分包辦公室制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國合同法》及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理的要求，以及公司為規(guī)范分包行為、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、提升管理效能的內(nèi)部需求，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋所有涉及分包辦公室設(shè)立、使用、管理的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包括但不限于工程建設(shè)、設(shè)備租賃、技術(shù)服務(wù)等領(lǐng)域的第三方辦公場(chǎng)所協(xié)調(diào)與管理。第三條本制度中下列術(shù)語含義：（一）“分包辦公室專項(xiàng)管理”指公司對(duì)分包方使用或管理的臨時(shí)辦公場(chǎng)所的合規(guī)性、安全性、規(guī)范性進(jìn)行全過程監(jiān)督和控制的活動(dòng)。（二）“專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)”指分包辦公室在使用過程中可能出現(xiàn)的法律糾紛、安全責(zé)任、信息泄露、資源浪費(fèi)等潛在危害。（三）“XX合規(guī)”指分包辦公室的設(shè)立、運(yùn)營、撤場(chǎng)等環(huán)節(jié)必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部規(guī)章的強(qiáng)制性要求。第四條分包辦公室專項(xiàng)管理遵循以下原則：（一）全面覆蓋原則，確保所有分包行為均納入制度管理范圍；（二）責(zé)任到人原則，明確各層級(jí)管理主體的職責(zé)權(quán)限；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則，重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)并強(qiáng)化防控；（四）持續(xù)改進(jìn)原則，動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理機(jī)制以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)分包辦公室專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)最終決策與監(jiān)督責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)制度落實(shí)。第六條設(shè)立分包辦公室專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層管理人員、法務(wù)合規(guī)部、項(xiàng)目管理部、安全管理部等關(guān)鍵部門負(fù)責(zé)人組成，職責(zé)包括：（一）制定與調(diào)整專項(xiàng)管理制度；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門管理事務(wù)；（三）審批重大分包辦公室設(shè)立申請(qǐng)；（四）監(jiān)督考核專項(xiàng)管理成效。第七條明確三類主體職責(zé)分工：（一）牽頭部門（法務(wù)合規(guī)部）：負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫，并組織年度評(píng)估；（二）專責(zé)部門（項(xiàng)目管理部、安全管理部）：分別負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)處置及日常安全檢查；（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)本領(lǐng)域?qū)ｍ?xiàng)管理要求，開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，定期提交管理報(bào)告。第八條基層執(zhí)行崗（項(xiàng)目經(jīng)理、現(xiàn)場(chǎng)管理員等）須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書；（二）及時(shí)上報(bào)異常情況或潛在風(fēng)險(xiǎn)；（三）執(zhí)行專項(xiàng)管理流程與標(biāo)準(zhǔn)；（四）參與相關(guān)培訓(xùn)并考核合格。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條分包辦公室選址與租賃環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)先選擇符合消防安全、環(huán)保要求、交通便利的場(chǎng)所；簽訂租賃協(xié)議前完成實(shí)地勘察與合規(guī)審核。（二）禁止行為：嚴(yán)禁選擇存在產(chǎn)權(quán)糾紛或安全隱患的場(chǎng)所；禁止向不具備資質(zhì)的第三方租賃。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：重點(diǎn)排查房屋結(jié)構(gòu)安全、消防設(shè)施完備性、周邊治安環(huán)境。第十條分包辦公室裝修與布置環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：遵循“實(shí)用、安全、環(huán)?！痹瓌t，滿足辦公基本需求，符合國家《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》；（二）禁止行為：嚴(yán)禁使用易燃材料、違規(guī)改動(dòng)承重結(jié)構(gòu)；禁止超范圍布置非辦公用途設(shè)備。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：監(jiān)督施工資質(zhì)合規(guī)性、材料檢測(cè)報(bào)告有效性。第十一條分包辦公室人員管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：明確分包方人員資質(zhì)要求，簽訂《人員管理協(xié)議》，建立進(jìn)場(chǎng)人員臺(tái)賬；（二）禁止行為：嚴(yán)禁擅自增加人員、藏匿非授權(quán)人員；禁止將辦公場(chǎng)所挪作他用。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：核對(duì)人員身份證明、監(jiān)督考勤記錄真實(shí)性。第十二條分包辦公室設(shè)備與物資管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)備采購需符合招標(biāo)要求，物資使用須遵循領(lǐng)用登記制度；（二）禁止行為：嚴(yán)禁采購假冒偽劣產(chǎn)品、違規(guī)轉(zhuǎn)移公司資產(chǎn)；禁止將物資用于非辦公目的。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：抽查設(shè)備三包憑證、物資出入庫記錄。第十三條分包辦公室信息安全環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：配置必要的安全防護(hù)設(shè)施，明確保密文件管理流程；（二）禁止行為：嚴(yán)禁違規(guī)存儲(chǔ)涉密信息、擅自連接公共網(wǎng)絡(luò)；禁止外借辦公設(shè)備。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：檢查保密協(xié)議簽署情況、監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)。第十四條分包辦公室費(fèi)用管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格按合同約定支付租金及附加費(fèi)用，費(fèi)用支出需經(jīng)審批；（二）禁止行為：嚴(yán)禁虛構(gòu)費(fèi)用、超預(yù)算支出；禁止挪用公款支付租賃款項(xiàng)。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：審核付款憑證完整性、核對(duì)合同約定條款。第十五條分包辦公室撤場(chǎng)管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：按合同約定完成撤場(chǎng)，清點(diǎn)物資并移交場(chǎng)地；（二）禁止行為：嚴(yán)禁帶離公司資產(chǎn)、破壞場(chǎng)地設(shè)施；禁止遺漏未清理物資。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：執(zhí)行物資盤點(diǎn)清單、確認(rèn)場(chǎng)地驗(yàn)收記錄。第十六條分包辦公室檔案管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立完整檔案體系，包括租賃合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、人員記錄等；（二）禁止行為：嚴(yán)禁遺失關(guān)鍵文件、偽造檔案材料；禁止擅自銷毀記錄。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：檢查檔案完整性、電子記錄可追溯性。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整情況，牽頭部門每年至少評(píng)估一次，必要時(shí)修訂制度內(nèi)容并發(fā)布通知。第十八條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每月開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，采用“紅黃藍(lán)”三級(jí)評(píng)估法，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)發(fā)布預(yù)警通知并抄送相關(guān)單位。第十九條合規(guī)審查機(jī)制：將專項(xiàng)審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：（一）租賃合同簽訂前；（二）進(jìn)場(chǎng)人員備案時(shí)；（三）年度費(fèi)用結(jié)算期；（四）撤場(chǎng)驗(yàn)收階段。實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則。第二十條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，上報(bào)專責(zé)部門備案；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組組織專項(xiàng)工作組處置，明確應(yīng)急流程、責(zé)任協(xié)同及上報(bào)要求；（三）每季度匯總風(fēng)險(xiǎn)處置結(jié)果，納入管理考核。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：包括但不限于擅自設(shè)立、虛假申報(bào)、重大安全隱患等；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟(jì)處罰、降級(jí)處理、紀(jì)律處分；（三）聯(lián)動(dòng)措施：與績效考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤，構(gòu)成犯罪的依法移送。第二十二條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每半年開展管理成效評(píng)估，通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)抽查等方法發(fā)現(xiàn)漏洞，形成改進(jìn)清單并跟蹤落實(shí)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十三條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部需簽署《專項(xiàng)管理責(zé)任書》，明確分管領(lǐng)域管理要求并定期檢查落實(shí)情況。第二十四條考核激勵(lì)機(jī)制：將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核指標(biāo)，優(yōu)秀單位予以獎(jiǎng)勵(lì)，連續(xù)不合格的取消評(píng)優(yōu)資格。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層：每年至少開展一次合規(guī)履職培訓(xùn)；（二）一線員工：新入職人員必須通過專項(xiàng)管理考核；（三）定期發(fā)布管理簡(jiǎn)報(bào)，曝光典型案例。第二十六條信息化支撐：通過ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)租賃合同全生命周期管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)時(shí)監(jiān)控場(chǎng)所安全狀態(tài)。第二十七條文化建設(shè)：編制《專項(xiàng)合規(guī)手冊(cè)》，組織簽署《合規(guī)承諾書》，開展“合規(guī)月”活動(dòng)，設(shè)立宣傳欄展示典型案例。第二十八條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件：即時(shí)上報(bào)至專責(zé)部門，48小時(shí)內(nèi)提交初步報(bào)告；（二）年度管理情況：次年X月X日前提交分析報(bào)告，內(nèi)容涵蓋：1.管理目標(biāo)完成情況；2.