PAGE招標(biāo)提供財(cái)務(wù)制度一、總則1.目的本財(cái)務(wù)制度旨在規(guī)范公司在招標(biāo)活動(dòng)中的財(cái)務(wù)行為，確保招標(biāo)工作合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，保障公司利益，提高資金使用效益，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及招標(biāo)活動(dòng)的部門和項(xiàng)目，包括但不限于采購招標(biāo)、工程招標(biāo)、服務(wù)招標(biāo)等各類招標(biāo)業(yè)務(wù)。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保招標(biāo)活動(dòng)在法律框架內(nèi)開展。公正性原則：秉持公正、公平的態(tài)度對(duì)待所有參與招標(biāo)的各方，不偏袒任何一方。透明性原則：招標(biāo)過程及財(cái)務(wù)信息應(yīng)保持透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和必要的外部檢查。效益性原則：在保證招標(biāo)質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資金使用效益。二、招標(biāo)預(yù)算管理1.預(yù)算編制在招標(biāo)項(xiàng)目啟動(dòng)初期，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求和目標(biāo)，編制詳細(xì)的招標(biāo)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)涵蓋招標(biāo)代理費(fèi)、評(píng)標(biāo)費(fèi)、招標(biāo)文件制作費(fèi)、場地租賃費(fèi)、專家評(píng)審費(fèi)等各項(xiàng)直接費(fèi)用，以及可能涉及的其他間接費(fèi)用。預(yù)算編制應(yīng)充分考慮項(xiàng)目的復(fù)雜性、規(guī)模大小、市場行情等因素，確保預(yù)算準(zhǔn)確合理。對(duì)于重大招標(biāo)項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行論證和審核，必要時(shí)可聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估。2.預(yù)算執(zhí)行招標(biāo)預(yù)算一經(jīng)確定，必須嚴(yán)格執(zhí)行。各部門應(yīng)按照預(yù)算安排使用資金，不得擅自擴(kuò)大開支范圍或提高開支標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。3.預(yù)算調(diào)整當(dāng)招標(biāo)項(xiàng)目出現(xiàn)重大變更、市場環(huán)境發(fā)生重大變化等原因?qū)е略A(yù)算無法滿足項(xiàng)目需求時(shí)，可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。預(yù)算調(diào)整應(yīng)提出書面申請(qǐng)，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、內(nèi)容、金額等，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)整預(yù)算。三、招標(biāo)費(fèi)用支付管理1.支付流程招標(biāo)費(fèi)用支付應(yīng)按照合同約定和公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行。首先由業(yè)務(wù)部門提交費(fèi)用支付申請(qǐng)，注明費(fèi)用明細(xì)、支付金額、收款單位等信息，并附上相關(guān)合同、發(fā)票等證明材料。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)支付申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)費(fèi)用支出的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。審核通過后，提交財(cái)務(wù)部門復(fù)核。財(cái)務(wù)部門對(duì)支付申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，以及支付金額與合同約定是否一致等。復(fù)核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的支付方式進(jìn)行付款，并做好付款記錄。2.支付方式招標(biāo)費(fèi)用支付應(yīng)優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，確保資金支付安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。對(duì)于符合現(xiàn)金支付條件的小額費(fèi)用，可按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金支付。在采用銀行轉(zhuǎn)賬支付時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫收款單位名稱、賬號(hào)、開戶行等信息，確保資金順利到賬。同時(shí)，應(yīng)妥善保管銀行轉(zhuǎn)賬憑證，作為財(cái)務(wù)核算的依據(jù)。3.支付時(shí)間嚴(yán)格按照合同約定的支付時(shí)間進(jìn)行付款，不得無故拖延。如因特殊原因需要延遲支付，應(yīng)提前與收款方溝通協(xié)商，并取得對(duì)方同意。同時(shí)，應(yīng)做好相關(guān)記錄，避免因延遲支付給公司帶來不利影響。四、招標(biāo)保證金管理（如有）1.保證金收取如果招標(biāo)項(xiàng)目涉及收取保證金，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在招標(biāo)文件中明確保證金的金額、收取方式、退還條件等內(nèi)容。收取保證金時(shí)，應(yīng)向投標(biāo)方開具收款憑證，并注明保證金的性質(zhì)、金額、收款日期等信息。收款憑證應(yīng)妥善保管，作為保證金管理的重要依據(jù)。2.保證金存儲(chǔ)收取的保證金應(yīng)及時(shí)足額存入公司指定的銀行賬戶，實(shí)行專戶管理。不得將保證金與公司其他資金混存，確保保證金的安全性和獨(dú)立性。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)保證金賬戶進(jìn)行核對(duì)，確保賬戶余額與實(shí)際收取的保證金金額一致。3.保證金退還在招標(biāo)項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)于未中標(biāo)方的保證金，應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的退還條件和時(shí)間及時(shí)退還。退還保證金時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方提供收款收據(jù)，并辦理相關(guān)手續(xù)。對(duì)于中標(biāo)方的保證金，如無其他問題，應(yīng)在合同簽訂后按照約定轉(zhuǎn)為履約保證金或退還。如中標(biāo)方未能履行合同義務(wù)，應(yīng)按照合同約定扣除相應(yīng)的保證金，并做好相關(guān)記錄。五、招標(biāo)財(cái)務(wù)審計(jì)與監(jiān)督1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行審計(jì)，檢查招標(biāo)費(fèi)用的支出是否符合預(yù)算、合同約定和財(cái)務(wù)制度規(guī)定。審計(jì)內(nèi)容包括招標(biāo)費(fèi)用的真實(shí)性、合法性、合理性，支付流程的合規(guī)性，保證金的收取、存儲(chǔ)、退還情況等。審計(jì)結(jié)束后，應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，提出審計(jì)意見和建議。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)活動(dòng)的日常財(cái)務(wù)監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。同時(shí)，應(yīng)配合公司內(nèi)部審計(jì)部門和其他相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，提供必要的財(cái)務(wù)資料和信息。3.違規(guī)處理對(duì)于在招標(biāo)活動(dòng)中違反財(cái)務(wù)制度和法律法規(guī)的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。建立違規(guī)行為記錄檔案，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行跟蹤管理，防止類似問題再次發(fā)生。六、財(cái)務(wù)檔案管理1.檔案范圍招標(biāo)活動(dòng)涉及的財(cái)務(wù)檔案包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同、發(fā)票、付款憑證、收款收據(jù)、審計(jì)報(bào)告等與招標(biāo)財(cái)務(wù)相關(guān)的各類資料。2.檔案整理業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)招標(biāo)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行及時(shí)整理和分類。檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、項(xiàng)目類別等進(jìn)行排列，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.檔案保管設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招標(biāo)財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。七