建筑工程材料采購管理制度一、總則為加強(qiáng)建筑工程材料采購管理，規(guī)范采購流程，確保所采購的工程材料符合質(zhì)量要求、滿足工程進(jìn)度需要，同時(shí)有效控制采購成本，提高資金使用效率，特制定本制度。本制度適用于公司所有建筑工程項(xiàng)目的材料采購活動。二、職責(zé)分工1.項(xiàng)目部負(fù)責(zé)根據(jù)工程施工進(jìn)度計(jì)劃，編制詳細(xì)的材料需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)。對進(jìn)場材料進(jìn)行初步驗(yàn)收，檢查材料的品種、規(guī)格、數(shù)量是否與采購合同和送貨單一致，外觀質(zhì)量是否符合要求，并及時(shí)向采購部門反饋驗(yàn)收情況。負(fù)責(zé)現(xiàn)場材料的保管和使用管理，合理安排材料堆放，做好防潮、防火、防盜等措施，避免材料損壞和浪費(fèi)。2.采購部門根據(jù)項(xiàng)目部提交的材料需求計(jì)劃，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)綜合考慮市場供應(yīng)情況、價(jià)格波動、運(yùn)輸條件等因素，合理安排采購時(shí)間和批次。負(fù)責(zé)選擇合格的供應(yīng)商，對供應(yīng)商進(jìn)行考察、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握材料的生產(chǎn)、運(yùn)輸進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)辦理材料的結(jié)算手續(xù)，根據(jù)采購合同和驗(yàn)收合格證明，及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行對賬和結(jié)算。3.質(zhì)量部門參與對供應(yīng)商的考察和評估，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核，確保供應(yīng)商具備提供符合質(zhì)量要求材料的能力。制定材料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，對進(jìn)場材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和試驗(yàn)。對于重要材料和關(guān)鍵部位使用的材料，應(yīng)進(jìn)行見證取樣送檢，確保材料質(zhì)量符合工程要求。對材料質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查和處理，提出整改措施和處理意見，跟蹤整改情況，防止類似問題再次發(fā)生。4.財(cái)務(wù)部門參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進(jìn)行審查，確保付款方式和時(shí)間符合公司財(cái)務(wù)制度和資金管理要求。根據(jù)采購合同和驗(yàn)收合格證明，及時(shí)辦理材料采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。在付款時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行支付，避免逾期付款產(chǎn)生的違約責(zé)任。對材料采購成本進(jìn)行核算和分析，定期編制材料采購成本報(bào)表，為公司成本控制和決策提供依據(jù)。三、采購計(jì)劃管理1.材料需求計(jì)劃的編制項(xiàng)目部應(yīng)在工程開工前，根據(jù)施工圖紙和施工進(jìn)度計(jì)劃，編制總體材料需求計(jì)劃?？傮w材料需求計(jì)劃應(yīng)包括工程所需的各類主要材料和輔助材料，明確材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)進(jìn)場時(shí)間等信息。在工程施工過程中，項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)每月的施工進(jìn)度計(jì)劃，編制月度材料需求計(jì)劃。月度材料需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出本月所需材料的具體情況，經(jīng)項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，于每月[具體日期]前報(bào)采購部門。對于臨時(shí)增加或變更的材料需求，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)填寫《材料追加/變更需求申請表》，說明追加或變更的原因、材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、使用時(shí)間等信息，經(jīng)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)采購部門。2.采購計(jì)劃的制定采購部門收到項(xiàng)目部提交的材料需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括需求計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性、完整性，以及是否與工程進(jìn)度計(jì)劃相匹配等。根據(jù)審核后的材料需求計(jì)劃，結(jié)合市場供應(yīng)情況、庫存情況和公司資金狀況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式、供應(yīng)商選擇等內(nèi)容。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。對于重大采購項(xiàng)目或金額較大的采購計(jì)劃，還應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會審議通過。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、信譽(yù)狀況等內(nèi)容。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，選擇符合公司采購要求的供應(yīng)商進(jìn)行考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、設(shè)備狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。組織相關(guān)部門對考察合格的供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的綜合實(shí)力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格優(yōu)勢、交貨期保證、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。2.供應(yīng)商的評價(jià)與考核定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和考核，評價(jià)和考核周期一般為每半年或一年一次。評價(jià)和考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。建立供應(yīng)商評價(jià)指標(biāo)體系，對各項(xiàng)評價(jià)指標(biāo)進(jìn)行量化打分，根據(jù)得分情況將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。對于評價(jià)為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對于評價(jià)為不合格的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格，并列入供應(yīng)商黑名單，不再與其合作。3.供應(yīng)商的合作與溝通與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、交貨期保證等方面的信息，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。鼓勵(lì)供應(yīng)商參與公司的技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)品改進(jìn)，共同提高產(chǎn)品質(zhì)量和性能，降低采購成本。五、采購合同管理1.合同的簽訂采購部門根據(jù)采購計(jì)劃和選定的供應(yīng)商，擬定采購合同草案。采購合同草案應(yīng)包括合同雙方的基本信息、材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同草案應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定最終合同條款。采購合同應(yīng)采用書面形式簽訂，雙方簽字蓋章后生效。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送項(xiàng)目部、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。2.合同的執(zhí)行與變更采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定執(zhí)行，跟蹤合同的履行情況，及時(shí)掌握材料的生產(chǎn)、運(yùn)輸進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如因工程變更、市場變化等原因需要變更采購合同條款的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、價(jià)格調(diào)整等條款，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。合同變更協(xié)議應(yīng)及時(shí)分送項(xiàng)目部、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的調(diào)整和安排。3.合同的結(jié)算與歸檔材料到貨驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，核對材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等信息，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。采購部門根據(jù)對賬結(jié)果，填寫《材料采購結(jié)算申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)。財(cái)務(wù)部門收到《材料采購結(jié)算申請表》和相關(guān)結(jié)算資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行支付。采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件進(jìn)行整理歸檔，建立合同檔案，以備查閱和審計(jì)。六、材料采購流程1.詢價(jià)采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，向合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函。詢價(jià)函應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。對于重要材料或采購金額較大的項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織至少三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，以便進(jìn)行比較和選擇。對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析和比較，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。2.談判采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就材料的價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款進(jìn)行協(xié)商。在談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的情況和市場行情，爭取最優(yōu)惠的采購條件。同時(shí)，要堅(jiān)持原則，維護(hù)公司的利益。談判達(dá)成一致后，雙方應(yīng)形成談判紀(jì)要，明確談判結(jié)果和下一步的工作安排。3.簽約根據(jù)談判結(jié)果，采購部門擬定采購合同草案，經(jīng)公司法務(wù)部門審核后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送項(xiàng)目部、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。4.采購執(zhí)行采購部門按照采購合同的約定，跟蹤材料的生產(chǎn)、運(yùn)輸進(jìn)度，及時(shí)了解材料的發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等信息，并通知項(xiàng)目部做好接貨準(zhǔn)備。材料到貨后，項(xiàng)目部應(yīng)組織人員進(jìn)行初步驗(yàn)收，檢查材料的品種、規(guī)格、數(shù)量是否與采購合同和送貨單一致，外觀質(zhì)量是否符合要求。對于重要材料和關(guān)鍵部位使用的材料，應(yīng)進(jìn)行見證取樣送檢。質(zhì)量部門對進(jìn)場材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和試驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的材料方可用于工程施工。對于檢驗(yàn)不合格的材料，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。5.付款材料到貨驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，核對材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等信息，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。采購部門根據(jù)對賬結(jié)果，填寫《材料采購結(jié)算申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)。財(cái)務(wù)部門收到《材料采購結(jié)算申請表》和相關(guān)結(jié)算資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行支付。七、材料驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)材料驗(yàn)收應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、設(shè)計(jì)文件和采購合同的要求進(jìn)行。對于有特殊質(zhì)量要求的材料，應(yīng)在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，并按照合同約定進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收流程材料到貨后，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)組織人員進(jìn)行初步驗(yàn)收。初步驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對送貨單和采購合同，檢查材料的包裝是否完好，有無破損、變形、受潮等情況。對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和試驗(yàn)的材料，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)。質(zhì)量部門應(yīng)按照規(guī)定的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。對于重要材料和關(guān)鍵部位使用的材料，應(yīng)進(jìn)行見證取樣送檢。見證取樣應(yīng)由建設(shè)單位或監(jiān)理單位的見證人員在場見證，取樣人員應(yīng)按照規(guī)定的方法和數(shù)量進(jìn)行取樣，并將樣品送具有相應(yīng)資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。驗(yàn)收合格的材料，應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫《材料入庫單》，并做好標(biāo)識和記錄。驗(yàn)收不合格的材料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。3.驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真填寫《材料驗(yàn)收記錄》，記錄材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收情況等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，作為材料驗(yàn)收的依據(jù)?！恫牧向?yàn)收記錄》應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。對于重要材料的驗(yàn)收記錄，應(yīng)保存至工程竣工交付使用后一定期限。八、材料保管與發(fā)放管理1.材料保管項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)材料的性質(zhì)和特點(diǎn)，合理安排材料的堆放場地。材料堆放應(yīng)整齊有序，分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、檢驗(yàn)狀態(tài)等信息。對于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)材料，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專門存放和管理，設(shè)置明顯的警示標(biāo)志，采取必要的安全防護(hù)措施，確保儲存安全。材料倉庫應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥清潔，做好防潮、防火、防盜、防蟲等措施。定期對倉庫進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理材料損壞、變質(zhì)等問題。建立材料庫存臺賬，定期對庫存材料進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬物相符。對于盤盈盤虧的材料，應(yīng)查明原因，及時(shí)進(jìn)行處理。2.材料發(fā)放項(xiàng)目部應(yīng)建立材料發(fā)放制度，嚴(yán)格按照施工進(jìn)度和實(shí)際需要發(fā)放材料。施工班組領(lǐng)用材料時(shí)，應(yīng)填寫《材料領(lǐng)用單》，注明材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)班組長簽字確認(rèn)后，報(bào)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人審批。倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《材料領(lǐng)用單》的內(nèi)容發(fā)放材料，認(rèn)真核對材料的品種、規(guī)格、數(shù)量，確保發(fā)放材料的準(zhǔn)確性。對于貴重材料和限量使用的材料，應(yīng)實(shí)行限額領(lǐng)料制度。施工班組應(yīng)根據(jù)施工任務(wù)和材料消耗定額，合理領(lǐng)用材料，避免浪費(fèi)。定期對材料發(fā)放情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握材料的使用情況和消耗規(guī)律，為成本控制和材料采購提供依據(jù)。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司應(yīng)建立健全材料采購監(jiān)督機(jī)制，定期對材料采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行、材料的驗(yàn)收與保管、資金的支付與結(jié)算等方面。審計(jì)部門應(yīng)定期對材料采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求，有無違規(guī)違紀(jì)行為。對于監(jiān)督檢查和審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，