行政公文撰寫標準化工具包一、工具包概述本工具包旨在規(guī)范行政公文撰寫流程，統(tǒng)一公文格式與表達標準，提升行政工作效率與公文質(zhì)量。通過標準化模板、清晰操作指引及核心注意事項，幫助使用者快速掌握各類行政公文的撰寫方法，保證公文的嚴肅性、規(guī)范性和可執(zhí)行性，適用于機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等各類組織的日常行政事務處理。二、適用范圍與應用場景本工具包適用于以下行政工作場景：內(nèi)部事務傳達：如部門工作安排、會議通知、制度發(fā)布、事項告知等；跨部門溝通協(xié)調(diào)：如業(yè)務協(xié)作函、資源申請函、意見征詢等；向上級匯報請示：如工作進展報告、問題請示、事項審批等；對外聯(lián)絡事務：如單位間函詢、合作邀請、事務告知等；日常行政管理：如總結(jié)報告、計劃方案、情況說明等。三、標準化撰寫流程步驟（一）明確發(fā)文目的與核心要素核心任務：清晰界定公文需解決的核心問題（如“通知會議召開”“請示預算審批”）、受眾對象（上級/下級/平級/外部單位）、核心信息（時間、地點、人物、事項要求等）。操作要點：與需求方（如部門負責人、業(yè)務經(jīng)辦人）充分溝通，確認發(fā)文背景、預期效果及必須包含的關(guān)鍵信息，避免內(nèi)容遺漏或偏離主題。（二）收集整理基礎(chǔ)信息核心任務：收集與公文內(nèi)容相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)、政策依據(jù)及聯(lián)系人信息。操作要點：涉及數(shù)據(jù)、政策的，需核對信息準確性（如數(shù)據(jù)來源、文件文號）；涉及具體事項的，明確責任部門、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（用“部門負責人”代替具體姓名，如“人力資源部*經(jīng)理”）；整理會議、活動類信息時，需確認時間、地點、參會人員等細節(jié)無沖突。（三）選定合適文種根據(jù)發(fā)文目的與受眾，選擇對應公文文種（常見文種及適用場景見下表）：文種適用場景示例通知發(fā)布規(guī)章、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、告知事項《關(guān)于召開2023年度工作總結(jié)會議的通知》請示向上級請求指示、批準《關(guān)于申請購置辦公設備的請示》報告向上級匯報工作、反映情況、答復詢問《2023年第四季度工作進展報告》函不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項《關(guān)于商請協(xié)助開展聯(lián)合調(diào)研的函》紀要記載會議主要情況和議定事項《項目推進協(xié)調(diào)會紀要》（四）起草內(nèi)容結(jié)構(gòu)規(guī)范：遵循“標題—主送機關(guān)——附件（如有）—發(fā)文機關(guān)—成文日期”的標準結(jié)構(gòu)。撰寫要點：開頭：簡明扼要說明發(fā)文背景、依據(jù)或目的（如“根據(jù)要求，為做好工作，現(xiàn)就事項通知”）；主體：分條列項闡述具體事項，邏輯清晰（按“重要性/時間順序/工作流程”排列），每條內(nèi)容聚焦單一主題，避免冗長；結(jié)尾：根據(jù)文種明確執(zhí)行要求（如“請各單位于X月X日前報送材料”“妥否，請批示”）。語言要求：使用規(guī)范的書面語，避免口語化、歧義表達；表述準確（如“原則上”“不得”“須”等詞使用恰當）；篇幅簡練，一般公文控制在2000字以內(nèi)，重要公文可根據(jù)需要調(diào)整。（五）審核修改校對三級審核流程：起草人自查：檢查內(nèi)容完整性、格式規(guī)范性、文字準確性（重點核對數(shù)據(jù)、人名、日期、文種等）；部門負責人審核：核對公文內(nèi)容與部門工作的一致性，保證事項可行、職責明確；辦公室/綜合部終審：檢查格式標準、文種使用是否恰當、是否需會簽其他部門等。校對重點：錯別字、標點符號誤用（如“，”與“?！?、“的”“地”“得”混淆）、語句不通順、附件遺漏、發(fā)文機關(guān)與成文日期是否規(guī)范。（六）定稿印發(fā)與歸檔定稿：審核通過后，按公文格式要求排版（字體、字號、行距等見“模板表格”），最終版本需由起草人、審核人簽字確認。印發(fā)：根據(jù)公文緩急程度確定印發(fā)方式（正式文件需加蓋單位公章，電子版需加密發(fā)送）。歸檔：紙質(zhì)公文按年度、文種分類裝訂存檔，電子公文備份至指定服務器，保存期限符合檔案管理規(guī)定。四、常用公文模板示例（一）通知模板[發(fā)文機關(guān)代字]〔年份〕X號★關(guān)于召開[會議名稱]的通知主送機關(guān)：[各相關(guān)部門/單位]為[會議目的，如“總結(jié)2023年工作，部署2024年重點任務”]，經(jīng)研究決定，召開[會議名稱]?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知一、會議時間：年月日（星期X）上/下午:—:二、會議地點：[具體地點，如“*辦公樓X層會議室”]三、參會人員：[參會范圍，如“各部門負責人、主任、專員等”]四、會議內(nèi)容：（一）[議題一，如“2023年工作總結(jié)匯報”]；（二）[議題二，如“2024年工作計劃討論”]；（三）[議題三，如“其他事項說明”]。五、其他事項：（一）請參會人員提前10分鐘到場，簽到入場；（二）如無法參會，請于年月日前向[聯(lián)系人及部門，如“辦公室*主任”]書面請假；（三）會議材料將提前通過[方式，如“內(nèi)部辦公系統(tǒng)”]發(fā)送，請自行打印。聯(lián)系人：*姓名聯(lián)系方式：[內(nèi)部辦公電話，如“-X”][發(fā)文機關(guān)全稱]（蓋章）年月日（二）請示模板[發(fā)文機關(guān)代字]〔年份〕X號★關(guān)于[請示事項]的請示主送機關(guān)：[上級單位全稱/上級領(lǐng)導]為[背景目的，如“提升辦公效率，保障日常工作開展”]，現(xiàn)就[請示事項，如“購置辦公設備”]請示一、事由及必要性[具體說明請示事項的背景、現(xiàn)狀及必要性，如“現(xiàn)有辦公電腦使用年限超過5年，故障頻發(fā)，影響數(shù)據(jù)處理效率，需購置新設備臺”]。二、請示事項（一）擬購置[物品名稱]臺（套），規(guī)格型號：[具體規(guī)格]，單價：[金額]，總價：[總金額]；（二）經(jīng)費來源：[如“從年度辦公經(jīng)費中列支”]。妥否，請批示。聯(lián)系人：*姓名聯(lián)系方式：[內(nèi)部辦公電話][發(fā)文機關(guān)全稱]（蓋章）年月日（三）報告模板[發(fā)文機關(guān)代字]〔年份〕X號★關(guān)于[報告內(nèi)容]的報告主送機關(guān)：[上級單位全稱/上級領(lǐng)導]根據(jù)[上級要求/工作安排，如“年度工作計劃”]，現(xiàn)將[時間段，如“2023年第四季度”][報告內(nèi)容，如“工作進展情況”]報告一、工作完成情況（一）[重點工作一，如“項目推進”]：已完成項目立項、招標等前期工作，目前進入實施階段，預計月日前完工；（二）[重點工作二，如“團隊建設”]：組織培訓X場，參與人次，員工技能考核平均提升%；（三）[其他工作，如“制度完善”]：修訂《管理辦法》，已通過部門審核并發(fā)布實施。二、存在問題[當前工作中的主要問題，如“部分項目進度滯后，主要原因是”]。三、下一步計劃[針對問題的改進措施或下一階段工作安排，如“加強項目統(tǒng)籌，協(xié)調(diào)資源，保證按期完成”]。特此報告。聯(lián)系人：*姓名聯(lián)系方式：[內(nèi)部辦公電話][發(fā)文機關(guān)全稱]（蓋章）年月日（四）函模板[發(fā)文機關(guān)代字]〔年份〕X號★關(guān)于[商請/詢問/答復事項]的函主送機關(guān)：[不相隸屬單位全稱/部門]為[發(fā)函目的，如“推進工作，需貴單位協(xié)助提供數(shù)據(jù)”]，現(xiàn)就[事項]函告一、[事項一，如“商請事項”][具體說明需要對方協(xié)助的內(nèi)容，如“請貴單位于年月日前提供《年度統(tǒng)計報表》電子版，以便匯總分析”]。二、[事項二，如“其他說明”][補充說明，如“如有疑問，請及時與我們聯(lián)系”]。專此函達/盼復。聯(lián)系人：*姓名聯(lián)系方式：[內(nèi)部辦公電話][發(fā)文機關(guān)全稱]（蓋章）年月日五、撰寫要點與注意事項（一）格式規(guī)范居中排列，由“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”組成（如“辦公室關(guān)于的通知”），簡潔明確，不使用“的通知”“的報告”等冗余表述；主送機關(guān)：頂格書寫，后加“：”，多個機關(guān)間用“、”隔開，統(tǒng)稱用“各相關(guān)部門”“各單位”；每段首行縮進2字符，一級標題用“一、”“二、”，二級標題用“（一）”“（二）”，三級標題用“1.”“2.”，序號后不加頓號；附件：如需附件，在下空一行左空2字寫“附件：”，后標附件名稱（如“附件：1.會議議程”）；發(fā)文機關(guān)與成文日期：成文日期右空4字，發(fā)文機關(guān)左空4字，加蓋公章時，公章應壓成文日期（右移至“年”字下方）；字體與行距：標題用二號小標宋簡體，用三號仿宋GB2312，一級標題用黑體，二級標題用楷體GB2312，行距固定28磅。（二）內(nèi)容規(guī)范要素齊全：根據(jù)文種明確必備要素（如請示需有“請示事項”“理由”，報告需有“情況、問題、建議”）；邏輯清晰：按“總-分”“背景-事項-要求”等邏輯展開，避免內(nèi)容交叉重復；表述準確：涉及時間、數(shù)量、范圍等需明確（如“于X月X日前”“原則上不少于人”），避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯；政策合規(guī)：引用政策、文件需注明文號和標題（如“根據(jù)《管理辦法》（發(fā)〔2023〕X號）規(guī)定”），保證內(nèi)容符合上級要求。（三）流程規(guī)范審核把關(guān)：嚴格執(zhí)行“起草-部門審核-辦公室終審”流程，涉及多部門協(xié)作的需提前會簽；用印管理：正式文件必須加蓋單位公章，嚴禁在空白紙張或未審核通過文件上用??；印發(fā)時效：緊急公文需標注“特急”，明確最晚印發(fā)時間，普通公文需提前3個工作日送審，保證及時送達。（四）常見錯誤規(guī)避文種混用：避免將“請示”與“報告”混用（請示需上級批復，報告為事后匯報）；錯別字與標點：重點檢查“的、地、得”“已、以”“；、：