項(xiàng)目檔案歸檔管理制度項(xiàng)目檔案歸檔管理制度一、總則為了加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用項(xiàng)目檔案，更好地為公司的各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本項(xiàng)目檔案歸檔管理制度。項(xiàng)目檔案是指公司在項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收等全過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括文字、圖紙、圖表、聲像等。項(xiàng)目檔案是公司項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，是公司資產(chǎn)的重要組成部分，對(duì)于項(xiàng)目的維護(hù)、改造、擴(kuò)建以及技術(shù)創(chuàng)新等具有重要的參考價(jià)值。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)公司項(xiàng)目檔案的歸檔管理工作。其主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司項(xiàng)目檔案歸檔管理的規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。組織開展項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。對(duì)公司各部門和項(xiàng)目組的檔案歸檔工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和考核。負(fù)責(zé)接收、整理、保管和提供利用公司的項(xiàng)目檔案。定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。2.項(xiàng)目部門項(xiàng)目部門是項(xiàng)目檔案形成的直接責(zé)任部門，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步審核工作。其主要職責(zé)包括：按照公司項(xiàng)目檔案歸檔管理的規(guī)章制度，明確項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的日常管理工作。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各種文件材料，并進(jìn)行初步審核，確保文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。項(xiàng)目完成后，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將項(xiàng)目檔案移交公司檔案管理部門。3.其他相關(guān)部門公司其他相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等）應(yīng)配合項(xiàng)目部門和檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的歸檔管理工作。具體職責(zé)如下：財(cái)務(wù)部門應(yīng)在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)結(jié)算時(shí)，向項(xiàng)目部門提供與項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)有關(guān)的文件材料，如經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算報(bào)告等。技術(shù)部門應(yīng)在項(xiàng)目技術(shù)研發(fā)、技術(shù)改造等過程中，及時(shí)向項(xiàng)目部門提供相關(guān)的技術(shù)文件材料，如技術(shù)方案、技術(shù)報(bào)告等。三、項(xiàng)目檔案的收集1.收集范圍項(xiàng)目檔案的收集范圍包括項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各種文件材料，具體如下：立項(xiàng)文件：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告及批復(fù)、項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、項(xiàng)目任務(wù)書等。設(shè)計(jì)文件：項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。施工文件：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。設(shè)備文件：設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備使用說明書、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄等?？⒐を?yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。其他文件：與項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來往信函、審計(jì)報(bào)告等。2.收集方法建立文件收集清單：項(xiàng)目部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和實(shí)際情況，制定詳細(xì)的文件收集清單，明確需要收集的文件材料的名稱、來源、時(shí)間等信息。定期收集：項(xiàng)目部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，定期（如每周或每月）對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料進(jìn)行收集和整理。及時(shí)收集：對(duì)于一些重要的文件材料，如設(shè)計(jì)變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)收集，確保文件材料的時(shí)效性。補(bǔ)充收集：在項(xiàng)目檔案歸檔過程中，如發(fā)現(xiàn)有遺漏的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充收集。四、項(xiàng)目檔案的整理1.整理原則項(xiàng)目檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。具體原則如下：分類整理：按照項(xiàng)目檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將其分為不同的類別，如立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件等。按時(shí)間順序整理：對(duì)于同一類別的文件材料，應(yīng)按照其形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。保持文件材料的完整性：在整理過程中，應(yīng)確保文件材料的完整性，不得隨意丟棄或損壞文件材料。2.整理方法文件材料的裝訂：對(duì)于紙質(zhì)文件材料，應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保文件材料的牢固性。文件材料的編號(hào)：對(duì)于裝訂好的文件材料，應(yīng)按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。文件材料的裝盒：將編號(hào)后的文件材料裝入檔案盒中，并在檔案盒上注明項(xiàng)目名稱、檔案類別、起止時(shí)間等信息。五、項(xiàng)目檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。對(duì)于一些大型項(xiàng)目或復(fù)雜項(xiàng)目，歸檔時(shí)間可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)月。2.歸檔要求項(xiàng)目檔案應(yīng)齊全完整，包括項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各種文件材料。項(xiàng)目檔案應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的規(guī)定。項(xiàng)目檔案應(yīng)裝訂整齊，編號(hào)清晰，便于管理和查找。項(xiàng)目檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在光盤或移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并與紙質(zhì)檔案保持一致。3.歸檔流程項(xiàng)目部門在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，按照本制度的要求，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、整理和初步審核。項(xiàng)目部門將初步審核后的項(xiàng)目檔案移交公司檔案管理部門，并填寫《項(xiàng)目檔案移交清單》。檔案管理部門對(duì)項(xiàng)目部門移交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目部門進(jìn)行整改。審核通過后，檔案管理部門將項(xiàng)目檔案進(jìn)行正式歸檔，并建立項(xiàng)目檔案目錄。六、項(xiàng)目檔案的保管1.保管條件公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于保管項(xiàng)目檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保項(xiàng)目檔案的安全。2.保管期限項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況確定。永久保管：涉及公司重大決策、重要技術(shù)研發(fā)、重要項(xiàng)目建設(shè)等方面的項(xiàng)目檔案，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年以上的項(xiàng)目檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。短期保管：保管期限為[X]年以下的項(xiàng)目檔案，應(yīng)短期保管。3.保管方式紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照項(xiàng)目名稱和檔案類別進(jìn)行分類存放。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在光盤或移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、項(xiàng)目檔案的利用1.利用原則項(xiàng)目檔案的利用應(yīng)遵循合法、安全、方便的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。2.利用方式查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。復(fù)制：如需復(fù)制項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)注明復(fù)制日期和用途。借閱：因工作需要借閱項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用權(quán)限公司內(nèi)部人員查閱、復(fù)制和借閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定辦理手續(xù)，不得擅自將項(xiàng)目檔案帶出檔案庫(kù)房。公司外部人員因工作需要查閱、復(fù)制和借閱項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。八、項(xiàng)目檔案的鑒定和銷毀1.鑒定工作公司檔案管理部門應(yīng)定期（如每[X]年）對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定工作。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同項(xiàng)目部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)項(xiàng)目檔案的保管期限、保存價(jià)值等進(jìn)行全面審查。2.銷毀工作經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)遵循以下程序：檔案管理部門提出銷毀意見，編制《項(xiàng)目檔案銷毀清冊(cè)》?！俄?xiàng)目檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《項(xiàng)目檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門和項(xiàng)目組的項(xiàng)目檔案歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等方面。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.