行政采購需求申請及審批標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請表填寫需求提出：申請人根據(jù)部門實(shí)際工作需要（如辦公物資短缺、設(shè)備故障需更換、新項(xiàng)目啟動需采購服務(wù)等），確認(rèn)采購的必要性及具體需求。填寫申請表：申請人登錄公司采購管理系統(tǒng)或《行政采購需求申請表》（詳見第三部分），逐項(xiàng)填寫完整信息，包括：基本信息：申請人姓名（*）、所屬部門、申請日期、聯(lián)系方式（內(nèi)部短號）；采購需求明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號（如尺寸、品牌要求、技術(shù)參數(shù)）、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)（元）、總價(jià)（元）、用途說明（需具體描述使用場景，如“用于市場部展會物料制作”“行政前臺日常打印紙補(bǔ)充”）；預(yù)算信息：對應(yīng)的預(yù)算科目（如“辦公經(jīng)費(fèi)”“專項(xiàng)采購費(fèi)”）、預(yù)算編號；附件清單：如技術(shù)參數(shù)要求、比價(jià)記錄（單筆金額超過元需提供至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單）、歷史采購記錄等。內(nèi)部審核：申請人將填寫完整的申請表及附件提交至部門負(fù)責(zé)人，確認(rèn)需求與部門工作計(jì)劃匹配、預(yù)算充足。（二）部門審核與需求確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：采購需求的必要性（是否為工作必需，是否存在替代方案）；數(shù)量與規(guī)格的合理性（是否符合部門實(shí)際使用需求，避免過度采購）；預(yù)算是否符合部門年度預(yù)算安排。審核結(jié)果處理：審核通過：部門負(fù)責(zé)人在申請表“部門審核”欄簽字確認(rèn)，并標(biāo)注“同意”，將申請表轉(zhuǎn)至采購部門；審核不通過：部門負(fù)責(zé)人需注明具體原因（如“預(yù)算超支”“需求不合理”），退回申請人修改后重新提交。（三）采購部門審核與合規(guī)性檢查接收與初審：采購部門收到申請表后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，檢查材料完整性（如是否填寫規(guī)格型號、附件是否齊全）。合規(guī)性與可行性審核：采購范圍審核：確認(rèn)采購物品/服務(wù)是否屬于行政采購目錄（如非生產(chǎn)原料、非固定資產(chǎn)類設(shè)備等）；預(yù)算審核：核對預(yù)估總價(jià)是否在預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需求需申請人補(bǔ)充說明并提交預(yù)算調(diào)整申請；市場調(diào)研：對常規(guī)物資進(jìn)行價(jià)格比對，對新物品/服務(wù)聯(lián)系供應(yīng)商獲取報(bào)價(jià)（單筆金額≥5000元需形成書面比價(jià)記錄）；采購方式確認(rèn)：根據(jù)公司采購管理辦法，確定采用“詢價(jià)采購”“招標(biāo)采購”或“定點(diǎn)采購”等方式。審核結(jié)果反饋：審核通過：采購部門在“采購審核”欄簽字，標(biāo)注“建議同意”，并附上比價(jià)記錄或采購方案，轉(zhuǎn)至審批人；審核不通過：注明原因（如“規(guī)格描述不清晰”“預(yù)算未通過”），退回采購部門或申請人補(bǔ)充材料。（四）審批與決策分級審批：根據(jù)采購金額確定審批權(quán)限（示例）：金額≤2000元：行政部經(jīng)理審批；2000元＜金額≤10000元：分管行政副總審批；金額＞10000元：總經(jīng)理審批。審批要點(diǎn)：審批人重點(diǎn)審核采購的必要性、預(yù)算合理性、采購方式合規(guī)性及性價(jià)比。審批結(jié)果：審批人在“審批意見”欄簽署“同意”“不同意”或“補(bǔ)充說明”，不同意需注明理由，流程終止；同意則轉(zhuǎn)采購部門執(zhí)行。（五）采購執(zhí)行與結(jié)果反饋訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)審批結(jié)果，通過公司指定供應(yīng)商或采購平臺下達(dá)訂單，明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。驗(yàn)收與確認(rèn)：物品/服務(wù)送達(dá)后，由申請人所在部門聯(lián)合采購部門共同驗(yàn)收：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致；檢查質(zhì)量是否符合要求（如設(shè)備功能、服務(wù)效果）；驗(yàn)收合格后，雙方在《采購驗(yàn)收單》簽字確認(rèn)，驗(yàn)收單作為付款依據(jù)。結(jié)果反饋：采購部門將驗(yàn)收結(jié)果反饋給申請人及財(cái)務(wù)部門，完成采購閉環(huán)。（六）資料歸檔采購?fù)瓿珊?，采購部門負(fù)責(zé)整理全套資料（申請表、審批記錄、比價(jià)單、訂單、驗(yàn)收單等），按月歸檔保存，保存期限不少于3年，以備審計(jì)或查詢。三、行政采購需求申請表（標(biāo)準(zhǔn)模板）基本信息申請人姓名*所屬部門申請日期年月日內(nèi)部聯(lián)系方式采購需求明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號（品牌、參數(shù)等）數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）例：A4復(fù)印紙80g/白色，500張/包10包25例：筆記本電腦聯(lián)想小新Pro14，i5處理器，16G內(nèi)存，512G固態(tài)1臺4500用途說明（需具體描述，如“用于行政部日常文件打印”“銷售部新員工入職配置”）預(yù)算信息預(yù)算科目（如“辦公經(jīng)費(fèi)-耗材”“專項(xiàng)采購費(fèi)-IT設(shè)備”）預(yù)算編號審批流程部門負(fù)責(zé)人審核簽字：__________日期：______年_月___意見：□同意□不同意（請注明原因：__________）采購部門審核簽字：__________日期：______年_月___意見：□建議同意□退回（請注明原因：__________）附件：□比價(jià)記錄□技術(shù)參數(shù)要求□其他：__________審批人意見（根據(jù)金額分級審批）簽字：__________日期：______年_月___意見：□同意□不同意（請注明原因：__________）驗(yàn)收確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格說明：__________）驗(yàn)收人簽字：__________日期：______年_月___采購部門經(jīng)辦人簽字：__________聯(lián)系方式：__________四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題提示（一）需求描述規(guī)范采購物品/服務(wù)名稱需準(zhǔn)確，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；規(guī)格型號應(yīng)明確技術(shù)參數(shù)（如尺寸、材質(zhì)、功能指標(biāo)），避免“質(zhì)量好”“性價(jià)比高”等主觀描述；用途說明需結(jié)合具體工作場景，便于審批人判斷必要性（如“用于季度客戶會議物料制作”而非“辦公使用”）。（二）預(yù)算與附件要求預(yù)估單價(jià)需參考?xì)v史采購價(jià)格或市場公允價(jià)，嚴(yán)重偏離市場價(jià)的需提供價(jià)格說明；單筆采購金額≥3000元，需提供至少2家供應(yīng)商的書面報(bào)價(jià)單（需加蓋供應(yīng)商公章或電子簽章）；新采購物品需提供技術(shù)參數(shù)要求或樣品確認(rèn)記錄。（三）審批流程時(shí)效各環(huán)節(jié)審核人需在收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急采購（如突發(fā)設(shè)備故障需立即維修）可標(biāo)注“加急”，審批流程需在4小時(shí)內(nèi)完成；審批過程中如需補(bǔ)充材料，申請人需在24小時(shí)內(nèi)反饋，超時(shí)未反饋視為自動撤回申請。（四）采購執(zhí)行紀(jì)律采購部門必須從公司合格供應(yīng)商庫中選擇供應(yīng)商，嚴(yán)禁未經(jīng)審批私自采購；驗(yàn)收不合格的物品