PAGE藥品貨款結(jié)算財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司藥品貨款結(jié)算流程，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，保障公司資金的合理流動(dòng)，維護(hù)公司與供應(yīng)商及客戶的良好合作關(guān)系，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及藥品采購(gòu)、銷售業(yè)務(wù)過(guò)程中的貨款結(jié)算活動(dòng)，包括但不限于藥品采購(gòu)貨款支付、藥品銷售貨款收取、往來(lái)款項(xiàng)核對(duì)與清理等相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及相關(guān)行業(yè)監(jiān)管要求，確保藥品貨款結(jié)算活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)人員應(yīng)準(zhǔn)確記錄每一筆藥品貨款的結(jié)算信息，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，為公司決策提供可靠依據(jù)。3.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)進(jìn)行貨款結(jié)算操作，避免逾期付款或收款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信用。4.安全性原則：加強(qiáng)對(duì)藥品貨款結(jié)算過(guò)程中資金、票據(jù)、信息等方面的安全管理，防止出現(xiàn)資金損失、票據(jù)遺失、信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)。5.明晰性原則：結(jié)算流程和財(cái)務(wù)處理應(yīng)清晰明了，便于相關(guān)人員理解和操作，確保各環(huán)節(jié)責(zé)任明確，避免出現(xiàn)混亂和差錯(cuò)。二、藥品采購(gòu)貨款結(jié)算（一）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)在與供應(yīng)商簽訂藥品采購(gòu)合同前，應(yīng)仔細(xì)審核合同條款，重點(diǎn)關(guān)注貨款結(jié)算方式、結(jié)算周期、付款條件、違約責(zé)任等相關(guān)內(nèi)容。確保合同條款符合公司利益和財(cái)務(wù)制度要求，并提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)合同中的結(jié)算條款進(jìn)行審核，從財(cái)務(wù)角度評(píng)估其合理性、合規(guī)性以及對(duì)公司資金流的影響。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通協(xié)商，提出修改建議，確保合同結(jié)算條款清晰明確、風(fēng)險(xiǎn)可控。（二）到貨驗(yàn)收1.藥品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的藥品，由驗(yàn)收人員填寫(xiě)驗(yàn)收單，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單應(yīng)詳細(xì)記錄藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期等信息。2.采購(gòu)部門(mén)將驗(yàn)收合格的藥品驗(yàn)收單及相關(guān)發(fā)票等資料提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)驗(yàn)收單與采購(gòu)合同的一致性，確保所采購(gòu)藥品的品種、數(shù)量、價(jià)格等與合同約定相符。（三）貨款支付1.支付申請(qǐng)：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單等資料，在規(guī)定的結(jié)算周期內(nèi)，審核采購(gòu)部門(mén)提交的貨款支付申請(qǐng)。支付申請(qǐng)應(yīng)注明供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、支付金額、付款方式等詳細(xì)信息，并由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核審批：財(cái)務(wù)人員對(duì)支付申請(qǐng)進(jìn)行初審，核對(duì)相關(guān)資料的完整性和準(zhǔn)確性，并對(duì)付款金額進(jìn)行再次核算。初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)公司資金狀況、合同約定等因素進(jìn)行綜合審批，確保付款符合公司利益和財(cái)務(wù)規(guī)定。3.支付操作：經(jīng)審批同意支付的貨款，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式進(jìn)行支付操作。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)收款單位名稱、賬號(hào)、開(kāi)戶行等信息，并確保轉(zhuǎn)賬金額準(zhǔn)確無(wú)誤。支付完成后，及時(shí)登記銀行日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬，更新財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。（四）特殊情況處理1.若因質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等原因?qū)е滦枰鄢浛罨蜓舆t支付貨款的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得相關(guān)證明文件。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)協(xié)商結(jié)果和證明文件進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.對(duì)于已支付貨款但發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問(wèn)題需要退貨或換貨的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系辦理退貨或換貨手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)退貨或換貨情況，調(diào)整相應(yīng)的應(yīng)付賬款和庫(kù)存商品等科目，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。同時(shí)，關(guān)注退款的收回情況，確保資金安全。三、藥品銷售貨款結(jié)算（一）銷售合同簽訂1.銷售部門(mén)在與客戶簽訂藥品銷售合同前，應(yīng)明確貨款結(jié)算方式、結(jié)算周期、收款條件、違約責(zé)任等相關(guān)條款，并提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)銷售合同中的結(jié)算條款進(jìn)行審核，評(píng)估其對(duì)公司資金回籠的影響以及風(fēng)險(xiǎn)程度。審核重點(diǎn)包括結(jié)算方式的合理性、收款時(shí)間節(jié)點(diǎn)的明確性、違約責(zé)任的可操作性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與銷售部門(mén)溝通協(xié)商，提出修改意見(jiàn)，確保合同結(jié)算條款符合公司利益和財(cái)務(wù)制度要求。（二）發(fā)貨與開(kāi)票1.銷售部門(mén)根據(jù)銷售合同安排藥品發(fā)貨，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)具發(fā)票。財(cái)務(wù)部門(mén)在開(kāi)具發(fā)票前，應(yīng)核對(duì)銷售合同、發(fā)貨單等相關(guān)資料，確保發(fā)票開(kāi)具信息準(zhǔn)確無(wú)誤，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、客戶名稱等。2.發(fā)票開(kāi)具后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將發(fā)票聯(lián)交付給客戶，并做好發(fā)票開(kāi)具記錄。同時(shí)，按照稅務(wù)法規(guī)要求，妥善保管發(fā)票存根聯(lián)等相關(guān)資料，以備稅務(wù)檢查。（三）貨款收取1.收款跟蹤：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立貨款收款跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆銷售業(yè)務(wù)的發(fā)貨時(shí)間、開(kāi)票時(shí)間、收款期限、實(shí)際收款日期等信息。定期對(duì)收款情況進(jìn)行跟蹤分析，及時(shí)提醒銷售部門(mén)關(guān)注逾期未收款客戶，并與客戶溝通協(xié)商收款事宜。2.收款方式：根據(jù)銷售合同約定的收款方式，財(cái)務(wù)部門(mén)及時(shí)辦理貨款收取手續(xù)。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式收款，應(yīng)及時(shí)核對(duì)到賬金額，并與銷售臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。如采用現(xiàn)金收款，應(yīng)確保現(xiàn)金及時(shí)繳存銀行，并做好現(xiàn)金收款記錄。3.應(yīng)收賬款管理：財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，對(duì)于逾期未收款的客戶，應(yīng)及時(shí)與銷售部門(mén)溝通，共同制定催收措施。對(duì)于長(zhǎng)期拖欠貨款的客戶，應(yīng)采取法律手段等方式進(jìn)行追款，確保公司資金及時(shí)回籠，減少壞賬損失。（四）特殊情況處理1.若客戶因資金困難等原因申請(qǐng)延期付款，銷售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，并取得客戶的書(shū)面申請(qǐng)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司資金狀況和客戶信用情況，決定是否同意延期付款申請(qǐng)。如同意延期付款，應(yīng)在應(yīng)收賬款臺(tái)賬中做好記錄，并跟蹤客戶還款情況。2.對(duì)于銷售退回或折讓的情況，銷售部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，并通知財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)銷售退回或折讓的實(shí)際情況，調(diào)整相應(yīng)的銷售收入、應(yīng)收賬款等科目，并確保相關(guān)稅務(wù)處理符合規(guī)定。同時(shí)，關(guān)注退款的支付情況，確保資金安全。四、往來(lái)款項(xiàng)核對(duì)與清理（一）定期核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門(mén)每月末應(yīng)對(duì)藥品采購(gòu)和銷售業(yè)務(wù)的往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行全面核對(duì)，包括應(yīng)付賬款與供應(yīng)商的往來(lái)核對(duì)、應(yīng)收賬款與客戶的往來(lái)核對(duì)等。核對(duì)內(nèi)容包括往來(lái)款項(xiàng)的金額、發(fā)生時(shí)間、結(jié)算方式、余額等信息。2.在核對(duì)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)差異或問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)溝通核實(shí)，查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整或說(shuō)明。確保往來(lái)款項(xiàng)賬目清晰、準(zhǔn)確，賬實(shí)相符。（二）清理措施1.對(duì)于長(zhǎng)期掛賬的往來(lái)款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行清理。對(duì)于確實(shí)無(wú)法支付的應(yīng)付賬款，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行核銷處理，并做好相關(guān)賬務(wù)處理和稅務(wù)申報(bào)工作。2.對(duì)于逾期未收回的應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)協(xié)同銷售部門(mén)加大催收力度。通過(guò)電話催收、函件催收、上門(mén)催收等方式，積極與客戶溝通協(xié)商還款事宜。對(duì)于經(jīng)多次催收仍無(wú)法收回的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)評(píng)估壞賬風(fēng)險(xiǎn)，按照公司壞賬準(zhǔn)備計(jì)提政策計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行壞賬核銷處理。（三）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)藥品貨款結(jié)算財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查往來(lái)款項(xiàng)核對(duì)與清理工作是否規(guī)范、有效。2.審計(jì)部門(mén)在審計(jì)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)存在違反財(cái)務(wù)制度、導(dǎo)致往來(lái)款項(xiàng)管理混亂等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。確保公司藥品貨款結(jié)算財(cái)務(wù)制度的嚴(yán)格執(zhí)行，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。五、財(cái)務(wù)信息管理與保密（一）信息記錄與存檔1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)妥善記錄藥品貨款結(jié)算過(guò)程中的各類財(cái)務(wù)信息，包括采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證、收款記錄、往來(lái)款項(xiàng)核對(duì)資料等。確保財(cái)務(wù)信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存檔。2.財(cái)務(wù)信息的記錄應(yīng)采用電子和紙質(zhì)雙重備份方式，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，防止信息泄露。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在安全、防火、防潮的檔案柜中，便于查閱和管理。（二）信息保密1.參與藥品貨款結(jié)算工作的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的信息保密制度，不得擅自泄露涉及公司藥品貨款結(jié)算的財(cái)務(wù)信息、客戶信息、供應(yīng)商信息等。2.財(cái)務(wù)信息的查閱和使用應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批程序，僅限于與藥品貨款結(jié)算工作相關(guān)的人員在其工作職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行查閱和使用。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自查閱、復(fù)制或傳播公司財(cái)務(wù)信息。3.對(duì)于因工作需要接觸到公司財(cái)務(wù)信息的外部人員，如審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。在提供財(cái)務(wù)信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保信息提供的安全性和可控性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)藥品貨款結(jié)算財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期審計(jì)監(jiān)督，檢查財(cái)務(wù)部門(mén)在貨款結(jié)算過(guò)程中的操作流程是否合規(guī)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、往來(lái)款項(xiàng)管理是否規(guī)范等。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃和審計(jì)方案，通過(guò)查閱財(cái)務(wù)憑證、核對(duì)賬目、實(shí)地走訪等方式進(jìn)行審計(jì)工作。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)出具審計(jì)報(bào)告，并提出整改建議，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改落實(shí)。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合國(guó)家相關(guān)監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如稅務(wù)機(jī)關(guān)、藥品監(jiān)管部門(mén)等。按照要求及時(shí)提供藥品貨款結(jié)算相關(guān)的財(cái)務(wù)資料和信息，確保公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合法合規(guī)。2.對(duì)于監(jiān)管部門(mén)提出的問(wèn)題和整改要求，公司應(yīng)高度重視，認(rèn)真組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并及時(shí)將整改情況反饋給監(jiān)管部門(mén)。同時(shí)，根據(jù)監(jiān)管要求不斷完善公司藥品貨款結(jié)算財(cái)務(wù)制度，提高財(cái)務(wù)管理水平。七、附則（一）制度解釋本制度由公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇有制度條款理解不一致或需要進(jìn)一步明確的問(wèn)題，由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一解釋和說(shuō)明。（二