酒店采購部供應(yīng)商選擇管理制度總則1.目的為規(guī)范酒店采購部供應(yīng)商選擇管理，確保所采購的物資和服務(wù)符合酒店的質(zhì)量、價(jià)格、交付等要求，保障酒店運(yùn)營的高效、穩(wěn)定和安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店采購部對所有物資（包括但不限于食品、飲料、日用品、設(shè)備設(shè)施、辦公用品等）和服務(wù)（包括但不限于清潔服務(wù)、維修服務(wù)、物流服務(wù)等）供應(yīng)商的選擇、評估和管理。3.職責(zé)分工采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商的初步篩選、考察、評估和日常管理工作；使用部門負(fù)責(zé)提供物資和服務(wù)的需求標(biāo)準(zhǔn)和使用反饋；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況和價(jià)格進(jìn)行審核；審計(jì)部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商選擇過程的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督。供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.基本資質(zhì)供應(yīng)商應(yīng)具有合法的經(jīng)營資格，持有有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件。對于特殊行業(yè)的供應(yīng)商，還應(yīng)具備相應(yīng)的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、衛(wèi)生許可證等資質(zhì)證書。供應(yīng)商應(yīng)具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無重大違法違規(guī)記錄，未被列入失信企業(yè)名單。在過去的經(jīng)營活動中，沒有發(fā)生過嚴(yán)重的質(zhì)量事故、交貨延遲、售后服務(wù)差等問題。2.產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量供應(yīng)商應(yīng)具備完善的質(zhì)量管理體系，能夠提供符合酒店要求的產(chǎn)品或服務(wù)。產(chǎn)品應(yīng)具有良好的品質(zhì)和性能，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范；服務(wù)應(yīng)具有專業(yè)的水平和高效的效率，能夠滿足酒店的需求。供應(yīng)商應(yīng)能夠提供產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量檢測報(bào)告、認(rèn)證證書等相關(guān)文件，以證明其質(zhì)量的可靠性。對于食品、飲料等直接入口的產(chǎn)品，供應(yīng)商還應(yīng)提供產(chǎn)品的檢驗(yàn)檢疫證明。3.價(jià)格合理性供應(yīng)商應(yīng)提供具有競爭力的價(jià)格，在保證產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的前提下，能夠?yàn)榫频晏峁┖侠淼膬r(jià)格優(yōu)惠。采購部應(yīng)通過市場調(diào)研、招標(biāo)、談判等方式，對供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行比較和評估，確保所采購的物資和服務(wù)價(jià)格合理。供應(yīng)商應(yīng)具有明確的價(jià)格體系和定價(jià)機(jī)制，價(jià)格調(diào)整應(yīng)提前通知酒店，并說明調(diào)整的原因和幅度。4.交貨能力供應(yīng)商應(yīng)具有穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和充足的庫存，能夠按時、按質(zhì)、按量地交付產(chǎn)品或服務(wù)。采購部應(yīng)與供應(yīng)商簽訂明確的交貨合同，約定交貨時間、地點(diǎn)、方式等條款，并對供應(yīng)商的交貨情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。供應(yīng)商應(yīng)具備應(yīng)對突發(fā)情況的能力，能夠在遇到不可抗力因素或其他特殊情況時，及時與酒店溝通，并采取有效的措施確保交貨的及時性和穩(wěn)定性。5.售后服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)提供良好的售后服務(wù)，能夠及時響應(yīng)酒店的售后需求，解決產(chǎn)品或服務(wù)使用過程中出現(xiàn)的問題。售后服務(wù)內(nèi)容應(yīng)包括但不限于產(chǎn)品維修、更換、退貨、技術(shù)支持等。供應(yīng)商應(yīng)建立完善的售后服務(wù)體系，設(shè)立專門的售后服務(wù)熱線或客服人員，及時處理酒店的投訴和建議。供應(yīng)商選擇流程1.需求分析使用部門根據(jù)酒店的運(yùn)營需求，提出物資和服務(wù)的采購申請，并詳細(xì)說明采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等信息。采購部對使用部門的采購申請進(jìn)行審核，確定采購的必要性和可行性。采購部結(jié)合酒店的歷史采購數(shù)據(jù)、市場需求變化等因素，對采購需求進(jìn)行分析和預(yù)測，制定合理的采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商信息收集采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商的信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、客戶反饋等。收集的供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、資質(zhì)證書、價(jià)格報(bào)價(jià)、業(yè)績案例等。采購部對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分類，建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，以便對供應(yīng)商進(jìn)行管理和評估。3.初步篩選采購部根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，排除不符合基本要求的供應(yīng)商。初步篩選的主要內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本資質(zhì)、產(chǎn)品或服務(wù)范圍、價(jià)格水平等。采購部將初步篩選出的供應(yīng)商名單提交給使用部門和財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，聽取他們的意見和建議。4.實(shí)地考察對于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察的目的是深入了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施、人員素質(zhì)等情況，評估供應(yīng)商的實(shí)際能力和信譽(yù)。實(shí)地考察人員應(yīng)填寫實(shí)地考察報(bào)告，詳細(xì)記錄考察的情況和發(fā)現(xiàn)的問題，并對供應(yīng)商的綜合能力進(jìn)行評價(jià)。5.樣品測試對于需要采購的物資，采購部應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行測試。樣品測試的目的是檢驗(yàn)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品是否符合酒店的質(zhì)量要求和使用需求。采購部應(yīng)制定樣品測試方案，明確測試的項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)和方法。測試結(jié)束后，采購部應(yīng)出具樣品測試報(bào)告，對樣品的質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)，并根據(jù)測試結(jié)果決定是否選擇該供應(yīng)商。6.商務(wù)談判對于實(shí)地考察和樣品測試合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判。商務(wù)談判的內(nèi)容包括產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購部應(yīng)在談判前制定談判策略和底線，爭取在談判中獲得最有利的條件。談判結(jié)束后，采購部應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。7.審批確定采購部將與供應(yīng)商簽訂的采購合同提交給酒店相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批的內(nèi)容包括合同的條款是否合理、價(jià)格是否公正、供應(yīng)商的資質(zhì)是否符合要求等。經(jīng)相關(guān)部門審批通過后，采購部確定最終的供應(yīng)商，并將供應(yīng)商信息錄入供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商評估與管理1.定期評估采購部應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期一般為半年或一年。評估的內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格合理性、交貨能力、售后服務(wù)等方面。采購部應(yīng)制定供應(yīng)商評估指標(biāo)體系和評估方法，采用定量和定性相結(jié)合的方式對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.動態(tài)管理采購部應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。對于評估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，如增加采購量、延長付款期限等；對于評估結(jié)果為良好的供應(yīng)商，應(yīng)繼續(xù)保持合作，并鼓勵其不斷改進(jìn)；對于評估結(jié)果為合格的供應(yīng)商，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和管理，督促其提高服務(wù)水平；對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時終止合作。采購部應(yīng)建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，對于連續(xù)兩次評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)立即終止合作，并從供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫中刪除其信息。3.溝通與合作采購部應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，定期召開供應(yīng)商座談會，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和存在的問題，共同協(xié)商解決。采購部應(yīng)鼓勵供應(yīng)商提出改進(jìn)建議和創(chuàng)新方案，對于有價(jià)值的建議和方案，應(yīng)給予一定的獎勵和支持。4.檔案管理采購部應(yīng)建立完善的供應(yīng)商檔案管理制度，對供應(yīng)商的相關(guān)信息進(jìn)行整理和歸檔。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、采購合同、評估報(bào)告、投訴處理記錄等。采購部應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督酒店內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對供應(yīng)商選擇過程進(jìn)行審計(jì)，檢查采購部是否按照本制度的規(guī)定進(jìn)行供應(yīng)商選擇和管理，是否存在違規(guī)操作行為。審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)審計(jì)供應(yīng)商選擇的標(biāo)準(zhǔn)、流程、審批程序等方面，確保供應(yīng)商選擇過程的公開、公平、公正。2.外部監(jiān)督酒店應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如工商行政管理部門、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門、稅務(wù)部門等。對于政府部門的檢查意見和建議，酒店應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改。酒店應(yīng)積極配合社會公眾的監(jiān)督，對于公眾的投訴和舉報(bào)，應(yīng)及時調(diào)查處理，并將處理結(jié)果向社會公開。違規(guī)處理1.采購人員違規(guī)對于采購人員在供應(yīng)商選擇過程中存在的違規(guī)行為，如收受供應(yīng)商賄賂、泄露酒店商業(yè)機(jī)密、違規(guī)操作等，酒店應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重