PAGE財務(wù)制度采購管理規(guī)定一、總則（一）目的本規(guī)定旨在規(guī)范公司采購管理流程，加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的財務(wù)控制，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序進(jìn)行，保障公司利益，提高資金使用效益。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，力求降低采購成本，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.職責(zé)分離原則：采購、審批、執(zhí)行、驗收等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，避免權(quán)力集中，防范舞弊風(fēng)險。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計劃和實際需求，提前編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購項目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計金額等信息。2.采購預(yù)算需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，提交公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。三、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，核實采購項目的必要性和合規(guī)性。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，并提交公司管理層審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新。2.根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價或招標(biāo)。3.選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商擬定采購合同條款，合同應(yīng)明確采購項目、數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。2.采購合同經(jīng)法律部門審核后，提交公司管理層審批。審批通過后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）采購執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求按時、按質(zhì)、按量交貨。采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對到貨情況進(jìn)行驗收。（六）采購驗收1.驗收部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。2.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)驗收不合格，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（七）采購付款1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告審核采購付款申請。審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。2.對于預(yù)付款項，應(yīng)嚴(yán)格控制風(fēng)險，確保預(yù)付款項的安全回收。對于貨到付款或驗收合格后付款的項目，應(yīng)在收到發(fā)票并審核無誤后及時付款。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、合同糾紛等。2.財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)情況，對采購活動中的財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，如資金支付風(fēng)險、預(yù)算執(zhí)行風(fēng)險等。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.針對識別出的風(fēng)險，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如選擇多家供應(yīng)商、簽訂詳細(xì)的采購合同、建立質(zhì)量保證金制度、加強(qiáng)市場價格監(jiān)測等。2.對于重大風(fēng)險事件應(yīng)及時報告公司管理層，并采取有效的應(yīng)急措施進(jìn)行處理，降低風(fēng)險損失。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的日常管理和監(jiān)督，防范采購舞弊行為。（二）外部審計1.公司應(yīng)定期聘請外部審計機(jī)構(gòu)對采購活動進(jìn)行審計，確保采購活動符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。2.外部審計機(jī)構(gòu)出具的審計報告應(yīng)及時提交公司管理層，并作為改進(jìn)采購管理工作的參考依據(jù)。六、采購檔案管理（一）檔案收集采購活動中形成的各類文件、資料，如采購申請表、采購合同、驗收報告、發(fā)票等，應(yīng)及時收集整理。（二）檔案歸檔采購檔案應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行歸檔，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（三）檔案保管采購檔案應(yīng)妥善保管，保管期限按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。檔案保管地點應(yīng)具備安全、防潮、防火、防蟲等條件。（四）檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點查閱檔案。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、抽取或銷毀檔案資料。七、附則（一）解釋權(quán)本