PAGE工會(huì)清涼物資財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工會(huì)清涼物資財(cái)務(wù)管理，規(guī)范清涼物資的采購(gòu)、發(fā)放、使用及核算等工作，確保清涼物資經(jīng)費(fèi)合理使用，切實(shí)保障員工在高溫環(huán)境下的健康權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工會(huì)清涼物資的財(cái)務(wù)收支管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及工會(huì)相關(guān)財(cái)務(wù)制度規(guī)定，確保清涼物資財(cái)務(wù)管理合法合規(guī)。2.專(zhuān)款專(zhuān)用原則：清涼物資經(jīng)費(fèi)應(yīng)專(zhuān)項(xiàng)用于購(gòu)買(mǎi)符合員工高溫勞動(dòng)保護(hù)需求的物資，不得挪作他用。3.預(yù)算管理原則：實(shí)行預(yù)算管理，合理編制清涼物資采購(gòu)預(yù)算，嚴(yán)格按照預(yù)算安排支出。4.透明公開(kāi)原則：財(cái)務(wù)信息應(yīng)保持透明，接受工會(huì)會(huì)員監(jiān)督，確保經(jīng)費(fèi)使用公開(kāi)公正。二、清涼物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)需求調(diào)研1.每年[具體時(shí)間]前，工會(huì)應(yīng)通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、座談會(huì)等形式，廣泛征求員工對(duì)清涼物資的需求意見(jiàn)。2.綜合考慮不同崗位、工作環(huán)境等因素，確定各類(lèi)清涼物資的采購(gòu)品種、規(guī)格和數(shù)量。（二）采購(gòu)預(yù)算編制1.根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司實(shí)際情況和往年清涼物資采購(gòu)支出情況，編制年度清涼物資采購(gòu)預(yù)算。2.預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、單價(jià)、金額等明細(xì)，并明確資金來(lái)源。3.采購(gòu)預(yù)算經(jīng)工會(huì)委員會(huì)審議通過(guò)后，報(bào)上級(jí)工會(huì)備案。（三）采購(gòu)流程1.供應(yīng)商選擇建立清涼物資供應(yīng)商庫(kù)，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)價(jià)等方式，從供應(yīng)商庫(kù)中選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等，確保其具備合法經(jīng)營(yíng)資格。2.采購(gòu)合同簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。合同簽訂后，及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門(mén)備案。3.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)按照合同約定，及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商的供貨情況，確保清涼物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的變更事項(xiàng)，如品種調(diào)整、數(shù)量增減、價(jià)格變動(dòng)等，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議，同時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案。三、清涼物資發(fā)放管理（一）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)制定1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定清涼物資發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)考慮不同崗位的勞動(dòng)強(qiáng)度、工作環(huán)境溫度等因素，確保公平合理。2.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類(lèi)清涼物資的發(fā)放品種、數(shù)量和發(fā)放周期。例如，高溫期間為戶(hù)外作業(yè)員工每月發(fā)放防暑飲料[X]箱，為室內(nèi)高溫作業(yè)員工每月發(fā)放防暑藥品[X]份等。（二）發(fā)放流程1.人員統(tǒng)計(jì)：各部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)本部門(mén)符合清涼物資發(fā)放條件的員工名單，并報(bào)工會(huì)辦公室。2.審核確認(rèn)：工會(huì)辦公室對(duì)各部門(mén)上報(bào)的員工名單進(jìn)行審核，確認(rèn)員工身份和發(fā)放資格。3.物資發(fā)放：按照發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，組織清涼物資的發(fā)放工作。發(fā)放方式可采用集中發(fā)放、現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放或委托部門(mén)發(fā)放等形式。4.簽字確認(rèn)：?jiǎn)T工領(lǐng)取清涼物資時(shí)，應(yīng)在發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)，確保發(fā)放記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）特殊情況處理1.對(duì)于因請(qǐng)假、出差等原因未能及時(shí)領(lǐng)取清涼物資的員工，工會(huì)應(yīng)在其返回后及時(shí)發(fā)放。2.如員工對(duì)發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)或發(fā)放結(jié)果有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴，工會(huì)應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并及時(shí)給予答復(fù)。四、清涼物資使用管理（一）使用范圍界定清涼物資應(yīng)嚴(yán)格用于員工高溫勞動(dòng)保護(hù)，具體使用范圍包括但不限于以下方面：1.防暑降溫飲料，如礦泉水、涼茶、綠豆湯等。2.防暑藥品，如藿香正氣水、清涼油、風(fēng)油精等。3.防曬用品，如遮陽(yáng)帽、防曬霜等。4.其他符合高溫勞動(dòng)保護(hù)要求的物資。（二）使用監(jiān)督1.工會(huì)應(yīng)定期對(duì)清涼物資的使用情況進(jìn)行檢查，確保物資用于規(guī)定用途，防止浪費(fèi)和挪用。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門(mén)清涼物資的使用管理，監(jiān)督員工正確使用清涼物資。3.鼓勵(lì)員工對(duì)清涼物資使用過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，工會(huì)應(yīng)及時(shí)核實(shí)處理。（三）庫(kù)存管理1.設(shè)立清涼物資專(zhuān)用倉(cāng)庫(kù)，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理。2.建立清涼物資出入庫(kù)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的入庫(kù)時(shí)間、品種、數(shù)量、規(guī)格，以及出庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用數(shù)量等信息。3.定期對(duì)庫(kù)存清涼物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)盤(pán)盈、盤(pán)虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。五、財(cái)務(wù)核算與報(bào)銷(xiāo)管理（一）會(huì)計(jì)核算1.工會(huì)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)科目，對(duì)清涼物資經(jīng)費(fèi)進(jìn)行單獨(dú)核算。2.按照財(cái)務(wù)制度規(guī)定，及時(shí)記錄清涼物資的采購(gòu)、發(fā)放、使用等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，確保會(huì)計(jì)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.定期編制清涼物資經(jīng)費(fèi)收支報(bào)表，向工會(huì)委員會(huì)和會(huì)員公開(kāi)財(cái)務(wù)狀況。（二）報(bào)銷(xiāo)管理1.采購(gòu)清涼物資的發(fā)票、合同等原始憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，經(jīng)采購(gòu)人員、驗(yàn)收人員、工會(huì)負(fù)責(zé)人簽字后，方可到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)制度對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)予以拒絕。3.報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付給供應(yīng)商，確保資金支付安全。六、財(cái)務(wù)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.工會(huì)成立財(cái)務(wù)監(jiān)督小組，定期對(duì)清涼物資財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查采購(gòu)程序是否合規(guī)、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行、經(jīng)費(fèi)使用是否合理等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）審計(jì)監(jiān)督1.每年[具體時(shí)間]，工會(huì)應(yīng)委托具有資質(zhì)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)清涼物資財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行審計(jì)。2.審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)清涼物資財(cái)務(wù)管理的合法性、合規(guī)性、效益性進(jìn)行評(píng)價(jià)，并提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。3.工會(huì)應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行整改落實(shí)，并將整改情況向會(huì)員公開(kāi)。七、信息公開(kāi)與溝通（一）信息公開(kāi)1.工會(huì)應(yīng)定期通過(guò)公司內(nèi)部公告欄、工會(huì)網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道，向會(huì)員公開(kāi)清涼物資采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)情況、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放名單、經(jīng)費(fèi)收支報(bào)表等信息。2.在清涼物資發(fā)放期間，應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)公布發(fā)放情況，接受員工監(jiān)督。（二）溝通反饋1.建立員工溝通反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)清涼物資管理工作提出意見(jiàn)和建議。2.工會(huì)應(yīng)及時(shí)回復(fù)員工的反饋信息，對(duì)合