公司印鑑登記制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)企業(yè)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國(guó)家法律法規(guī)，參照行業(yè)最佳實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)及集團(tuán)母公司相關(guān)管理要求，結(jié)合公司實(shí)際情況制定。旨在規(guī)范公司印章管理行為，防控印章使用過程中的專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，確保印章管理的合規(guī)性、安全性與有效性，維護(hù)公司合法權(quán)益。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。公司所有印章的制作、保管、使用、登記、變更及銷毀等環(huán)節(jié)均須嚴(yán)格遵守本制度。業(yè)務(wù)場(chǎng)景包括但不限于合同簽訂、文件簽署、證照辦理、資金支付、對(duì)外宣傳等涉及印章使用的活動(dòng)。第三條本制度下列術(shù)語含義：（一）“印章專項(xiàng)管理”指公司對(duì)印章的全面管理活動(dòng)，包括印章的申請(qǐng)、刻制、保管、使用、登記、變更、銷毀等全生命周期管理，以及相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)監(jiān)督。（二）“印章使用風(fēng)險(xiǎn)”指因印章管理不善或違規(guī)使用可能導(dǎo)致的法律糾紛、財(cái)產(chǎn)損失、聲譽(yù)損害等潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）“合規(guī)審查”指對(duì)印章使用申請(qǐng)的合法性、必要性、合規(guī)性進(jìn)行的內(nèi)部審核與批準(zhǔn)程序。（四）“責(zé)任到人”指明確印章管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保每一項(xiàng)管理職責(zé)落實(shí)到具體部門或崗位。第四條印章專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：印章管理覆蓋公司所有印章類型及使用場(chǎng)景，不留管理空白。（二）責(zé)任到人：明確各級(jí)管理者的印章使用審批權(quán)責(zé)，確保管理鏈條閉環(huán)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦印章使用風(fēng)險(xiǎn)防控，強(qiáng)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估印章管理效果，優(yōu)化管理機(jī)制與流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司印章管理負(fù)總責(zé)，對(duì)印章專項(xiàng)管理工作的合規(guī)性、安全性承擔(dān)最終責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)印章管理工作負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)組織落實(shí)專項(xiàng)管理制度，協(xié)調(diào)解決管理中的重大問題。第六條公司設(shè)立印章專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括法務(wù)合規(guī)部、綜合辦公室、財(cái)務(wù)部、內(nèi)審部等部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司印章專項(xiàng)管理工作，制定印章管理政策與標(biāo)準(zhǔn)。（二）審議重大印章使用事項(xiàng)，對(duì)印章管理制度進(jìn)行決策審批。（三）監(jiān)督印章管理工作的執(zhí)行情況，定期開展管理效果評(píng)估。第七條法務(wù)合規(guī)部作為印章專項(xiàng)管理的牽頭部門，職責(zé)包括：（一）組織制定和修訂印章管理制度，統(tǒng)籌管理印章的申請(qǐng)、刻制、保管等環(huán)節(jié)。（二）定期開展印章使用風(fēng)險(xiǎn)排查，審核印章使用申請(qǐng)的合規(guī)性。（三）監(jiān)督印章保管與使用情況，對(duì)違規(guī)行為提出處理建議。第八條綜合辦公室作為印章使用的專責(zé)部門，職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)印章的日常保管、使用登記、保管交接等工作。（二）優(yōu)化印章使用流程，推廣電子印章等新型印章應(yīng)用。（三）配合法務(wù)合規(guī)部開展印章管理培訓(xùn)，提升員工合規(guī)意識(shí)。第九條各部門及下屬單位作為印章使用的業(yè)務(wù)部門，職責(zé)包括：（一）落實(shí)本領(lǐng)域印章使用要求，開展印章使用需求申請(qǐng)與審批。（二）監(jiān)督員工印章使用行為，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)操作。（三）配合領(lǐng)導(dǎo)小組開展印章管理專項(xiàng)檢查，整改管理漏洞。第十條基層執(zhí)行崗位員工作為印章使用的操作主體，職責(zé)包括：（一）嚴(yán)格履行印章使用審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用印章。（二）規(guī)范填寫印章使用登記表，確保使用記錄完整準(zhǔn)確。（三）發(fā)現(xiàn)印章異常情況立即上報(bào)，履行風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告義務(wù)。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條印章申請(qǐng)與刻制管理：（一）印章刻制須符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定，需提交書面申請(qǐng)，說明刻制原因、印章規(guī)格及使用范圍。（二）禁止擅自刻制印章，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)不得委托外部機(jī)構(gòu)刻制。（三）印章刻制完成后，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)合規(guī)部備案，并移交綜合辦公室統(tǒng)一保管。第十二條印章保管與交接管理：（一）印章保管須實(shí)行雙人雙鎖制度，保管人不得擅自離崗或擅自移交印章。（二）印章交接須填寫交接記錄，注明交接時(shí)間、印章名稱及交接雙方簽字。（三）印章保管人離崗前須辦理交接手續(xù)，綜合辦公室進(jìn)行離崗審計(jì)。第十三條印章使用審批管理：（一）印章使用須遵循分級(jí)審批原則，一般文件使用由部門負(fù)責(zé)人審批，重大事項(xiàng)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）印章使用申請(qǐng)須填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、印章名稱、使用時(shí)間及經(jīng)辦人。（三）未經(jīng)審批不得擅自使用印章，審批人需對(duì)印章使用行為的合規(guī)性負(fù)責(zé)。第十四條印章使用登記管理：（一）綜合辦公室須建立印章使用登記臺(tái)賬，記錄使用時(shí)間、印章名稱、使用事由、經(jīng)辦人及審批人。（二）印章使用登記須實(shí)時(shí)更新，確保記錄與實(shí)際使用情況一致。（三）登記臺(tái)賬定期歸檔，存檔期限不少于三年。第十五條電子印章管理：（一）電子印章須與實(shí)體印章同等管理，使用前需經(jīng)審批并登記。（二）電子印章保管須采取加密存儲(chǔ)措施，防止未經(jīng)授權(quán)訪問。（三）電子印章使用后須自動(dòng)生成使用記錄，并納入臺(tái)賬管理。第十六條印章變更與銷毀管理：（一）印章名稱、規(guī)格等變更須提交書面申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后方可變更。（二）印章銷毀須填寫銷毀記錄，注明銷毀時(shí)間、印章名稱及經(jīng)辦人。（三）銷毀過程須兩人以上監(jiān)銷，確保印章被徹底銷毀。第十七條印章使用禁止性行為：（一）嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自使用印章，嚴(yán)禁越權(quán)審批印章使用申請(qǐng)。（二）嚴(yán)禁將印章交由非授權(quán)人員保管或使用，嚴(yán)禁印章借出。（三）嚴(yán)禁偽造印章或以印章名義從事違規(guī)活動(dòng)，嚴(yán)禁印章與空白文件結(jié)合使用。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）法務(wù)合規(guī)部每年對(duì)印章管理制度進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時(shí)修訂。（二）重大印章管理問題需啟動(dòng)制度修訂程序，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后方可實(shí)施。（三）制度修訂后須及時(shí)發(fā)布，并組織全員培訓(xùn)。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）綜合辦公室每季度開展印章使用風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注重大事項(xiàng)印章使用情況。（二）法務(wù)合規(guī)部對(duì)風(fēng)險(xiǎn)排查結(jié)果進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知。（三）高風(fēng)險(xiǎn)印章使用需增加審批層級(jí)，并加強(qiáng)事后監(jiān)督。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：（一）印章使用申請(qǐng)須經(jīng)合規(guī)審查，未經(jīng)審查不得使用印章。（二）審查內(nèi)容包括使用事由的合法性、審批程序的合規(guī)性、使用記錄的完整性。（三）審查不通過的申請(qǐng)須退回，并說明理由。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)事件由綜合辦公室牽頭處置，重大風(fēng)險(xiǎn)事件由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌處置。（二）風(fēng)險(xiǎn)事件處置須制定應(yīng)急預(yù)案，明確處置流程、責(zé)任協(xié)同及上報(bào)要求。（三）處置完畢后須形成報(bào)告，并納入管理檔案。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)使用印章視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、降職等處分，構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)處理。（二）責(zé)任追究需依據(jù)制度規(guī)定，做到事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿、程序正當(dāng)。（三）追究結(jié)果與績(jī)效考核掛鉤，并通報(bào)相關(guān)部門。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年對(duì)印章管理制度有效性進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)考核制度執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)防控效果等指標(biāo)。（二）評(píng)估結(jié)果用于優(yōu)化管理流程，完善印章管理機(jī)制。（三）評(píng)估報(bào)告須向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)，并抄送相關(guān)部門。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部須履行印章管理推進(jìn)責(zé)任，定期檢查制度執(zhí)行情況。（二）法務(wù)合規(guī)部牽頭協(xié)調(diào)印章管理工作，確保制度落實(shí)到位。（三）綜合辦公室具體實(shí)施印章管理，提供技術(shù)支持與保障。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將印章管理情況納入部門年度考核，考核結(jié)果與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤。（二）對(duì)印章管理優(yōu)秀部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)管理失職的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。（三）考核結(jié)果用于優(yōu)化印章管理激勵(lì)機(jī)制，提升全員合規(guī)意識(shí)。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）法務(wù)合規(guī)部每年開展印章管理培訓(xùn)，覆蓋管理層及一線員工。（二）培訓(xùn)內(nèi)容包括制度規(guī)定、風(fēng)險(xiǎn)防控、操作規(guī)范等。（三）培訓(xùn)結(jié)束后組織考核，確保全員掌握印章管理要求。第二十七條信息化支撐：（一）通過印章管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)印章使用流程自動(dòng)化，實(shí)時(shí)監(jiān)控印章使用情況。（二）系統(tǒng)須具備防篡改功能，確保使用記錄不可篡改。（三）系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。第二十八條文化建設(shè)：（一）發(fā)布印章管理合規(guī)手冊(cè)，明確印章使用紅線與底線。（二）組織全員簽訂合規(guī)承諾書，強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)。（三）通過宣傳欄、內(nèi)部平臺(tái)等方式，營(yíng)造全員合規(guī)氛圍。第二十九條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件須第一時(shí)間上報(bào)