2025年檔案知識題庫及答案1.檔案的本質(zhì)屬性是什么？答：原始記錄性。檔案是直接形成的歷史記錄，具有客觀真實性和原始性，這是其區(qū)別于其他文獻資料的本質(zhì)特征，體現(xiàn)了檔案作為歷史憑證和信息資源的核心價值。2.2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》新增了哪些核心內(nèi)容？答：新增內(nèi)容包括：（1）明確電子檔案的法律效力，規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力；（2）強化檔案信息化建設(shè)要求，規(guī)定各級政府應(yīng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃；（3）完善檔案開放利用制度，將檔案封閉期由30年縮短為25年（特殊情況可延長）；（4）增加檔案安全責任條款，明確單位和個人的安全義務(wù)；（5）細化檔案監(jiān)督檢查措施，規(guī)范執(zhí)法程序。3.檔案收集工作的基本原則包括哪些？答：（1）齊全完整原則：確保反映本單位職能活動的文件材料無遺漏，包括紙質(zhì)、電子、聲像等不同載體；（2）及時準確原則：在文件材料形成后規(guī)定時間內(nèi)完成收集，保證文件內(nèi)容、簽署、日期等要素的準確性；（3）注重價值原則：區(qū)分文件的保存價值，優(yōu)先收集具有重要查考、憑證和歷史價值的文件，剔除無保存價值的材料。4.全宗的定義是什么？劃分全宗的主要依據(jù)有哪些？答：全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的全部檔案的總和。劃分全宗的主要依據(jù)包括：（1）立檔單位的獨立性，即是否具有獨立的法人資格或能夠獨立行使職權(quán)；（2）立檔單位職能活動的完整性，即是否能獨立開展主要工作并形成完整的文件材料；（3）立檔單位的歷史延續(xù)性，需考慮其撤銷、合并、分立等變更情況。5.檔案分類方案應(yīng)包含哪些基本要素？答：（1）分類層次：明確一級類、二級類及以下層級的劃分邏輯；（2）分類標準：如按問題、機構(gòu)、年度、文種等單一或綜合標準分類；（3）類目名稱：準確反映類目的內(nèi)容范圍，避免模糊表述；（4）類目代碼：采用數(shù)字或字母等標識，確保唯一性和可擴展性；（5）說明部分：對特殊分類規(guī)則、交叉類目處理方式等進行解釋。6.檔號的結(jié)構(gòu)通常由哪幾部分組成？各部分的作用是什么？答：檔號一般由全宗號、目錄號、案卷號（或件號）、頁號（或件內(nèi)序號）組成。全宗號標識檔案所屬的全宗；目錄號標識全宗內(nèi)不同類別或保管期限的檔案目錄；案卷號（或件號）標識目錄內(nèi)檔案的排列順序；頁號（或件內(nèi)序號）標識案卷或文件內(nèi)頁面的順序。檔號的作用是唯一標識每一份檔案，便于管理、檢索和利用。7.檔案保管期限分為哪幾類？劃分的主要依據(jù)是什么？答：保管期限分為永久、定期（30年、10年）三類。劃分依據(jù)包括：（1）文件內(nèi)容的查考價值，如涉及本單位主要職能、歷史沿革、重大事件的文件應(yīng)永久保存；（2）文件的憑證作用，如合同、協(xié)議、審批文件等具有長期憑證價值的保存30年；（3）文件的參考作用，如一般性通知、簡報等僅需短期參考的保存10年；（4）國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定，如《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的具體要求。8.檔案鑒定工作的基本原則有哪些？答：（1）全面鑒定原則：綜合考慮文件的內(nèi)容、形式、形成背景等多方面因素，避免片面判斷；（2）效益原則：平衡保管成本與利用需求，優(yōu)先保存高價值檔案；（3）歷史觀點原則：從歷史發(fā)展的角度評估文件的長期價值，避免以當前需求替代長遠考量；（4）依法鑒定原則：嚴格依據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準開展鑒定，確保程序規(guī)范。9.檔案庫房“八防”措施具體指什么？答：“八防”是檔案保管的基本安全要求，包括：（1）防火：配置消防設(shè)施，嚴禁明火，定期演練消防預(yù)案；（2）防盜：安裝門禁、監(jiān)控系統(tǒng)，加強庫房出入管理；（3）防光：使用防紫外線窗簾或貼膜，避免強光直射檔案；（4）防潮：安裝除濕機，控制庫房濕度在45%60%；（5）防塵：密封庫房門窗，定期清潔，使用防塵罩；（6）防高溫：安裝空調(diào)，控制溫度在1424℃；（7）防有害生物：投放防蟲藥劑，定期檢查鼠跡、蟲蛀情況；（8）防污染：遠離污染源，使用環(huán)保裝具，避免化學腐蝕。10.電子檔案的“四性檢測”具體指什么？檢測的主要方法有哪些？答：“四性檢測”指對電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測。（1）真實性檢測：通過驗證電子簽名、哈希值（如SHA256）、元數(shù)據(jù)完整性等方法，確認電子檔案未被篡改；（2）完整性檢測：檢查電子檔案的內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、背景信息是否齊全，如文件主體與附件是否完整關(guān)聯(lián)；（3）可用性檢測：測試電子檔案能否被正常讀取、顯示或輸出，確保格式兼容（如PDF/A、OFD）；（4）安全性檢測：評估電子檔案存儲環(huán)境的安全等級，檢查訪問控制、加密措施是否到位，防范數(shù)據(jù)泄露或非法修改。11.電子檔案單套制管理的核心要求是什么？答：（1）僅以電子形式歸檔保存，不再形成或保存紙質(zhì)副本；（2）確保電子檔案的長期可用，需采用開放、通用的格式（如PDF/A、XML），避免依賴特定軟硬件；（3）落實“四性”保障措施，通過技術(shù)手段（如區(qū)塊鏈存證、數(shù)字水?。┖凸芾砹鞒蹋ㄈ缭獢?shù)據(jù)捕獲、定期檢測）確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性；（4）建立電子檔案全生命周期管理機制，覆蓋提供、傳輸、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。12.數(shù)字檔案館（室）的核心功能包括哪些？答：（1）檔案資源數(shù)字化：支持傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和原生電子檔案的直接歸檔；（2）管理系統(tǒng)智能化：具備自動分類、智能檢索、輔助鑒定等功能，提升管理效率；（3）服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化：通過互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)提供在線查詢、遠程利用、專題編研等服務(wù)；（4）安全保障體系化：集成訪問控制、加密存儲、災(zāi)難備份等技術(shù)，確保檔案信息安全；（5）標準規(guī)范統(tǒng)一化：遵循國家和行業(yè)標準（如《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》），實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通和資源共享。13.檔案利用服務(wù)的主要方式有哪些？需遵循哪些基本要求？答：主要方式包括：（1）現(xiàn)場查閱：用戶到檔案部門實地查閱檔案原件或復(fù)制件；（2）遠程利用：通過檔案管理系統(tǒng)在線查詢電子檔案或申請復(fù)制件郵寄；（3）檔案咨詢：為用戶提供檔案內(nèi)容、背景信息等方面的解答；（4）編研服務(wù)：基于檔案資源編制專題資料、年鑒、大事記等二次文獻。基本要求包括：（1）依法開放：對已到開放期限且不涉及國家秘密、個人隱私的檔案及時開放；（2）保障安全：限制查閱范圍，對敏感檔案采取脫敏處理，防止泄露；（3）高效便民：簡化利用流程，提供清晰的檢索工具和指引；（4）記錄利用過程：登記用戶信息、利用內(nèi)容和目的，留存利用痕跡。14.檔案信息化建設(shè)中，如何實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的協(xié)同管理？答：（1）明確歸檔范圍：制定電子檔案與紙質(zhì)檔案的協(xié)同歸檔目錄，對需雙套保存的文件（如重要法律文書）同時歸檔兩種載體；（2）統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標準：確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的元數(shù)據(jù)（如文件標題、形成時間、責任者）一致，便于關(guān)聯(lián)檢索；（3）建立關(guān)聯(lián)標識：在電子檔案管理系統(tǒng)中為紙質(zhì)檔案添加數(shù)字化副本鏈接，或在紙質(zhì)檔案目錄中標注電子檔案的存儲位置；（4）同步更新管理：對電子檔案的修改、銷毀等操作需同步記錄紙質(zhì)檔案的狀態(tài)，避免管理脫節(jié)；（5）差異化保管：電子檔案重點保障長期可用和安全，紙質(zhì)檔案側(cè)重物理防護，根據(jù)載體特性采取針對性保管措施。15.檔案安全事件應(yīng)急處理的主要流程是什么？答：（1）事件發(fā)現(xiàn)安全事件（如檔案丟失、損毀、泄露）后，立即向單位負責人和檔案主管部門報告，說明事件性質(zhì)、影響范圍；（2）現(xiàn)場處置：對未擴散的事件（如局部水浸）采取隔離措施（如轉(zhuǎn)移周邊檔案、使用吸水材料），對已擴散的事件（如網(wǎng)絡(luò)攻擊）關(guān)閉相關(guān)系統(tǒng)，防止損失擴大；（3）損失評估：組織專家核查受影響檔案的數(shù)量、類型及受損程度，判斷是否涉及國家秘密或個人隱私；（4）修復(fù)補救：對物理損毀的檔案進行搶救（如烘干、去污），對電子檔案通過備份恢復(fù)數(shù)據(jù)，對泄露事件采取召回或脫敏處理；（5）總結(jié)改進：分析事件原因，修訂安全管理制度，完善應(yīng)急預(yù)案，開展全員安全培訓。16.涉及國家秘密的檔案管理需遵守哪些特殊規(guī)定？答：（1）定密管理：嚴格按照《國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》確定檔案密級，標注密級和保密期限；（2）保管要求：秘密級、機密級檔案需存放在密碼文件柜中，絕密級檔案需存放在專用保險柜或保密庫房，實行雙人雙鎖管理；（3）利用審批：查閱秘密檔案需經(jīng)本單位負責人批準，絕密檔案需經(jīng)上級主管部門批準，禁止復(fù)制、拍照（特殊情況需履行嚴格手續(xù)）；（4）解密與銷毀：檔案保密期限屆滿或失去保密價值后，按程序解密；銷毀秘密檔案需登記造冊，經(jīng)單位負責人審批，由2名以上人員監(jiān)銷，采用焚燒、粉碎或信息消除等方式確保無法恢復(fù)；（5）網(wǎng)絡(luò)安全：涉及國家秘密的檔案信息系統(tǒng)需符合三級安全等級保護要求，禁止連接互聯(lián)網(wǎng)，采用符合國家保密標準的加密技術(shù)。17.檔案工作人員應(yīng)具備哪些職業(yè)道德和專業(yè)能力？答：職業(yè)道德要求：（1）忠于職守：熱愛檔案事業(yè)，認真履行檔案收集、整理、保管、利用等職責；（2）遵紀守法：嚴格遵守《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)，杜絕檔案損毀、丟失、泄露等行為；（3）嚴守秘密：對工作中接觸的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私嚴格保密，不得擅自傳播；（4）服務(wù)熱情：主動了解用戶需求，提供高效、準確的檔案利用服務(wù)。專業(yè)能力要求：（1）熟悉檔案管理基礎(chǔ)知識：掌握檔案分類、鑒定、保管等業(yè)務(wù)流程；（2）具備信息化技能：熟練使用檔案管理系統(tǒng)，掌握電子檔案管理、數(shù)字化加工等技術(shù)；（3）了解相關(guān)學科知識：如歷史學、文書學、信息管理等，提升檔案編研和開發(fā)能力；（4）具備應(yīng)急處理能力：能快速應(yīng)對檔案安全事件，采取有效措施減少損失。18.企業(yè)檔案管理中，如何做好項目檔案的全過程管理？答：（1）前期介入：在項目立項時，明確檔案管理要求（如歸檔范圍、整理標準），參與項目合同簽訂，將檔案條款納入合同內(nèi)容；（2）同步管理：在項目實施過程中，定期檢查文件材料形成情況，指導(dǎo)項目組及時收集、整理記錄項目審批、設(shè)計、施工、驗收等環(huán)節(jié)的文件；（3）驗收把關(guān)：項目竣工驗收時，檔案部門需對項目檔案進行專項驗收，重點檢查檔案的齊全完整、整理規(guī)范和保管條件，未通過驗收的項目不得交付使用；（4）后期歸檔：項目結(jié)束后，督促項目組在規(guī)定時間內(nèi)（一般為3個月）完成檔案移交，辦理移交手續(xù)，確保檔案完整進入企業(yè)檔案管理體系。19.紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要流程包括哪些步驟？質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)有哪些？答：主要流程：（1）前期準備：制定數(shù)字化方案，確定掃描范圍、分辨率（一般不低于300dpi）、格式（推薦JPEG2000或TIFF）；（2）檔案整理：拆除裝訂物，修復(fù)破損檔案，標注頁碼；（3）掃描處理：使用專業(yè)掃描儀掃描，調(diào)整圖像亮度、對比度，確保清晰；（4）圖像處理：對掃描圖像進行糾偏、去污、拼接等優(yōu)化；（5）數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與檔案目錄關(guān)聯(lián)，存儲至檔案管理系統(tǒng)；（6）數(shù)據(jù)驗收：檢查圖像質(zhì)量（如清晰度、完整性）、掛接準確性和元數(shù)據(jù)完整性；（7）備份保存：對數(shù)字化成果進行異質(zhì)備份（如光盤、磁帶），確保長期保存。質(zhì)量控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)：（1）掃描分辨率和色彩模式的選擇（如文字檔案用黑白二值，圖文檔案用24位彩色）；（2）圖像誤差控制（如傾斜度不超過1°，失真度不超過5%）；（3）元數(shù)據(jù)著錄的準確性（如文件編號、責任者、日期等）；（4）數(shù)據(jù)備份的安全性（需采用離線存儲，定期檢測備份介質(zhì)）。20.檔案編研工作的主要類型和作用是什么？答：主要類型：（1）匯編類：將檔案原文按專題或時間順序匯編成冊（如《XX單位重要文件匯編》）；（2）編寫類：對檔案內(nèi)容進行分析、綜合，形成大事記、組織沿革、專題概要等二次文獻；（3）研究類：基于檔案資源開展歷史考證、經(jīng)驗總結(jié)等深度研究（如《XX行業(yè)發(fā)展歷程研究》）。作用：（1）提升檔案利用效率：通過編研成果簡化用戶檢索過程，提供集中、系統(tǒng)的信息；（2）挖掘檔案價值：將分散的檔案信息轉(zhuǎn)化為知識產(chǎn)品，服務(wù)決策、教育和文化傳承；（3）擴大檔案影響：通過公開出版或內(nèi)部發(fā)行編研成果，提高社會對檔案工作的認知度；（4）保護檔案原件：減少原件查閱頻率，延長檔案使用壽命。21.檔案統(tǒng)計工作的主要內(nèi)容和基本要求是什么？答：主要內(nèi)容：（1）數(shù)量統(tǒng)計：包括檔案總量、各類別檔案數(shù)量、不同載體檔案數(shù)量等；（2）質(zhì)量統(tǒng)計：如完整率（完整檔案占比）、準確率（著錄錯誤率）、破損率（受損檔案占比）；（3）利用統(tǒng)計：記錄查閱次數(shù)、利用人數(shù)、利用效果（如解決問題數(shù)量）；（4）設(shè)施統(tǒng)計：統(tǒng)計庫房面積、裝具數(shù)量、信息化設(shè)備配置情況等。基本要求：（1）準確性：統(tǒng)計數(shù)據(jù)需真實反映檔案管理實際，避免虛報、漏報；（2）及時性：按規(guī)定周期（如年度、季度）完成統(tǒng)計，為管理決策提供實時數(shù)據(jù)；（3）規(guī)范性：遵循《檔案統(tǒng)計工作暫行規(guī)定》，統(tǒng)一統(tǒng)計指標和口徑；（4）分析性：對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行對比、趨勢分析，發(fā)現(xiàn)管理中的問題并提出改進措施。22.檔案銷毀工作的程序包括哪些步驟？需注意哪些問題？答：程序：（1）鑒定登記：由檔案部門會同業(yè)務(wù)部門對擬銷毀檔案進行鑒定，登記造冊（注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因）；（2）審批備案：銷毀清冊需經(jīng)單位負責人審核簽字，向檔案主管部門備案（重要單位需報上級批準）；（3）安全銷毀：選擇符合環(huán)保要求的場所，采用焚燒、粉碎（紙質(zhì)檔案）或數(shù)據(jù)擦除（電子檔案）等方式銷毀，確保無法恢復(fù)；（4）記錄歸檔：銷毀過程需由2名以上人員監(jiān)銷，填寫銷毀記錄，與銷毀清冊一并歸檔保存。注意問題：（1）禁止銷毀未過保管期限或仍有利用價值的檔案；（2）涉及國家秘密、個人隱私的檔案需采取更嚴格的銷毀方式（如專業(yè)保密銷毀機構(gòu)處理）；（3）電子檔案銷毀需徹底清除存儲介質(zhì)中的數(shù)據(jù)，必要時物理損毀存儲設(shè)備；（4）銷毀后需檢查銷毀效果，確保無遺漏。23.聲像檔案的歸檔范圍包括哪些？保管要求有哪些？答：歸檔范圍：（1）照片檔案：反映本單位重要活動、重大事件、主要成就的照片（包括底片、數(shù)碼照片）；（2）錄音檔案：重要會議、訪談、講座的錄音資料（如磁帶、CD、WAV格式文件）；（3）錄像檔案：重大活動、工程記錄的視頻資料（如錄像帶、MP4、MOV格式文件）；（4）其他聲像材料：如縮微膠片、數(shù)字電影文件等。保管要求：（1）載體保護：照片底片需存放在防磁、防潮的專用盒中，數(shù)碼照片需定期拷貝至新存儲介質(zhì)；（2）環(huán)境控制：聲像檔案庫房溫度應(yīng)控制在1824℃，濕度30%50%（照片）或20%30%（磁帶）；（3）著錄要求：標注聲像檔案的時間、地點、人物、事件等元數(shù)據(jù)，建立索引目錄；（4）數(shù)字化轉(zhuǎn)換：對傳統(tǒng)載體聲像檔案進行數(shù)字化備份，延長保存壽命；（5）利用限制：拷貝使用時需用母盤復(fù)制，避免直接使用原件，防止磨損。24.檔案信息化建設(shè)中，如何保障電子檔案