行政辦公用品采購(gòu)及管理流程手冊(cè)一、引言本手冊(cè)旨在規(guī)范公司行政辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)及報(bào)廢等全流程管理，保證辦公用品供應(yīng)及時(shí)、使用高效、成本可控，同時(shí)明確各部門職責(zé)分工，保障行政管理工作有序開展。手冊(cè)適用于公司各部門及全體員工，涉及辦公用品的需求提報(bào)、審批、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)及使用等各環(huán)節(jié)操作。二、適用范圍與使用場(chǎng)景（一）適用部門公司各部門（含各事業(yè)部、職能部門）及全體員工。（二）使用場(chǎng)景日常辦公需求：部門因常規(guī)工作需要消耗的辦公用品（如A4紙、簽字筆、筆記本等）。新增人員配置：新員工入職時(shí)需配置的辦公文具、工具（如文件夾、計(jì)算器、辦公文具套裝等）。專項(xiàng)工作支持：臨時(shí)項(xiàng)目、會(huì)議活動(dòng)等所需的專項(xiàng)辦公用品（如會(huì)議用紙、宣傳物料、活動(dòng)道具等）。設(shè)備耗材補(bǔ)充：辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)）運(yùn)行所需的消耗性材料（如墨盒、硒鼓、打印紙等）。舊品報(bào)廢替換：已損壞、老化或無法正常使用的辦公用品報(bào)廢后，需補(bǔ)充的同類型或替代品。三、全流程操作指南（一）需求提報(bào)與審核需求發(fā)起部門如需采購(gòu)辦公用品，由指定內(nèi)勤或申請(qǐng)人填寫《辦公用品需求申請(qǐng)單》（詳見第四章表單1），注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、需求數(shù)量、用途說明、預(yù)估單價(jià)及金額。需求提報(bào)應(yīng)遵循“按需申領(lǐng)、避免浪費(fèi)”原則，非緊急需求每月25日前提報(bào)至行政部，緊急需求需標(biāo)注“緊急”并說明原因。部門審核部門負(fù)責(zé)人（或指定授權(quán)人）對(duì)需求申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查需求數(shù)量是否符合實(shí)際工作需要，避免重復(fù)申領(lǐng)或過度囤貨。審核通過后，在《辦公用品需求申請(qǐng)單》“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)，提交至行政部。（二）采購(gòu)審批與執(zhí)行審批權(quán)限劃分單次采購(gòu)金額≤500元：由行政部經(jīng)理審批。500元＜單次采購(gòu)金額≤2000元：由行政部經(jīng)理審核后，報(bào)分管副總審批。單次采購(gòu)金額＞2000元：由行政部經(jīng)理、分管副總審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。采購(gòu)實(shí)施行政部收到審批通過的需求申請(qǐng)后，匯總各部門需求，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)方式選擇：常規(guī)低值物品（如紙張、筆、文件夾等）：通過公司合格供應(yīng)商名錄（由行政部定期評(píng)估更新）進(jìn)行采購(gòu)，優(yōu)先選擇性價(jià)比高、供貨穩(wěn)定的供應(yīng)商。專項(xiàng)或高值物品（如辦公設(shè)備、定制化物料等）：需對(duì)比至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，綜合評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期等因素，確定供應(yīng)商后簽訂采購(gòu)協(xié)議（金額＞5000元需簽訂正式合同）。采購(gòu)過程中需保證質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)，索取供應(yīng)商資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）及產(chǎn)品合格證，留存?zhèn)洳椤＃ㄈ┤霂?kù)驗(yàn)收與登記物品驗(yàn)收采購(gòu)物品送達(dá)后，由行政部指定驗(yàn)收人（通常為行政專員）與采購(gòu)人共同核對(duì)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購(gòu)申請(qǐng)一致，檢查外包裝是否完好、產(chǎn)品是否有破損或質(zhì)量問題。驗(yàn)收合格后，填寫《辦公用品入庫(kù)登記表》（詳見第四章表單2），詳細(xì)記錄入庫(kù)物品信息、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期、驗(yàn)收人等信息。驗(yàn)收不合格的物品，需當(dāng)場(chǎng)拒收并聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，同時(shí)記錄不合格原因及處理結(jié)果，報(bào)行政部經(jīng)理備案。入庫(kù)上架驗(yàn)收合格的物品由行政部統(tǒng)一分類、登記后入庫(kù)存放，標(biāo)注物品名稱、數(shù)量及存放位置，保證“賬物相符、標(biāo)識(shí)清晰”。（四）領(lǐng)用與發(fā)放領(lǐng)用申請(qǐng)員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（詳見第四章表單3），注明領(lǐng)用人姓名、所屬部門、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用日期。部門內(nèi)通用物品（如打印紙、墨盒）由部門內(nèi)勤統(tǒng)一領(lǐng)用并分發(fā)；個(gè)人專用物品（如簽字筆、筆記本）由本人直接領(lǐng)用。審核與發(fā)放行政部審核領(lǐng)用數(shù)量是否合理，避免超額領(lǐng)用（如A4紙單次領(lǐng)用不超過2包，簽字筆不超過2支等）。審核通過后，按領(lǐng)用數(shù)量發(fā)放物品，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，行政部同步更新庫(kù)存臺(tái)賬，保證“領(lǐng)用有記錄、庫(kù)存有更新”。（五）庫(kù)存盤點(diǎn)與維護(hù)定期盤點(diǎn)行政部每月末進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每季度末進(jìn)行一次抽盤，核對(duì)《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量是否一致，填寫《辦公用品盤點(diǎn)表》（詳見第四章表單4）。盤點(diǎn)中發(fā)覺盤盈（實(shí)際庫(kù)存＞臺(tái)賬數(shù)量）或盤虧（實(shí)際庫(kù)存＜臺(tái)賬數(shù)量）時(shí)，需分析原因（如入庫(kù)漏登、領(lǐng)用漏記、自然損耗等），形成《盤點(diǎn)差異說明》，報(bào)行政部經(jīng)理及分管副總審批后處理。庫(kù)存管理行政部建立《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》（可電子化或紙質(zhì)化），實(shí)時(shí)更新入庫(kù)、領(lǐng)用、庫(kù)存數(shù)量，設(shè)置安全庫(kù)存量（如常用物品低于安全庫(kù)存時(shí)及時(shí)啟動(dòng)采購(gòu)流程）。倉(cāng)庫(kù)環(huán)境需保持干燥、通風(fēng)、整潔，物品分類存放，避免受潮、擠壓、損壞，易燃易爆物品（如打印機(jī)墨粉）單獨(dú)存放并做好標(biāo)識(shí)。（六）報(bào)廢與處置報(bào)廢申請(qǐng)辦公用品因損壞、老化、技術(shù)淘汰等原因無法使用時(shí)，由使用部門填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》（詳見第四章表單5），注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因、使用年限等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。報(bào)廢審批與處置行政部對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)無法修復(fù)或使用后，按審批權(quán)限報(bào)批（審批流程同采購(gòu)審批）。審批通過后，由行政部統(tǒng)一處置：有殘值的物品（如辦公設(shè)備、硒鼓等）：聯(lián)系專業(yè)回收機(jī)構(gòu)進(jìn)行回收，回收款項(xiàng)上交公司財(cái)務(wù)部。無殘值的物品（如破損文件夾、過期筆記本等）：按普通垃圾進(jìn)行分類處理，避免環(huán)境污染。報(bào)廢處置完成后，行政部更新庫(kù)存臺(tái)賬，核銷報(bào)廢物品記錄。四、常用表單模板表單1：辦公用品需求申請(qǐng)單申請(qǐng)人部門聯(lián)系方式申請(qǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量用途說明（可附頁(yè)）：部門負(fù)責(zé)人審批：簽字：日期：行政部審核意見：簽字：日期：審批意見（≥500元）：簽字：日期：表單2：辦公用品入庫(kù)登記表入庫(kù)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位入庫(kù)數(shù)量供應(yīng)商名稱驗(yàn)收人采購(gòu)人備注表單3：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門物品名稱規(guī)格型號(hào)單位領(lǐng)用數(shù)量用途說明審核人領(lǐng)用人簽字表單4：辦公用品盤點(diǎn)表盤點(diǎn)日期盤點(diǎn)人物品名稱規(guī)格型號(hào)單位賬面數(shù)量實(shí)際數(shù)量差異數(shù)量差異原因處理意見表單5：辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門申請(qǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位報(bào)廢原因說明：部門負(fù)責(zé)人審批：簽字：日期：行政部核實(shí)意見：簽字：日期：審批意見：簽字：日期：五、關(guān)鍵管理要點(diǎn)（一）需求管理各部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作需要合理提報(bào)需求，避免盲目采購(gòu)或過度囤貨，減少資源浪費(fèi)。新員工入職辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)由行政部統(tǒng)一制定（如新人文具包包含簽字筆2支、筆記本1本、文件夾3個(gè)等），保證配置規(guī)范、公平。（二）采購(gòu)管理采購(gòu)過程需堅(jiān)持“公開、公平、公正”原則，優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商，嚴(yán)禁違規(guī)采購(gòu)或指定供應(yīng)商。采購(gòu)合同或協(xié)議需明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、供貨周期、付款方式及違約責(zé)任等重要條款，由行政部專人保管。（三）庫(kù)存管理行政部定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行整理，對(duì)臨近保質(zhì)期的物品（如部分膠水、墨水等）及時(shí)通知各部門領(lǐng)用，避免過期浪費(fèi)。嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自領(lǐng)用或外借辦公用品，領(lǐng)用需嚴(yán)格遵守“誰(shuí)領(lǐng)用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，保證物品合理使用。（四）成本控制行政部每季度對(duì)辦公用品采購(gòu)成本進(jìn)行分析，統(tǒng)計(jì)各部門領(lǐng)用金額，評(píng)估成本合理性，提出優(yōu)化建議（如調(diào)整采購(gòu)頻次、更換性價(jià)比更高的替代品等）。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品（如文件盒、計(jì)算器等），鼓勵(lì)各部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)使用，減少新購(gòu)需求。（五）責(zé)任追究各部門需指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的申領(lǐng)、分發(fā)及日常