行政單位打印機設備管理指南與使用規(guī)范管理制度一、引言在行政單位的日常辦公中，打印機設備是不可或缺的重要工具。它在文件打印、資料輸出等方面發(fā)揮著關鍵作用，直接影響著辦公效率和工作質量。為了確保打印機設備的正常運行，延長其使用壽命，降低使用成本，提高行政單位的辦公效率和管理水平，特制定本打印機設備管理指南與使用規(guī)范管理制度。二、適用范圍本制度適用于行政單位內(nèi)所有打印機設備的管理、使用和維護，包括但不限于激光打印機、噴墨打印機、針式打印機等，涵蓋單位各部門、科室所使用的打印機。三、管理職責劃分（一）設備管理部門職責1.負責打印機設備的采購規(guī)劃。根據(jù)單位各部門的實際需求和業(yè)務發(fā)展情況，結合打印機設備的性能、價格、使用成本等因素，制定科學合理的采購計劃。在采購過程中，嚴格按照相關規(guī)定進行招標、詢價等操作，確保采購到質量可靠、性價比高的打印機設備。2.設備的驗收工作。在新打印機設備到貨后，組織專業(yè)人員按照合同要求和相關標準進行嚴格驗收。檢查設備的型號、規(guī)格、數(shù)量是否與合同一致，設備外觀是否有損壞，隨機配件、資料是否齊全等。對于驗收不合格的設備，及時與供應商溝通解決。3.建立設備檔案。為每臺打印機設備建立詳細的檔案，記錄設備的基本信息，如品牌、型號、購置日期、價格、保修期限等；記錄設備的維修保養(yǎng)情況，包括維修時間、維修內(nèi)容、更換的零部件等；記錄設備的使用情況，如使用部門、使用人員、打印量等。通過建立設備檔案，為設備的管理、維護和更新提供依據(jù)。4.定期對打印機設備進行巡檢。制定巡檢計劃，定期對單位內(nèi)的所有打印機設備進行巡檢。檢查設備的運行狀況，是否存在異常噪音、振動等情況；檢查設備的耗材使用情況，及時提醒使用部門更換耗材；檢查設備的清潔情況，督促使用部門做好設備的日常清潔工作。5.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)打印機設備的調(diào)配。根據(jù)各部門的工作需求和打印機設備的使用情況，合理調(diào)配打印機設備。對于閑置的打印機設備，及時進行回收和調(diào)配，提高設備的利用率。（二）使用部門職責1.負責本部門打印機設備的日常使用和保管。指定專人負責打印機設備的管理，確保設備的安全和正常使用。使用人員要嚴格按照操作規(guī)程使用打印機設備，不得擅自更改設備的設置和參數(shù)。2.及時向設備管理部門反饋設備的使用情況和故障信息。使用部門在使用打印機設備過程中，如發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)故障或異常情況，應及時向設備管理部門報告。報告內(nèi)容應包括設備的型號、故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時間等詳細信息，以便設備管理部門及時進行維修處理。3.配合設備管理部門進行設備的維修、保養(yǎng)和巡檢工作。在設備管理部門進行維修、保養(yǎng)和巡檢工作時，使用部門要積極配合，提供必要的協(xié)助和支持。如提供設備的使用記錄、協(xié)助搬運設備等。（三）財務部門職責1.負責打印機設備采購資金的預算編制和審核。根據(jù)設備管理部門提交的采購計劃，結合單位的財務狀況和預算安排，編制打印機設備采購資金的預算。對采購計劃進行審核，確保采購資金的合理使用。2.對打印機設備的采購、維修、保養(yǎng)等費用進行核算和管理。建立打印機設備費用核算臺賬，記錄設備的采購費用、維修費用、保養(yǎng)費用等各項支出。定期對費用進行統(tǒng)計和分析，為單位的財務管理提供依據(jù)。四、設備采購管理（一）需求評估1.各部門根據(jù)自身的工作需求，提出打印機設備的采購申請。申請內(nèi)容應包括設備的用途、打印量、打印質量要求、功能需求等詳細信息。2.設備管理部門對各部門的采購申請進行匯總和分析。結合單位的整體規(guī)劃和實際情況，評估是否需要采購新的打印機設備。對于能夠通過調(diào)配現(xiàn)有設備滿足需求的部門，優(yōu)先進行設備調(diào)配，避免重復采購。（二）選型原則1.根據(jù)打印量選擇合適的打印機類型。對于打印量較大的部門，如辦公室、文印室等，可選擇激光打印機，其打印速度快、效率高、成本相對較低；對于打印量較小的部門，如個別科室，可選擇噴墨打印機或針式打印機。2.考慮打印質量和功能需求。對于需要打印高質量文件、圖片的部門，應選擇打印分辨率高、色彩還原度好的打印機；對于需要打印多聯(lián)票據(jù)的部門，應選擇針式打印機。同時，根據(jù)工作需求，考慮打印機是否具備雙面打印、網(wǎng)絡打印等功能。3.關注設備的性價比和使用成本。在選擇打印機設備時，不僅要考慮設備的采購價格，還要考慮設備的使用成本，如耗材價格、維修費用等。選擇性價比高、使用成本低的打印機設備。（三）采購流程1.設備管理部門根據(jù)需求評估和選型原則，制定采購方案。采購方案應包括設備的品牌、型號、數(shù)量、預算等詳細信息。2.采購方案經(jīng)單位領導審批通過后，設備管理部門按照相關規(guī)定進行采購。采購方式可根據(jù)采購金額的大小和相關規(guī)定選擇招標采購、詢價采購、單一來源采購等方式。3.在采購過程中，設備管理部門要與供應商簽訂詳細的采購合同。合同中應明確設備的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款，確保雙方的權益得到保障。五、設備使用規(guī)范（一）操作前準備1.使用人員在使用打印機設備前，應仔細閱讀設備的使用說明書，熟悉設備的操作方法和注意事項。2.檢查打印機設備的電源是否正常接通，設備的連接是否牢固。檢查設備的耗材是否充足，如墨盒、硒鼓、紙張等。如耗材不足，應及時更換。3.檢查打印機設備的工作環(huán)境。打印機設備應放置在干燥、通風、清潔的環(huán)境中，避免陽光直射和潮濕。設備周圍應保持一定的空間，便于散熱和操作。（二）操作流程1.開啟打印機設備。按照設備的操作說明，開啟打印機設備。等待設備自檢完成后，方可進行打印操作。2.選擇打印文件。在計算機上選擇需要打印的文件，并進行打印設置。打印設置應根據(jù)文件的類型、紙張大小、打印質量等要求進行合理調(diào)整。3.發(fā)送打印任務。在打印設置完成后，點擊“打印”按鈕，將打印任務發(fā)送到打印機設備。4.觀察打印過程。在打印過程中，使用人員應密切觀察打印機設備的運行情況，如是否有異常噪音、卡紙等情況。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應立即停止打印，并采取相應的措施進行處理。5.打印完成后處理。打印完成后，使用人員應及時取走打印好的文件，關閉打印機設備。清理打印機設備周圍的紙屑和雜物，保持設備的清潔。（三）禁止行為1.禁止在打印機設備上放置重物或其他物品，以免影響設備的正常運行。2.禁止使用非原裝耗材或劣質耗材。非原裝耗材或劣質耗材可能會影響打印質量，甚至損壞打印機設備。3.禁止擅自拆卸、改裝打印機設備。擅自拆卸、改裝打印機設備可能會導致設備損壞，影響設備的保修和正常使用。4.禁止在打印機設備運行過程中進行插拔電源線、數(shù)據(jù)線等操作，以免造成設備損壞或數(shù)據(jù)丟失。六、設備維護保養(yǎng)（一）日常維護1.保持打印機設備的清潔。使用干凈的軟布定期擦拭打印機設備的外殼，去除灰塵和污漬。對于打印機設備的內(nèi)部，可使用專用的清潔工具進行清潔，如清潔刷、吸塵器等。2.檢查設備的連接情況。定期檢查打印機設備的電源線、數(shù)據(jù)線等連接是否牢固，如有松動應及時擰緊。3.檢查設備的耗材使用情況。及時關注打印機設備的耗材使用情況，當耗材余量不足時，應及時更換。更換耗材時，應按照設備的操作說明進行操作，確保更換正確。（二）定期保養(yǎng)1.定期對打印機設備進行深度清潔。根據(jù)打印機設備的使用頻率和使用環(huán)境，定期對設備進行深度清潔。深度清潔包括清潔打印頭、滾筒、進紙器等部件，以確保設備的打印質量和性能。2.對打印機設備進行性能檢測和調(diào)試。定期使用專業(yè)的檢測工具對打印機設備的性能進行檢測，如打印分辨率、色彩準確性等。根據(jù)檢測結果，對設備進行必要的調(diào)試和校準，以保證設備的打印質量。3.對打印機設備的機械部件進行潤滑和保養(yǎng)。定期對打印機設備的機械部件，如齒輪、鏈條等進行潤滑和保養(yǎng)，以減少部件的磨損，延長設備的使用壽命。（三）維修管理1.當打印機設備出現(xiàn)故障時，使用部門應及時向設備管理部門報告。設備管理部門接到報告后，應及時安排專業(yè)維修人員進行維修。2.維修人員在維修打印機設備前，應先對設備進行故障診斷，確定故障原因和維修方案。對于簡單的故障，維修人員應盡快進行修復；對于復雜的故障，維修人員應及時與設備供應商或專業(yè)維修機構聯(lián)系，尋求技術支持和解決方案。3.在維修過程中，維修人員應做好維修記錄，記錄故障現(xiàn)象、維修過程、更換的零部件等信息。維修記錄應及時存入設備檔案，以便日后查詢和參考。4.對于維修費用較高或設備老化嚴重的打印機設備，設備管理部門應組織相關人員進行評估，決定是否進行設備更新。七、耗材管理（一）采購管理1.設備管理部門根據(jù)打印機設備的使用情況和耗材消耗規(guī)律，制定耗材采購計劃。采購計劃應包括耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等信息。2.按照采購計劃進行耗材采購。采購方式可根據(jù)采購金額的大小和相關規(guī)定選擇招標采購、詢價采購、定點采購等方式。在采購過程中，要選擇質量可靠、價格合理的耗材供應商。3.對采購的耗材進行驗收。耗材到貨后，設備管理部門應組織人員按照采購合同和相關標準進行驗收。檢查耗材的型號、規(guī)格、數(shù)量是否與合同一致，耗材的質量是否符合要求。對于驗收不合格的耗材，應及時與供應商溝通解決。（二）庫存管理1.建立耗材庫存管理制度。設置專門的耗材倉庫，對耗材進行分類存放和管理。建立耗材庫存臺賬，記錄耗材的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。2.定期對耗材庫存進行盤點。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。通過盤點，及時發(fā)現(xiàn)耗材庫存的盈虧情況，查明原因并進行處理。3.合理控制耗材庫存數(shù)量。根據(jù)打印機設備的使用情況和耗材消耗規(guī)律，合理確定耗材的安全庫存和最大庫存。避免耗材庫存過多造成資金積壓，或庫存過少影響打印機設備的正常使用。（三）使用管理1.使用部門根據(jù)實際需要到設備管理部門領取耗材。領取時，應填寫耗材領取申請表，注明領取的耗材種類、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.設備管理部門按照使用部門的申請，發(fā)放耗材。發(fā)放時，應在耗材庫存臺賬上進行記錄，同時要求領取人員簽字確認。3.鼓勵使用部門節(jié)約使用耗材。通過宣傳教育、制定考核制度等方式，引導使用部門和使用人員樹立節(jié)約意識，合理使用耗材。如雙面打印、縮小字體、調(diào)整打印濃度等，以降低耗材的消耗。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.設備管理部門定期對各部門打印機設備的使用和管理情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括設備的操作規(guī)范、維護保養(yǎng)情況、耗材使用情況等。2.設立監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受單位內(nèi)部員工對打印機設備使用和管理過程中違規(guī)行為的舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核指標1.設備完好率。設備完好率是指正常運行的打印機設備數(shù)量占單位打印機設備總數(shù)的比例?？己嗽O備完好率可以反映設備的維護保養(yǎng)情況和管理水平。2.耗材消耗率。耗材消耗率是指單位時間內(nèi)打印機設備消耗的耗材數(shù)量與打印量的比例?？己撕牟南穆士梢苑从呈褂貌块T和使用人員的節(jié)約意識和耗材使用情況。3.故障維修及時率。故障維修及時率是指在規(guī)定時間內(nèi)完成打印機設備故障維修的次數(shù)占故障總次數(shù)的比例。考核故障維修及時率可以反映維修人員的工作效率和服務質量。（三）獎懲措施1.對于在打印機設備管理和使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式可以包括榮譽證書、獎金、晉升機會等。2.對于違反打印機設備管理和使用規(guī)范的部門和個人，給予批評教育和相應的處罰。處罰方式可以包括警告、罰款、取消評優(yōu)資格等。九、應急處理（一）常見故障應急處理1.卡紙故障。當打印機設備出現(xiàn)卡紙故障時，使用人員應先關閉打印機設備電源，然后按照設備的操作說明，小心地取出卡住的紙張。在取紙過程中，要注意避免損壞打印機設備的內(nèi)部部件。2.打印質量問題。如果打印出來的文件出現(xiàn)模糊、缺色、重影等質量問題，使用人員可以先檢查打印機設備的設置是否正確，如打印分辨率、色彩模式等。如果設置正確，可嘗試清潔打印頭或更換耗材。3.設備死機故障。當打印機設備出現(xiàn)死機故障時，使用人員可以先嘗試重啟打印機設備。如果重啟后仍無法正常工作，應及時向設備管理部門報告。（二）突發(fā)事件應急處理1.火災、水