PAGE財務制度公關費制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司公關費的使用與管理，確保公關活動的開展符合公司戰(zhàn)略目標，合理控制費用支出，提高資金使用效益，同時維護公司良好形象，促進公司業(yè)務的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在開展公關活動過程中涉及的公關費支出管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則公關費的使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司內部的各項規(guī)章制度，確保每一筆支出合法合規(guī)。2.預算控制原則公關費應納入公司年度預算管理體系，各項公關活動費用支出需在預算范圍內進行，不得超預算支出。3.效益性原則公關活動的開展應以提升公司品牌形象、拓展業(yè)務渠道、促進業(yè)務合作等為目標，注重投入產出比，確保公關費的使用能夠為公司帶來實際效益。4.真實性原則公關費支出應真實、準確地反映公關活動的實際情況，不得虛報、瞞報費用支出。5.審批透明原則公關費的審批流程應清晰、透明，各級審批人員應嚴格按照規(guī)定進行審批，確保費用支出的合理性和必要性。二、公關費定義及范圍（一）定義公關費是指公司為了維護和提升公司形象、促進業(yè)務合作、拓展市場等目的，在開展公關活動過程中所發(fā)生的各項費用支出。（二）范圍1.媒體合作費用與各類媒體（包括但不限于報紙、雜志、電視臺、電臺、網絡媒體等）進行合作，投放廣告、舉辦專題報道、參加媒體活動等所支付的費用。媒體關系維護費用，如定期向媒體提供公司新聞稿、舉辦媒體見面會、贈送禮品等費用。2.活動策劃與執(zhí)行費用公關活動的策劃費用，包括活動策劃方案的設計、創(chuàng)意構思、市場調研等費用?；顒訄?zhí)行費用，如場地租賃、設備租賃、布置裝飾、人員邀請、餐飲安排、交通接送等費用。3.禮品與紀念品費用為了維護客戶關系、提升公司形象，在商務活動、節(jié)日慶典等場合贈送的禮品、紀念品所產生的費用。禮品與紀念品應符合公司品牌形象和公關活動主題，且價值合理。4.贊助費用公司贊助各類行業(yè)展會、研討會、論壇、體育賽事、文化活動等所支付的費用。贊助活動應與公司業(yè)務相關，有助于提升公司知名度和影響力。5.公關人員費用公關部門員工的薪酬、獎金、福利等費用。聘請外部公關顧問、專家等所支付的費用。6.其他公關費用與公關活動直接相關的其他費用支出，如公關活動的宣傳資料制作、攝影攝像、翻譯服務等費用。三、公關費預算管理（一）預算編制1.每年第四季度，各部門應根據公司年度經營目標和業(yè)務發(fā)展計劃，結合本部門下一年度的公關活動計劃，編制公關費預算草案。預算草案應詳細列出各項公關活動的名稱、內容、時間、預計費用等信息。2.公關部門負責對各部門提交的預算草案進行匯總、審核和平衡，結合公司整體戰(zhàn)略和資源狀況，編制公司年度公關費預算方案。預算方案應明確預算總額、各項目預算金額以及預算執(zhí)行的時間安排等。3.公司年度公關費預算方案經公司管理層審核通過后，報董事會審批。董事會審批通過后的預算方案作為公司年度公關費控制的依據。（二）預算執(zhí)行1.公關費預算一經批準，必須嚴格執(zhí)行。各部門應按照預算安排開展公關活動，不得擅自調整預算項目和金額。如因特殊情況需要調整預算，應按照公司預算調整流程進行申請和審批。2.公關部門應建立預算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對各部門公關費預算執(zhí)行情況進行檢查和分析。對于預算執(zhí)行偏差較大的部門，應及時發(fā)出預警，并協助其查找原因，采取措施加以糾正。3.財務部門應加強對公關費預算執(zhí)行的財務監(jiān)督，嚴格按照預算控制各項費用支出。對于超預算支出的項目，財務部門有權拒絕報銷，并及時向公司管理層報告。（三）預算調整1.在預算執(zhí)行過程中，如遇下列情況之一，可申請預算調整：國家政策法規(guī)發(fā)生重大變化，導致公關活動計劃和預算需要調整。公司經營戰(zhàn)略調整，公關活動計劃和預算需要相應調整。因不可抗力因素，如自然災害、突發(fā)事件等，導致公關活動無法按原計劃進行，需要調整預算。其他經公司管理層認定需要調整預算的情況。2.預算調整申請應按照以下流程進行：申請部門填寫預算調整申請表，詳細說明調整原因、調整內容、調整金額以及對公司經營的影響等。申請表經部門負責人簽字后，提交公關部門審核。公關部門應從公司整體利益出發(fā)，對調整申請進行審核，并提出審核意見。審核通過后的申請表報公司管理層審批。公司管理層根據實際情況進行審批，審批通過后的預算調整申請交財務部門備案并作為預算執(zhí)行的依據。四、公關費審批流程（一）費用申請1.各部門在開展公關活動前，應填寫公關費申請表。申請表應包括活動名稱、活動內容、活動時間、活動地點、預計費用明細、費用支付方式、申請理由等信息。2.申請表經部門負責人簽字確認后，提交公關部門審核。公關部門應重點審核活動的必要性、可行性、費用合理性以及與公司整體公關策略的一致性等。（二）公關部門審核1.公關部門收到申請表后應在[X]個工作日內完成審核。審核通過的申請表交公司分管領導審批；審核不通過的申請表應及時反饋給申請部門，說明原因并要求其補充或修改相關信息。2.公關部門審核的主要內容包括：活動是否符合公司公關戰(zhàn)略和年度計劃?；顒幽繕耸欠衩鞔_，是否能夠有效提升公司形象、促進業(yè)務發(fā)展。活動內容和形式是否合理，是否具有創(chuàng)新性和吸引力。費用預算是否準確、合理，是否符合公司財務制度和相關標準?；顒訄?zhí)行計劃是否詳細、可行，是否有明確的時間節(jié)點和責任人。（三）分管領導審批1.公司分管領導收到公關部門審核通過的申請表后，應在[X]個工作日內完成審批。審批通過的申請表交財務部門進行費用審核；審批不通過的申請表應退回公關部門，并說明理由。2.分管領導審批的主要內容包括：活動是否符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。費用支出是否在公司預算范圍內，是否合理必要。對公司形象和業(yè)務可能產生的影響。（四）財務部門審核1.財務部門收到分管領導審批通過的申請表后，應在[X]個工作日內完成費用審核。審核的主要內容包括：費用項目是否符合公關費的定義和范圍。費用預算是否準確，各項費用的計算依據是否充分。費用支付方式是否符合公司財務規(guī)定。相關發(fā)票和憑證是否真實、合法、有效。2.財務部門審核通過的申請表交公司總經理審批；審核不通過的申請表應退回申請部門，并說明原因。（五）總經理審批1.公司總經理收到財務部門審核通過的申請表后，應在[X]個工作日內完成審批?？偨浝韺徟ㄟ^后，申請表作為公關費報銷的依據；審批不通過的申請表應退回申請部門，并說明理由。2.總經理審批的主要內容包括：公關活動對公司整體業(yè)務的影響和價值。費用支出是否符合公司財務狀況和資金安排。是否同意本次公關活動及費用支出。（六）報銷1.公關活動結束后，申請部門應按照公司財務報銷制度的規(guī)定，及時整理和提交相關報銷憑證。報銷憑證應包括發(fā)票、合同、審批表、活動報告等。2.財務部門對報銷憑證進行審核，審核無誤后予以報銷。對于不符合報銷規(guī)定的憑證，財務部門有權拒絕報銷。五、公關費使用規(guī)范（一）費用標準1.禮品與紀念品費用標準一般性商務活動禮品，每份價值不得超過[X]元。重要節(jié)日或重大慶典活動禮品，每份價值可根據實際情況適當提高，但不得超過[X]元。禮品與紀念品的采購應選擇正規(guī)渠道，確保質量和品質，并要求供應商提供發(fā)票等相關憑證。2.贊助費用標準贊助行業(yè)展會、研討會、論壇等活動，贊助費用應根據活動規(guī)模、影響力等因素合理確定，原則上不得超過公司年度公關費預算的[X]%。贊助體育賽事、文化活動等，贊助費用應根據活動性質、與公司業(yè)務的相關性等因素進行評估，確保贊助活動能夠為公司帶來相應的回報。3.媒體合作費用標準廣告投放費用應根據媒體類型、投放時間、投放版面等因素進行合理定價，確保費用支出與廣告效果相匹配。媒體關系維護費用應控制在合理范圍內，避免不必要的開支。（二）費用支付1.公關費的支付應嚴格按照公司財務制度的規(guī)定執(zhí)行，原則上應通過銀行轉賬等方式進行支付，確保資金安全。2.對于金額較小的公關費支出（如不超過[X]元），可根據公司規(guī)定采用現金支付方式，但應確?，F金支付的合規(guī)性和安全性。3.在支付公關費用時，應要求供應商提供合法有效的發(fā)票，并在發(fā)票上注明費用明細、活動名稱等信息。發(fā)票應與合同約定的內容一致，否則財務部門有權拒絕報銷。（三）費用核算1.財務部門應按照公司財務核算制度的規(guī)定，對公關費進行單獨核算，確保費用支出清晰、準確。2.公關費應按照不同的費用項目進行明細核算，如媒體合作費用、活動策劃與執(zhí)行費用、禮品與紀念品費用等，以便于對公關活動的成本進行分析和控制。3.每月末，財務部門應編制公關費支出報表，向公司管理層和相關部門匯報公關費的使用情況，包括預算執(zhí)行情況、費用支出明細、費用分析等內容，并提出改進建議。六、公關費監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對公關費的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查公關費的支出是否符合公司財務制度和相關規(guī)定，是否存在違規(guī)違紀行為。2.審計內容包括公關費預算執(zhí)行情況、審批流程合規(guī)性、費用支出真實性、費用標準執(zhí)行情況等。審計部門應根據審計結果出具審計報告，并提出整改意見和建議。（二）日常監(jiān)督檢查1.公關部門應加強對公關活動執(zhí)行過程的日常監(jiān)督檢查，確保活動按照計劃順利進行，費用支出合理合規(guī)。2.財務部門應定期對公關費的報銷憑證進行審核，發(fā)現問題及時與相關部門溝通并要求整改。3.公司管理層應不定期對公關費的使用情況進行檢查，了解公關活動的開展情況和費用支出效果，對發(fā)現的問題及時進行處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公關費的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于責令改正、追回違規(guī)支出款項，并對相關責任人進行批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處理。2.如發(fā)現公關費使用過程中存在違法違紀行為，公司將依法追究相