PAGE醫(yī)院安全生產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院安全生產(chǎn)檔案管理，確保醫(yī)院安全生產(chǎn)工作的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，有效預(yù)防和減少各類安全事故的發(fā)生，保障醫(yī)院醫(yī)療工作的正常開展和患者、醫(yī)護(hù)人員的生命財(cái)產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及下屬單位在安全生產(chǎn)活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》、《醫(yī)療廢物管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)以及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)安全生產(chǎn)管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院安全生產(chǎn)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理安全生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的各類文件、記錄，確保檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理，保證檔案的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對涉及醫(yī)院機(jī)密和敏感信息的安全生產(chǎn)檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）醫(yī)院安全生產(chǎn)管理委員會1.負(fù)責(zé)制定醫(yī)院安全生產(chǎn)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.定期審查安全生產(chǎn)檔案的整理、歸檔情況，對檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。（二）各科室、部門1.設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本科室、部門安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照醫(yī)院檔案管理制度的要求，及時(shí)將本科室、部門在安全生產(chǎn)活動中形成的各類文件、記錄進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。（三）醫(yī)院檔案室1.負(fù)責(zé)接收各科室、部門移交的安全生產(chǎn)檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.建立健全檔案管理制度，配備必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架，方便查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級報(bào)告。三、檔案分類與編號（一）檔案分類醫(yī)院安全生產(chǎn)檔案分為以下幾類：1.安全生產(chǎn)管理制度類：包括醫(yī)院安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全生產(chǎn)操作規(guī)程、安全生產(chǎn)檢查制度、安全教育培訓(xùn)制度、應(yīng)急預(yù)案等文件。2.安全生產(chǎn)會議記錄類：醫(yī)院安全生產(chǎn)管理委員會會議記錄、安全生產(chǎn)工作例會記錄、專題會議記錄等。3.安全生產(chǎn)檢查與隱患排查類：日常安全檢查記錄、專項(xiàng)安全檢查記錄、隱患排查治理臺賬、整改報(bào)告等。4.安全教育培訓(xùn)類：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核試卷等。5.安全設(shè)施設(shè)備管理類：安全設(shè)施設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測報(bào)告、更新改造記錄等。6.危險(xiǎn)物品管理類：醫(yī)療廢物管理檔案、易燃易爆物品管理檔案、化學(xué)試劑管理檔案等。7.應(yīng)急管理類：應(yīng)急預(yù)案演練記錄、應(yīng)急物資儲備清單、應(yīng)急救援報(bào)告等。8.事故管理類：事故報(bào)告、事故調(diào)查處理記錄、事故統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。9.其他類：與醫(yī)院安全生產(chǎn)相關(guān)的其他文件、記錄。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示，如“AZ”表示安全生產(chǎn)管理制度類，“BH”表示安全生產(chǎn)會議記錄類等。3.流水號：從“001”開始依次編號。例如，2023年安全生產(chǎn)管理制度類的第一份文件編號為“2023AZ001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保安全生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的各類文件、記錄及時(shí)收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合的原則，對于重要文件和緊急事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)收集。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造、損毀。（二）整理要求1.檔案管理員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)按時(shí)間順序排列，同一事件的相關(guān)資料應(yīng)集中在一起。3.對檔案資料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的編號、名稱、日期來源等信息。4.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。五、檔案保管（一）保管場所醫(yī)院檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列上架。（二）保管期限1.安全生產(chǎn)管理制度類文件應(yīng)長期保存。2.安全生產(chǎn)會議記錄類、安全生產(chǎn)檢查與隱患排查類、安全教育培訓(xùn)類、安全設(shè)施設(shè)備管理類、危險(xiǎn)物品管理類、應(yīng)急管理類等檔案資料，根據(jù)其重要性和時(shí)效性，分別確定保管期限，一般為310年。3.事故管理類檔案應(yīng)永久保存。（三）定期清查醫(yī)院檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級報(bào)告。六、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要借閱安全生產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.涉及醫(yī)院機(jī)密和敏感信息的安全生產(chǎn)檔案，需經(jīng)醫(yī)院安全生產(chǎn)管理委員會主任批準(zhǔn)方可借閱。（二）借閱期限一般檔案的借閱期限不得超過15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出醫(yī)院。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（四）檔案利用醫(yī)院應(yīng)積極利用安全生產(chǎn)檔案，為醫(yī)院安全生產(chǎn)管理決策提供依據(jù)，開展安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流等活動。在利用檔案時(shí)，應(yīng)遵循保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)醫(yī)院應(yīng)建立安全生產(chǎn)檔案電子管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲和管理。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理的效率和便捷性。（二）數(shù)據(jù)備份與安全定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。（三）與紙質(zhì)檔案的一致性電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，在檔案整理、編號、編目等方面應(yīng)遵循相同的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)完整準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和歷史背景。八、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。對于涉及醫(yī)院機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自銷毀。（二）銷毀程序1.各科室、部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)醫(yī)院檔案室審核。2.醫(yī)院檔案室對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后報(bào)醫(yī)院安全生產(chǎn)管理委員會批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由醫(yī)院檔案室會同相關(guān)部門共同實(shí)施銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.