PAGE2025行政財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司行政財(cái)務(wù)行為，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理與行政事務(wù)管理，提高公司運(yùn)營效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，保障公司及員工的合法權(quán)益，促進(jìn)公司可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，全體員工均應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行政財(cái)務(wù)活動合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全各項(xiàng)行政財(cái)務(wù)管理制度，規(guī)范工作流程，明確職責(zé)權(quán)限，確保各項(xiàng)工作有章可循。3.效益性原則：優(yōu)化資源配置，提高資金使用效益，降低行政成本，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的統(tǒng)一。4.公開透明原則：行政財(cái)務(wù)信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和社會監(jiān)督。二、行政管理制度（一）辦公設(shè)備與用品管理1.辦公設(shè)備采購根據(jù)公司實(shí)際需求，由行政部門統(tǒng)一編制辦公設(shè)備采購計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施采購。采購過程中應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的供應(yīng)商。辦公設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)備符合采購要求，并及時辦理入庫手續(xù)。2.辦公設(shè)備使用與維護(hù)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的使用和日常維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。員工應(yīng)正確使用辦公設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時報(bào)告行政部門。行政部門應(yīng)定期對辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，制定設(shè)備維修計(jì)劃，及時排除設(shè)備故障，延長設(shè)備使用壽命。3.辦公用品管理辦公用品由行政部門統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放，各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)建立辦公用品庫存臺賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。嚴(yán)格控制辦公用品的浪費(fèi)現(xiàn)象，鼓勵員工節(jié)約使用辦公用品，對節(jié)約辦公用品的部門和個人給予適當(dāng)獎勵。（二）會議管理1.會議分類公司會議分為董事會會議、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。董事會會議由董事長召集和主持，總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理召集和主持，部門例會由各部門負(fù)責(zé)人召集和主持，專題會議根據(jù)需要由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門召集和主持。2.會議組織會議組織者應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員等，并通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。會議前應(yīng)準(zhǔn)備好會議資料，如會議議程、匯報(bào)材料、決議草案等，并確保資料準(zhǔn)確、完整。會議期間應(yīng)做好會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等，會后及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后印發(fā)給參會人員。3.會議紀(jì)律參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假。會議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳或從事與會議無關(guān)的事情。參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，尊重他人發(fā)言，不得打斷或干擾他人。（三）文件管理1.文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等。行政文件包括公司規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告等；業(yè)務(wù)文件包括項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等；財(cái)務(wù)文件包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；人事文件包括員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)文件等。2.文件起草與審核文件起草應(yīng)符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求，語言表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件還需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審核通過后的文件方可印發(fā)。3.文件印發(fā)與存檔文件印發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的格式和程序進(jìn)行，確保文件格式統(tǒng)一、內(nèi)容準(zhǔn)確。文件印發(fā)后，應(yīng)及時將文件副本存檔，以便查閱和追溯。文件存檔應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，建立電子和紙質(zhì)檔案。4.文件借閱與保密公司員工因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫文件借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱文件應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、傳播文件內(nèi)容。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)行政部門同意。涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得泄露文件內(nèi)容。（四）印章管理1.印章種類公司印章包括公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章等。2.印章保管公章由行政部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得將印章隨意交予他人使用。如因工作需要借用印章，應(yīng)填寫印章借用申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理借用手續(xù)。3.印章使用印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由印章保管人員進(jìn)行蓋章。涉及重要事項(xiàng)的印章使用，如合同簽訂、對外擔(dān)保等，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核后加蓋印章。印章使用后，印章保管人員應(yīng)及時登記印章使用情況，并存檔相關(guān)文件。（五）車輛管理1.車輛購置與報(bào)廢公司車輛購置由行政部門根據(jù)實(shí)際需求編制車輛購置計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施采購。車輛報(bào)廢應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，由行政部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到相關(guān)部門辦理報(bào)廢手續(xù)。2.車輛調(diào)度與使用行政部門負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度與管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門辦理車輛使用手續(xù)。車輛使用過程中應(yīng)遵守交通規(guī)則，確保行車安全，不得將車輛轉(zhuǎn)借他人或用于非工作用途。3.車輛維護(hù)與保養(yǎng)行政部門應(yīng)建立車輛維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對車輛進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保車輛性能良好。車輛發(fā)生故障或事故時，駕駛員應(yīng)及時報(bào)告行政部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。三、財(cái)務(wù)管理制度（一）財(cái)務(wù)預(yù)算管理1.預(yù)算編制公司應(yīng)根據(jù)年度經(jīng)營目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算。財(cái)務(wù)預(yù)算包括收入預(yù)算、成本預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、利潤預(yù)算等。各部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)預(yù)算編制要求，結(jié)合本部門實(shí)際情況，編制本部門的預(yù)算草案，并提交財(cái)務(wù)部門匯總。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在各部門預(yù)算草案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行綜合平衡和審核，編制公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算草案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控各部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行，確保預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對公司財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。如因特殊情況需要調(diào)整財(cái)務(wù)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。（二）資金管理1.資金籌集公司應(yīng)根據(jù)經(jīng)營需要合理籌集資金，拓寬融資渠道，降低融資成本。資金籌集應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保資金來源合法合規(guī)。2.資金使用公司資金使用應(yīng)遵循安全性、效益性、流動性原則，嚴(yán)格按照預(yù)算安排使用資金。各項(xiàng)費(fèi)用支出應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保支出真實(shí)、合法、有效。嚴(yán)禁挪用、擠占公司資金，嚴(yán)禁設(shè)立“小金庫”。3.資金結(jié)算公司應(yīng)建立健全資金結(jié)算制度，規(guī)范資金結(jié)算流程，確保資金結(jié)算安全、準(zhǔn)確、及時。加強(qiáng)銀行賬戶管理，嚴(yán)格控制銀行賬戶的開立、變更和撤銷，定期對銀行賬戶進(jìn)行清理和核對。（三）費(fèi)用報(bào)銷管理1.報(bào)銷范圍公司費(fèi)用報(bào)銷范圍包括辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)、交通費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等。各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得報(bào)銷與公司經(jīng)營活動無關(guān)的費(fèi)用。2.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)公司應(yīng)制定各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，明確報(bào)銷額度、報(bào)銷條件等。員工應(yīng)嚴(yán)格按照報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，不得超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。3.報(bào)銷流程員工費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷申請表，注明報(bào)銷事由、報(bào)銷金額、報(bào)銷憑證等信息，并提交相關(guān)證明材料。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核費(fèi)用報(bào)銷申請表及相關(guān)證明材料，簽署審核意見后提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的審批程序?qū)M(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。（四）資產(chǎn)管理1.固定資產(chǎn)管理公司固定資產(chǎn)包括房屋建筑物、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具、電子設(shè)備等。固定資產(chǎn)購置應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，購置后應(yīng)及時辦理固定資產(chǎn)入賬手續(xù)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立固定資產(chǎn)臺賬，定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。固定資產(chǎn)折舊應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定和公司會計(jì)政策進(jìn)行計(jì)提。2.無形資產(chǎn)與低值易耗品管理公司無形資產(chǎn)包括專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、土地使用權(quán)等。無形資產(chǎn)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行評估和入賬，并按照攤銷期限進(jìn)行攤銷。公司低值易耗品包括辦公用品、工具器具等。低值易耗品應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行采購、驗(yàn)收、入庫和領(lǐng)用管理，并按照攤銷方法進(jìn)行攤銷。（五）財(cái)務(wù)審計(jì)與監(jiān)督1.內(nèi)部審計(jì)公司應(yīng)建立內(nèi)部審計(jì)制度，定期對公司財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)活動、內(nèi)部控制等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)獨(dú)立開展審計(jì)工作，審計(jì)人員應(yīng)具備專業(yè)的審計(jì)知識和技能。內(nèi)部審計(jì)報(bào)告應(yīng)及時提交公司領(lǐng)導(dǎo)，并抄送相關(guān)部門，對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)提出整改建議，督促相關(guān)部門及時整改。2.外部審計(jì)公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)要求，聘請具有資質(zhì)的會計(jì)師事務(wù)所對公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)獨(dú)立、客觀、公正地開展審計(jì)工作，出具審計(jì)報(bào)告。公司應(yīng)積極配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的工作，提供必要的資料和信息。3.財(cái)務(wù)監(jiān)督公司應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，建立健全財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制，確保公司財(cái)務(wù)活動合法合規(guī)。財(cái)