辦公用品采購入庫領(lǐng)用制度各部門辦公用品需求由使用人于每月25日前填寫《辦公用品需求申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部。行政部匯總所有部門需求，結(jié)合庫存情況編制《月度采購計(jì)劃》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核后執(zhí)行。臨時(shí)緊急需求需填寫《緊急采購申請(qǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人雙簽批準(zhǔn)后單獨(dú)采購。供應(yīng)商須從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇，名錄由行政部聯(lián)合財(cái)務(wù)部每年度通過市場(chǎng)調(diào)研、比價(jià)招標(biāo)更新，優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、供貨穩(wěn)定、價(jià)格合理的供應(yīng)商。單次采購金額500元（含）以下的，由行政部負(fù)責(zé)人直接審批；500元至2000元（含）的，需分管副總審批；2000元以上的，須報(bào)總經(jīng)理審批。采購訂單須明確物品明細(xì)、單價(jià)、交貨時(shí)間及質(zhì)量要求，訂單副本同步財(cái)務(wù)部備案。采購到貨后，由采購員與庫管員共同驗(yàn)收，核對(duì)實(shí)物與送貨單、采購訂單的一致性，檢查物品包裝是否完好、規(guī)格型號(hào)是否匹配、質(zhì)量是否符合使用標(biāo)準(zhǔn)（如紙張克重、筆芯流暢度等）。驗(yàn)收合格后，庫管員填寫《入庫單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、入庫日期、供應(yīng)商信息，由采購員、庫管員雙方簽字確認(rèn)。《入庫單》一式三聯(lián)，分別由財(cái)務(wù)部、倉庫、采購留存。驗(yàn)收不合格的物品，采購員須在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換，特殊情況需書面說明原因并報(bào)行政部負(fù)責(zé)人備案。庫存物品按類別分區(qū)存放，消耗品（筆、便簽、回形針等）、低值耐用品（計(jì)算器、U盤、文件夾等）、辦公設(shè)備（打印機(jī)、掃描儀等）分類標(biāo)識(shí)，標(biāo)簽注明名稱、規(guī)格、數(shù)量。易燃物品（如修正液、膠水）單獨(dú)存放于通風(fēng)干燥的專用柜，鑰匙由庫管員專人保管。倉庫須保持整潔，定期清理過期或破損物品，溫度控制在1528℃，濕度40%60%，防鼠、防潮、防火設(shè)施齊全并每月檢查。員工領(lǐng)用辦公用品須填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部。行政部根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)》審核：消耗品按人定量領(lǐng)用（A4打印紙每月每人2包，中性筆每月2支，便簽本每月1本），超出定量需部門負(fù)責(zé)人額外批注原因；低值耐用品（單價(jià)50元以上）實(shí)行“以舊換新”（如計(jì)算器壞舊需交回舊件）或“登記到人”（U盤、文件夾標(biāo)注使用人姓名）。領(lǐng)用時(shí)間為每周一、三、五上午9:0011:30，緊急情況需提前1小時(shí)向行政部報(bào)備并經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可即時(shí)領(lǐng)用。庫管員根據(jù)審核通過的《領(lǐng)用單》發(fā)放物品，核對(duì)實(shí)物與單據(jù)一致后，在《辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬》登記領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、物品明細(xì)及數(shù)量，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。《領(lǐng)用單》一聯(lián)由倉庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部作為費(fèi)用核算依據(jù)。低值耐用品領(lǐng)用需同步登記《低值耐用品管理臺(tái)賬》，記錄使用人、領(lǐng)用日期、預(yù)計(jì)使用期限等信息。每月25日行政部組織庫管員、財(cái)務(wù)部人員進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，核對(duì)《入庫臺(tái)賬》《領(lǐng)用臺(tái)賬》與實(shí)物數(shù)量，編制《庫存盤點(diǎn)表》。盤點(diǎn)差異在50元以內(nèi)的，由庫管員書面說明原因；差異超過50元的，需報(bào)行政部負(fù)責(zé)人調(diào)查處理。安全庫存標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)近3個(gè)月平均領(lǐng)用量設(shè)定（如A4紙安全庫存為月均用量的1.5倍，中性筆為月均用量的2倍），庫存低于安全標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，庫管員須在2個(gè)工作日內(nèi)通知行政部安排補(bǔ)貨。因自然損耗或質(zhì)量問題導(dǎo)致無法使用的物品，庫管員填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》，附實(shí)物及照片，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人確認(rèn)、分管副總批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部核銷臺(tái)賬?？苫厥瘴锲罚ㄈ鐝U舊紙張、塑料文件夾）統(tǒng)一交后勤部門處理，不可回收物品按公司廢棄物管理規(guī)定分類丟棄。行政部每月5日前編制《辦公用品領(lǐng)用分析報(bào)告》，統(tǒng)計(jì)各部門領(lǐng)用數(shù)量、金額及人均消耗，對(duì)超出月度預(yù)算10%或人均消耗同比增長20%的部門，發(fā)送《異常領(lǐng)用提醒函》要求書面說明原因。庫管員因保管不善導(dǎo)致物品丟失、損壞的，按實(shí)際價(jià)值的50%承擔(dān)賠償責(zé)任；員工因人為過失丟失或損壞低值耐用品的，按物品凈值全額賠償，離職時(shí)未歸