企業(yè)內(nèi)部溝通與協(xié)作平臺消息記錄工具一、適用工作場景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類需留痕、追溯的溝通協(xié)作場景，保證信息傳遞準確、責任明確，主要包括：項目進度同步：跨部門項目推進中，關(guān)鍵節(jié)點完成情況、風險問題及解決方案的記錄；重要決策確認：涉及部門協(xié)作、資源調(diào)配的核心決策過程及行動項的留存；問題跟進與反饋：工作中出現(xiàn)的待辦事項、異常問題及處理結(jié)果的全程記錄；新人培訓與交接：崗位關(guān)鍵信息、工作流程及協(xié)作要求的傳遞與歸檔；跨部門事務(wù)協(xié)調(diào)：如資源申請、流程審批、活動組織等需多方確認的事務(wù)溝通。二、操作流程指引（一）發(fā)起消息記錄登錄平臺：通過企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)作平臺賬號登錄，進入“消息記錄”模塊；選擇記錄類型：根據(jù)場景選擇“項目同步”“決策確認”“問題跟進”“培訓交接”或“事務(wù)協(xié)調(diào)”等模板類型；填寫基礎(chǔ)信息：記錄簡潔概括核心內(nèi)容，如“XX項目V1.2版本需求評審會議記錄”；發(fā)起人：填寫發(fā)起人姓名（*經(jīng)理）；參與人員：添加所有需同步信息的成員（主管、專員等），可指定“僅查閱”或“可編輯”權(quán)限；優(yōu)先級：根據(jù)緊急程度選擇“高/中/低”；計劃完成時間：明確事項需完成的截止日期（如YYYY-MM-DDHH:MM）。（二）編輯與完善記錄內(nèi)容核心事項描述：清晰說明事件背景、當前進展及待解決問題（分點列舉，避免模糊表述）；示例：“【背景】XX項目原定于5月10日完成原型設(shè)計，因需求變更導(dǎo)致延期；【進展】已與產(chǎn)品部門確認新需求范圍；【待解決】需設(shè)計部門在5月12日前輸出調(diào)整后原型”。關(guān)鍵行動項：列出具體任務(wù)、責任人和完成時限，格式為“任務(wù)描述（責任人：*姓名，截止時間：YYYY-MM-DD）”；示例：“調(diào)整項目原型設(shè)計（責任人：*設(shè)計師，截止時間：2024-05-12）”。附件：如涉及文檔、圖片、會議紀要等，“添加附件”，并注明附件名稱及用途（如“需求變更說明V2.1.pdf”）。（三）審批與發(fā)送（如需）審批流程：若記錄內(nèi)容涉及部門負責人審批或跨部門確認，“提交審批”，按預(yù)設(shè)流程流轉(zhuǎn)至審批人（如*總監(jiān)）；審批反饋：審批人確認后，系統(tǒng)自動通知發(fā)起人；若需修改，審批人填寫修改意見，發(fā)起人根據(jù)意見調(diào)整后重新提交；發(fā)送與同步：審批通過后，系統(tǒng)自動將消息記錄同步至所有參與人員，成員可查看詳情并回復(fù)確認。（四）歸檔與查詢自動歸檔：消息記錄完成或截止時間到達后，系統(tǒng)自動歸檔至“歷史記錄”模塊，支持按“時間范圍”“記錄類型”“發(fā)起人”等條件篩選；調(diào)閱與追溯：如需查看歷史記錄，在“歷史記錄”中輸入關(guān)鍵詞（如“XX項目”），即可定位具體記錄及完整內(nèi)容。三、消息記錄表模板記錄編號記錄日期發(fā)起人參與部門/人員記錄主題核心事項描述關(guān)鍵行動項附件信息備注XJ-2024050012024-05-1014:30*經(jīng)理產(chǎn)品部（主管）、技術(shù)部（工程師）XX項目V1.2版本需求評審會議1.產(chǎn)品部演示新需求原型，確認交互邏輯；2.技術(shù)部評估開發(fā)周期，提出技術(shù)難點；3.明確下一階段任務(wù)分工。1.完善需求文檔（責任人：產(chǎn)品專員，截止：2024-05-11）；2.制定技術(shù)方案（責任人：架構(gòu)師，截止：2024-05-13）。需求原型V1.2.pptx、會議紀要.docx需在周五前同步給客戶確認XJ-2024050022024-05-1109:15*主管人事部（專員）、行政部（助理）新員工入職培訓資料整理1.人事部提供入職流程清單；2.行政部補充辦公環(huán)境指引；3.合并培訓資料并統(tǒng)一格式。1.提交入職流程清單（責任人：人事專員，截止：2024-05-12）；2.完成資料合并（責任人：行政助理，截止：2024-05-13）。入職流程清單初稿.docx最終版需通過OA系統(tǒng)發(fā)布四、使用規(guī)范與提醒內(nèi)容規(guī)范性：記錄內(nèi)容需客觀、準確，避免口語化表述（如“盡快”“大概”），明確時間、責任人和具體事項；核心事項和行動項分點列出，邏輯清晰，便于快速查閱。及時性要求：溝通協(xié)作事項需在24小時內(nèi)發(fā)起消息記錄，重要決策或緊急事項需實時記錄；行動項責任人需在截止時間前更新進展，逾期需在備注中說明原因。保密與權(quán)限：涉及敏感信息（如未公開項目數(shù)據(jù)、薪酬信息）的記錄，僅限相關(guān)參與人員查看，禁止外傳；定期檢查參與人員權(quán)限，離職人員權(quán)限需及時回收。定期維護：每月對歷史記錄進行整理，過期且無保留價值的記錄可歸檔至備份文件夾；根據(jù)企業(yè)實