以上合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)；單一來(lái)源：適用于只能從唯一供應(yīng)商采購(gòu)（如專利產(chǎn)品、定制化服務(wù)）或緊急零星采購(gòu)，需提供單一來(lái)源申請(qǐng)說(shuō)明并審批；供應(yīng)商庫(kù)篩選：優(yōu)先從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中選取合作過(guò)的供應(yīng)商，或通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì)、行業(yè)展會(huì)等拓展新供應(yīng)商。資質(zhì)初審：對(duì)意向供應(yīng)商提交的《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》及附件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書如ISO9001、行業(yè)生產(chǎn)許可證、過(guò)往合作案例證明等）進(jìn)行審核，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格及履約能力?，F(xiàn)場(chǎng)考察（如需）：對(duì)關(guān)鍵物料或大型項(xiàng)目供應(yīng)商，組織需求部門、技術(shù)部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，重點(diǎn)核查生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)實(shí)力、質(zhì)量控制體系、產(chǎn)能及供貨穩(wěn)定性。綜合評(píng)估：成立評(píng)估小組（采購(gòu)部門牽頭，需求部門、技術(shù)/質(zhì)量部門參與），根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估表》對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化打分（評(píng)分維度包括：資質(zhì)能力30分、價(jià)格水平25分、技術(shù)實(shí)力20分、服務(wù)保障15分、合作歷史10分），總分≥80分為合格供應(yīng)商，按得分高低排序形成《候選供應(yīng)商名單》。輸出物：《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》《供應(yīng)商評(píng)估表》《候選供應(yīng)商名單》（三）采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂：規(guī)范流程，權(quán)責(zé)清晰操作主體：采購(gòu)部門、法務(wù)部門（如需）、供應(yīng)商操作步驟：確定供應(yīng)商：根據(jù)《候選供應(yīng)商名單》及采購(gòu)需求緊急程度，結(jié)合“性價(jià)比最優(yōu)、合作穩(wěn)定”原則，最終確定成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出《成交通知書》。商務(wù)談判：與供應(yīng)商就采購(gòu)價(jià)格、交付周期、付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款進(jìn)行談判，保證條款公平合理且符合企業(yè)利益。合同擬定與審批：采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果擬定《采購(gòu)合同》，重點(diǎn)明確以下內(nèi)容：標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)及總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)）；交付時(shí)間、地點(diǎn)及方式；驗(yàn)收流程及異議處理機(jī)制；付款條件（如預(yù)付款比例、到貨付款、質(zhì)保金扣留等）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等的賠償標(biāo)準(zhǔn)）。法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，審核通過(guò)后由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同正式生效。訂單下達(dá)：采購(gòu)部門根據(jù)生效合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確訂單編號(hào)、采購(gòu)內(nèi)容、交付時(shí)間、聯(lián)系人等信息，作為供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨及后續(xù)交付的依據(jù)。輸出物：《成交通知書》《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》（四）訂單跟蹤與交付驗(yàn)收：全程監(jiān)控，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)操作主體：采購(gòu)部門、需求部門、質(zhì)檢部門操作步驟：進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)專員定期與供應(yīng)商溝通，跟蹤訂單生產(chǎn)/備貨進(jìn)度（如每周更新一次《訂單跟蹤表》），對(duì)可能出現(xiàn)的延期風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、原材料短缺）提前預(yù)警，協(xié)調(diào)供應(yīng)商制定趕工計(jì)劃，保證按時(shí)交付。交付準(zhǔn)備：供應(yīng)商按約定時(shí)間交付貨物/服務(wù)時(shí)，需提供《送貨單》《產(chǎn)品合格證》《檢測(cè)報(bào)告》等隨貨文件。聯(lián)合驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：需求部門或倉(cāng)庫(kù)根據(jù)《采購(gòu)訂單》核對(duì)貨物數(shù)量、型號(hào)是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后簽收；質(zhì)量驗(yàn)收：質(zhì)檢部門根據(jù)《采購(gòu)合同》約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)貨物進(jìn)行抽樣或全檢（如涉及技術(shù)復(fù)雜的服務(wù)，需組織需求部門、技術(shù)部門共同驗(yàn)收），填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確“合格”“不合格”或“讓步接收”（需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審批）。異議處理：驗(yàn)收不合格時(shí)，需求部門需在2個(gè)工作日內(nèi)提出書面異議，采購(gòu)部門及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理方案（如退換貨、降價(jià)、整改等），處理結(jié)果需雙方確認(rèn)并留存記錄。輸出物：《訂單跟蹤表》《送貨單》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（五）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估與關(guān)系維護(hù)：動(dòng)態(tài)管理，持續(xù)優(yōu)化操作主體：采購(gòu)部門、需求部門、質(zhì)檢部門操作步驟：數(shù)據(jù)收集：在合作周期內(nèi)（如季度/年度），收集供應(yīng)商履約數(shù)據(jù)，包括：交付及時(shí)率（按時(shí)交付批次/總交付批次×100%）；質(zhì)量合格率（驗(yàn)收合格批次/總交付批次×100%）；價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（同行業(yè)同品類價(jià)格對(duì)比得分）；服務(wù)響應(yīng)速度（問(wèn)題解決時(shí)長(zhǎng)、售后配合度）；配合度（如訂單變更靈活性、文檔提供及時(shí)性）。績(jī)效評(píng)分：采購(gòu)部門組織評(píng)估小組，根據(jù)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表》對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)分（評(píng)分維度可參考：交付及時(shí)率25分、質(zhì)量合格率30分、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力20分、服務(wù)響應(yīng)度15分、配合度10分），總分分為優(yōu)秀（≥90分）、合格（70-89分）、不合格（＜70分）三個(gè)等級(jí)。結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀供應(yīng)商：納入《戰(zhàn)略供應(yīng)商名錄》，在后續(xù)采購(gòu)中優(yōu)先考慮，可給予付款周期縮短、訂單份額傾斜等激勵(lì)；合格供應(yīng)商：維持正常合作，針對(duì)評(píng)分較低項(xiàng)（如服務(wù)響應(yīng)速度）提出書面改進(jìn)要求；不合格供應(yīng)商：發(fā)出《整改通知書》，要求30日內(nèi)提交整改報(bào)告；整改后仍不合格或發(fā)生重大違約（如交付嚴(yán)重延期、質(zhì)量導(dǎo)致企業(yè)損失）的，從《合格供應(yīng)商名錄》中清除。關(guān)系維護(hù)：定期與優(yōu)秀供應(yīng)商開展溝通會(huì)議（如年度供應(yīng)商大會(huì)），反饋合作問(wèn)題，知曉供應(yīng)商發(fā)展需求，共同摸索降本增效、技術(shù)創(chuàng)新等合作方向，構(gòu)建長(zhǎng)期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作關(guān)系。輸出物：《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表》《整改通知書》《戰(zhàn)略供應(yīng)商名錄》三、配套工具表單（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表需求編號(hào)需求部門需求名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）需求背景期望交付時(shí)間申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人審批采購(gòu)復(fù)核意見管理層審批（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)相關(guān)資質(zhì)證書主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)歷史合作案例報(bào)價(jià)（元）資質(zhì)評(píng)分（30分）技術(shù)評(píng)分（25分）價(jià)格評(píng)分（20分）服務(wù)評(píng)分（15分）合作歷史評(píng)分（10分）總分評(píng)估結(jié)論（三）采購(gòu)訂單訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱合同編號(hào)采購(gòu)需求編號(hào)商品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單價(jià)（元）金額（元）交付時(shí)間交付地點(diǎn)訂單狀態(tài)（待生產(chǎn)/已發(fā)貨/已交付）下達(dá)日期采購(gòu)員（四）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表供應(yīng)商名稱評(píng)估周期交付及時(shí)率（25分）質(zhì)量合格率（30分）價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（20分）服務(wù)響應(yīng)度（15分）配合度（10分）總分等級(jí)改進(jìn)建議四、關(guān)鍵控制點(diǎn)說(shuō)明（一）需求明確性需求描述需具體、量化，避免使用“大概”“左右”等模糊詞匯，對(duì)于定制化服務(wù)或復(fù)雜物料，需附技術(shù)參數(shù)說(shuō)明或圖紙，保證供應(yīng)商準(zhǔn)確理解需求，減少后續(xù)爭(zhēng)議。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核嚴(yán)格核查供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書（如食品供應(yīng)商需提供《食品經(jīng)營(yíng)許可證》、特種設(shè)備供應(yīng)商需提供《特種設(shè)備生產(chǎn)許可證》）等文件的合法性和有效性，必要時(shí)可通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)企業(yè)信用狀況，避免與無(wú)資質(zhì)供應(yīng)商合作。（三）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性合同中需明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）、驗(yàn)收流程（如“到貨后5個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收”）、違約責(zé)任（如“逾期交付每日按合同金額0.5%支付違約金，最高不超過(guò)合同總額10%”），避免條款歧義導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)。（四）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一驗(yàn)收需嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，對(duì)于涉及技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)在合同中明確驗(yàn)收方法（如抽樣標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)工具）和參與部門（需求、采購(gòu)