公司公文擬制審核發(fā)布管理制度公司公文擬制、審核、發(fā)布管理嚴格遵循規(guī)范化、流程化原則，覆蓋從擬稿到歸檔的全生命周期，具體要求如下：一、公文擬制1.公文種類與適用范圍：公文分為通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要七類。通知用于發(fā)布規(guī)章、傳達要求或周知事項；通報用于表彰批評、傳達重要情況；報告用于向上級機關匯報工作、反映情況；請示用于向上級機關請求指示、批準；批復用于答復下級機關請示事項；函用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問答復；紀要用于記載會議主要情況和議定事項。2.擬制基本要求：（1）內容準確性：需核實數(shù)據來源，引用政策文件需注明全稱、文號及最新有效版本，涉及業(yè)務數(shù)據須經業(yè)務部門負責人確認；（2）格式規(guī)范性：嚴格執(zhí)行《黨政機關公文格式》（GB/T97042012），版頭包含份號（絕密、機密公文標注）、密級和保密期限（絕密30年、機密20年、秘密10年）、緊急程度（特急、加急）、發(fā)文機關標志（全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字）、發(fā)文字號（機關代字+年份+序號，如XX〔2024〕1號）、簽發(fā)人（上行文標注）；主體部分包括標題（發(fā)文機關+事由+文種，省略發(fā)文機關需確屬慣例）、主送機關（全稱或規(guī)范化簡稱，多個用頓號或逗號分隔）、正文（分段清晰，邏輯嚴密）、附件說明（注明附件順序和名稱）；版記包含抄送機關（規(guī)范簡稱）、印發(fā)機關和印發(fā)日期（阿拉伯數(shù)字，與成文日期一致）；（3）語言風格：使用規(guī)范書面語，避免口語化、歧義表述，禁止使用模糊詞匯（如“原則上”“一般情況下”），涉及權利義務的條款需明確責任主體和執(zhí)行標準；（4）密級標注：根據內容敏感性確定，絕密公文須標注“絕密·特急”并單獨登記，接觸范圍僅限必要人員。3.擬稿責任：擬稿人須為部門正式員工，對公文內容負直接責任。擬稿前需核實業(yè)務背景，涉及多部門事項應提前溝通并形成初步共識；擬稿后須經部門負責人初審，重點檢查內容合規(guī)性、數(shù)據準確性及與公司現(xiàn)行制度的一致性，初審通過后方可提交審核。二、公文審核1.審核流程：實行“部門初審—辦公室復核—領導終審”三級審核制。2.部門初審（擬稿部門負責人）：（1）內容審核：是否符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度；是否準確反映實際情況；涉及重大決策、資金使用（50萬元以上）、人事調整的，是否已通過專題會議討論并形成會議紀要；（2）必要性審核：是否存在重復發(fā)文（近6個月內已發(fā)同類文件且內容未變更的，不得重復制發(fā)）；是否可通過郵件、工作群等非正式渠道傳達（常規(guī)通知類公文優(yōu)先采用電子渠道）；（3）會簽審核：涉及兩個及以上部門職責的，須經會簽部門負責人簽字確認，會簽意見不一致的，由擬稿部門協(xié)調并附情況說明，仍無法統(tǒng)一的，提交分管領導裁定；（4）格式初審：檢查標題完整性、主送機關規(guī)范性、附件與正文對應性（附件名稱需與正文“見附件”表述一致）。3.辦公室復核（行政辦公室）：（1）格式復核：嚴格對照《黨政機關公文格式》檢查版頭、主體、版記各要素，重點核查發(fā)文字號是否按年度流水編號（無重號、跳號）、成文日期是否為負責人簽發(fā)日期（阿拉伯數(shù)字，如2024年3月15日）、印章是否端正清晰（上不壓正文，下壓成文日期）；電子公文需通過OA系統(tǒng)自動生成規(guī)范格式，禁止手動修改模板；（2）程序復核：檢查是否完成部門初審、會簽手續(xù)（會簽單需作為附件留存）；密級公文是否標注保密期限和接觸范圍；緊急公文是否標注“特急”“加急”并明確辦理時限（特急件24小時內、加急件3個工作日內）；（3）風險復核：涉及對外發(fā)布的公文（如致客戶函、公告），需經法務部門合規(guī)性審查并簽字確認；涉及財務數(shù)據的，需經財務部門負責人復核；4.領導終審（分管領導/主要負責人）：（1）決策類公文（如重大投資、制度修訂）由主要負責人簽發(fā)；（2）業(yè)務類公文（如部門工作安排、數(shù)據通報）由分管領導簽發(fā)；（3）終審重點：公文的必要性、內容的可行性、與公司戰(zhàn)略的一致性；涉及員工切身利益的（如薪酬調整、考勤制度變更），需附加職工代表意見或公示情況說明；5.審核退回與修改：任一環(huán)節(jié)審核不通過的，審核人需在2個工作日內書面反饋修改意見（電子公文通過OA系統(tǒng)留痕），擬稿人須在3個工作日內完成修改并重新提交；超過2次退回修改的，需擬稿部門負責人向辦公室說明情況，辦公室視情啟動專項核查。三、公文發(fā)布1.發(fā)布方式與效力：（1）正式印發(fā)：適用于密級公文、對外法律文件、制度類公文，須加蓋公司公章（電子公文需通過CA認證電子簽章），紙質件分發(fā)至主送機關（簽收人簽字確認），同步上傳OA系統(tǒng)“正式公文”模塊（設置查閱權限）；（2）電子發(fā)布：適用于內部通知、會議紀要等非密級公文，通過OA系統(tǒng)“公告欄”或郵件群組發(fā)布，發(fā)布時需標注“電子公文有效”，接收人登錄系統(tǒng)即視為簽收；（3）特殊情形：需向社會公開的公文（如中標公告），須通過公司官網、官方微信公眾號同步發(fā)布，發(fā)布前需經宣傳部門審核內容合規(guī)性。2.發(fā)布時限：常規(guī)公文審核通過后2個工作日內發(fā)布；特急件自終審通過后4小時內發(fā)布，加急件8小時內發(fā)布；跨節(jié)假日的，發(fā)布時間順延至節(jié)后首個工作日。3.發(fā)布登記：辦公室需建立《公文發(fā)布臺賬》，記錄公文標題、發(fā)文字號、發(fā)布時間、發(fā)布方式、主送/抄送范圍，紙質件留存2份（1份存檔、1份備查），電子件同步備份至公司云盤（保存期限與紙質件一致）。四、公文歸檔與管理1.歸檔要求：所有已發(fā)布公文（含修改稿、審核意見、會簽單）須在發(fā)布后5個工作日內歸檔，由辦公室檔案管理員統(tǒng)一管理；密級公文需單獨歸檔并設置密碼，查閱需經分管領導審批（絕密公文需主要負責人審批）。2.保存期限：（1）永久保存：涉及公司設立、章程修訂、重大資產處置、重要合同簽訂的公文；（2）30年保存：制度類、人事任免、年度總結與計劃、金額50萬元以上的資金使用公文；（3）10年保存：一般性通知、會議紀要、業(yè)務數(shù)據通報；3.失效與清理：公文內容被新文件替代的，由辦公室標注“失效”并在OA系統(tǒng)注明替代文件文號；無替代文件但已過執(zhí)行期的，標注“廢止”；每年12月由辦公室牽頭清理失效/廢止公文，形成《失效公文清單》并公示，避免重復引用。五、責任追究1.擬稿人未核實數(shù)據或引用失效文件導致決策失誤的，視情節(jié)輕重給予警告、記過處分，造成經濟損失的承擔賠償責任；2.審核人未履行審核職責（如遺漏會簽、未發(fā)現(xiàn)格式