行政文書編寫規(guī)范及操作手冊(cè)一、文書編寫基礎(chǔ)規(guī)范（一）文書基本要素與格式要求行政文書是行政活動(dòng)中具有規(guī)范體式和法定效力的書面載體，需包含以下核心要素：準(zhǔn)確概括文書內(nèi)容，居中排布，字體為二號(hào)宋體加粗。如“關(guān)于2024年度年度工作總結(jié)的通知”“關(guān)于調(diào)整辦公設(shè)備采購(gòu)流程的請(qǐng)示”。主送機(jī)關(guān)：明確文書的接收單位或個(gè)人，頂格書寫，后加冒號(hào)，字體為三號(hào)仿宋。如“各部門、各分公司：”“尊敬的*總經(jīng)理：”。闡述文書核心內(nèi)容，結(jié)構(gòu)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，字體為三號(hào)仿宋。一級(jí)標(biāo)題用“一、”“二、”標(biāo)注（三號(hào)黑體），二級(jí)標(biāo)題用“（一）”“（二）”標(biāo)注（三號(hào)楷體GB2312），三級(jí)標(biāo)題用“1.”“2.”標(biāo)注（三號(hào)仿宋加粗）。附件：如有支撐材料，需注明附件名稱及數(shù)量，在下空一行左空二字編排“附件：”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，字體為三號(hào)仿宋。如“附件：1.2024年度部門績(jī)效考核指標(biāo)表”。發(fā)文機(jī)關(guān)：制發(fā)文書的單位全稱，加蓋公章，居右排布，字體為三號(hào)仿宋。如“[公司/部門全稱]（公章）”。成文日期：以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，右空四字編排，字體為三號(hào)仿宋。如“2024年5月20日”。格式規(guī)范：頁(yè)面設(shè)置采用A4紙，頁(yè)邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；行間距固定為28磅，段前段后間距設(shè)為0行。（二）語言表達(dá)規(guī)范正式性：使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語。如“請(qǐng)各部門于5月25日前提交材料”而非“大家5月25號(hào)前把材料交上來”。準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、時(shí)間、事項(xiàng)表述需精確，避免歧義。如“參會(huì)人員需提前10分鐘入場(chǎng)”而非“參會(huì)人員早點(diǎn)到場(chǎng)”。簡(jiǎn)潔性：邏輯清晰，避免冗余，重點(diǎn)突出。如“因辦公設(shè)備老化影響工作效率，申請(qǐng)采購(gòu)電腦20臺(tái)、打印機(jī)5臺(tái)”可簡(jiǎn)化為“為解決辦公設(shè)備老化問題，申請(qǐng)采購(gòu)電腦20臺(tái)、打印機(jī)5臺(tái)”。邏輯性：按“背景/目的—事項(xiàng)/內(nèi)容—要求/說明”順序展開，層次分明。二、文書操作流程指南（一）擬稿與起草明確發(fā)文目的：根據(jù)工作需求確定文書類型（通知、報(bào)告、請(qǐng)示等），清晰傳達(dá)“為什么發(fā)文、解決什么問題”。收集基礎(chǔ)信息：梳理相關(guān)數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、背景材料，保證內(nèi)容真實(shí)、有據(jù)可依。如制定管理制度需參考公司現(xiàn)有規(guī)定，請(qǐng)示采購(gòu)需提前調(diào)研市場(chǎng)價(jià)格。按模板撰寫：參照本手冊(cè)“常見文書模板參考”部分，填充核心內(nèi)容，要素完整、格式規(guī)范。初稿自查：檢查標(biāo)題是否準(zhǔn)確、主送機(jī)關(guān)是否明確、邏輯是否通順、附件是否齊全，無錯(cuò)別字及標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤。（二）審核與校對(duì)部門負(fù)責(zé)人審核：擬稿完成后提交至部門負(fù)責(zé)人，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、事項(xiàng)是否可行。審核通過后簽字確認(rèn)。辦公室/綜合部審核：部門審核通過后，提交至辦公室（或綜合管理部），重點(diǎn)審核格式規(guī)范性（字體、行距、頁(yè)碼等）、流程合規(guī)性（是否需會(huì)簽、是否按權(quán)限報(bào)批）、語言表達(dá)是否正式。交叉校對(duì)：對(duì)重要文書（如公司制度、請(qǐng)示報(bào)告），可安排專人交叉校對(duì)，重點(diǎn)檢查文字錯(cuò)誤、附件遺漏、日期是否準(zhǔn)確等。（三）簽發(fā)與印發(fā)按權(quán)限簽發(fā)：一般事務(wù)性文書（如部門通知、會(huì)議安排）：由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉及多部門協(xié)調(diào)或公司重要事項(xiàng)的文書（如年度計(jì)劃、管理制度調(diào)整）：由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重大事項(xiàng)文書（如請(qǐng)示上級(jí)審批的文件、對(duì)外函件）：由總經(jīng)理/單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人需在發(fā)文機(jī)關(guān)處簽字或蓋章，并注明簽發(fā)日期。編號(hào)與排版：辦公室統(tǒng)一對(duì)簽發(fā)后的文書進(jìn)行編號(hào)（如“辦發(fā)〔2024〕5號(hào)”），按規(guī)范格式排版，保證頁(yè)碼連續(xù)、頁(yè)眉頁(yè)腳整潔（頁(yè)眉可標(biāo)注公司名稱+文書標(biāo)題，頁(yè)腳標(biāo)注頁(yè)碼）。打印與蓋章：排版確認(rèn)后，使用A4紙雙面打?。ㄌ厥馇闆r除外），在發(fā)文機(jī)關(guān)處加蓋公司/部門公章（騎年蓋月，公章清晰不模糊）。分發(fā)與存檔：紙質(zhì)版：按主送機(jī)關(guān)數(shù)量打印，通過內(nèi)部系統(tǒng)或當(dāng)面送達(dá)，并做好《文書分發(fā)登記》（記錄分發(fā)時(shí)間、接收部門、接收人簽字）；電子版：將蓋章掃描件（PDF格式）及可編輯版本（Word格式）存入公司共享文件夾，同步備份至指定服務(wù)器。（四）歸檔與管理歸檔范圍：所有已辦結(jié)的正式文書（含通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要等）均需歸檔，草稿、修改稿可選擇性存檔（重要文書建議保留修改痕跡）。歸檔時(shí)限：文書辦結(jié)后1個(gè)月內(nèi)，由辦公室牽頭組織各部門完成歸檔，按“年度+文書類型”分類整理（如“2024年-通知類”“2024年-請(qǐng)示類”）。歸檔要求：紙質(zhì)文書需使用檔案盒統(tǒng)一存放，標(biāo)注“年度-類別-文號(hào)-標(biāo)題”；電子文書需命名規(guī)范（如“2024-通知-辦發(fā)5號(hào)-關(guān)于工作的通知”），保證檢索便捷。保管期限：根據(jù)文書重要性確定保管期限，一般文書保管3-5年，重要文書（如公司章程、年度工作報(bào)告）保管10年以上，涉密文書按保密規(guī)定管理。三、常見文書模板參考（一）會(huì)議通知模板要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于召開2024年第二季度安全生產(chǎn)工作會(huì)議的通知主送機(jī)關(guān)各部門、各分公司：為總結(jié)第二季度安全生產(chǎn)工作，部署第三季度重點(diǎn)任務(wù)，經(jīng)研究決定召開專題會(huì)議?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、會(huì)議時(shí)間：2024年6月15日（星期五）14:30-16:30二、會(huì)議地點(diǎn)：公司總部301會(huì)議室三、參會(huì)人員：各部門負(fù)責(zé)人、安全專員，各分公司分管安全負(fù)責(zé)人四、會(huì)議議程：（一）副總經(jīng)理通報(bào)第二季度安全生產(chǎn)檢查情況；（二）安全管理部解讀《2024年第三季度安全生產(chǎn)實(shí)施方案》；（三）總經(jīng)理作總結(jié)講話。五、會(huì)議要求：（一）請(qǐng)參會(huì)人員提前10分鐘入場(chǎng)，簽到后按指定就座；（二）如無法參會(huì)，請(qǐng)于6月14日17:00前向辦公室報(bào)備（聯(lián)系人：，電話：*）；（三）請(qǐng)安全管理部提前準(zhǔn)備會(huì)議材料（紙質(zhì)版20份）。附件附件：1.2024年第二季度安全生產(chǎn)檢查情況通報(bào)（初稿）發(fā)文機(jī)關(guān)[公司全稱]辦公室成文日期2024年6月10日（二）工作報(bào)告模板要素內(nèi)容示例標(biāo)題人力資源部2024年第一季度工作報(bào)告主送機(jī)關(guān)*總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)：一、工作概述2024年第一季度，人力資源部圍繞“人才招聘、培訓(xùn)發(fā)展、績(jī)效優(yōu)化”三大核心任務(wù)，有序推進(jìn)各項(xiàng)工作，現(xiàn)將具體情況報(bào)告二、主要成績(jī)（一）招聘工作：完成計(jì)劃招聘人數(shù)的120%，重點(diǎn)引進(jìn)技術(shù)崗人才15名，面試通過率達(dá)85%；（二）培訓(xùn)工作：組織新員工入職培訓(xùn)3場(chǎng)，覆蓋80人；開展專業(yè)技能培訓(xùn)2場(chǎng)，參訓(xùn)員工滿意度92%；（三）績(jī)效優(yōu)化：修訂《績(jī)效考核管理辦法》，新增“創(chuàng)新貢獻(xiàn)”指標(biāo)，已試點(diǎn)推行2個(gè)部門。三、存在問題（一）部分崗位招聘周期較長(zhǎng)，技術(shù)崗人才競(jìng)爭(zhēng)激烈，需拓展招聘渠道；（二）培訓(xùn)課程與業(yè)務(wù)需求結(jié)合度不足，需加強(qiáng)調(diào)研定制化培訓(xùn)方案。四、下一步計(jì)劃（一）6月前完成校園招聘合作洽談，儲(chǔ)備應(yīng)屆生人才；（二）7月開展培訓(xùn)需求調(diào)研，8月推出“業(yè)務(wù)技能提升系列培訓(xùn)”；（三）9月前全面推行新績(jī)效考核辦法，組織專題解讀會(huì)。附件附件：1.2024年第一季度人員招聘明細(xì)表2.第一季度培訓(xùn)活動(dòng)匯總表發(fā)文機(jī)關(guān)[公司全稱]人力資源部成文日期2024年4月5日（三）請(qǐng)示模板要素內(nèi)容示例標(biāo)題關(guān)于申請(qǐng)采購(gòu)辦公自動(dòng)化設(shè)備的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)*總經(jīng)理：為提高辦公效率，解決現(xiàn)有設(shè)備老化（電腦平均使用年限超5年，故障頻發(fā)）問題，經(jīng)市場(chǎng)調(diào)研，擬采購(gòu)以下辦公設(shè)備：一、采購(gòu)清單及預(yù)算：（一）臺(tái)式電腦：20臺(tái)，單價(jià)5000元，合計(jì)10萬元；（二）打印機(jī)：5臺(tái)，單價(jià)3000元，合計(jì)1.5萬元；（三）掃描儀：2臺(tái)，單價(jià)2000元，合計(jì)0.4萬元。二、資金來源：擬從2024年度辦公經(jīng)費(fèi)中列支，總預(yù)算11.9萬元。三、請(qǐng)示事項(xiàng)：懇請(qǐng)批準(zhǔn)采購(gòu)上述設(shè)備，并授權(quán)辦公室按采購(gòu)流程組織實(shí)施。附件附件：1.辦公設(shè)備采購(gòu)報(bào)價(jià)單（含3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）發(fā)文機(jī)關(guān)[公司全稱]辦公室成文日期2024年5月18日四、文書編寫常見問題提示（一）格式不規(guī)范問題標(biāo)題錯(cuò)誤：如“通知”作為標(biāo)題（未概括內(nèi)容）、使用書名號(hào)（《關(guān)于的通知》正確，避免使用《》外的符號(hào)）。字體字號(hào)混亂：未使用三號(hào)仿宋，標(biāo)題層級(jí)字體混淆（如一級(jí)標(biāo)題用楷體而非黑體）。行距與頁(yè)碼：行間距未設(shè)為固定值28磅，頁(yè)碼缺失或位置錯(cuò)誤（頁(yè)腳居中）。正確做法：嚴(yán)格按“文書基本要素與格式要求”排版，發(fā)文前對(duì)照模板逐項(xiàng)檢查。（二）內(nèi)容不完整問題要素缺失：如請(qǐng)示未明確“請(qǐng)示事項(xiàng)”、通知未注明“會(huì)議時(shí)間/地點(diǎn)”。邏輯斷層：缺少背景說明或結(jié)論，如“因設(shè)備老化申請(qǐng)采購(gòu)”未說明現(xiàn)有設(shè)備影響的具體表現(xiàn)（如“日均故障3次，影響文件流轉(zhuǎn)效率”）。正確做法：擬稿時(shí)按“背景—事項(xiàng)—要求”框架填充內(nèi)容，保證“5W1H”（Who、What、When、Where、Why、How）要素齊全。（三）流程不合規(guī)問題未經(jīng)審核簽發(fā)：直接將文書提交印發(fā)，未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或辦公室審核。附件遺漏：提及附件但未附，或附件名稱與不符。歸檔不及時(shí)：辦結(jié)文書未在1個(gè)月內(nèi)歸檔，導(dǎo)致電子版丟失或紙質(zhì)版污損。正確做法：嚴(yán)格遵循“擬稿—審核—簽發(fā)—印發(fā)—?dú)w檔”流程，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如簽發(fā)、分發(fā)）做好記錄，保證全程可追溯。（四）語言表達(dá)問題用詞不當(dāng)：如“務(wù)必于明天提交”語氣生硬，可改為“請(qǐng)于明天下班前提