檔案管理制度(3篇)檔案管理制度（一）第一章總則第一條為規(guī)范本單位檔案的收集、整理、保管、利用與處置，確保檔案真實、完整、可用、安全，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》等上位規(guī)范，結(jié)合本單位組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程與信息化現(xiàn)狀，制定本制度。第二條本制度所稱檔案，是指本單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、黨群、人事、財務(wù)、基建、科研、知識產(chǎn)權(quán)、審計、法務(wù)等活動中形成的、具有保存價值并經(jīng)過歸檔程序的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等歷史記錄。第三條檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分工負(fù)責(zé)、全程控制”原則，納入單位目標(biāo)責(zé)任制與績效考核，與業(yè)務(wù)流程、信息化項目、保密管理、風(fēng)險管理同步設(shè)計、同步實施、同步檢查。第四條任何部門與個人均有依法保護(hù)檔案、及時移交檔案的義務(wù)，不得據(jù)為己有、擅自銷毀、涂改、偽造、泄露、買賣檔案。對違反本制度造成損失或泄密的，按“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰形成誰負(fù)責(zé)、誰損毀誰賠償”原則追責(zé)。第二章組織與職責(zé)第五條設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管行政負(fù)責(zé)人任組長，綜合管理部、信息化部、法務(wù)部、財務(wù)部、人力資源部、保密辦、審計部、核心業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)審議檔案工作規(guī)劃、年度預(yù)算、重大建設(shè)項目檔案驗收、檔案開放與銷毀清單、檔案信息化方案、檔案安全事件處置報告。第六條綜合管理部下設(shè)檔案室，為檔案工作歸口管理機(jī)構(gòu)，配專職檔案員不少于編制員工總數(shù)的1‰，設(shè)檔案管理崗、檔案信息化崗、檔案安全崗，崗位職責(zé)公開上墻。第七條檔案室職責(zé)：（一）起草并持續(xù)優(yōu)化檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)則、操作指引；（二）制定檔案工作年度計劃、經(jīng)費預(yù)算、設(shè)備采購、人員培訓(xùn)、考核指標(biāo)；（三）指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各部門文件材料形成、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計、處置；（四）負(fù)責(zé)檔案實體庫房與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）日常運維，確保四防（防火、防盜、防潮、防有害生物）與信息安全等級保護(hù)三級達(dá)標(biāo)；（五）組織檔案鑒定、開放、編研、展覽、統(tǒng)計、報送、移交進(jìn)館；（六）對接司法、紀(jì)檢、審計、巡察、產(chǎn)權(quán)交易、資產(chǎn)評估、史志編纂等外部調(diào)卷，提供證據(jù)鏈服務(wù)；（七）建立檔案應(yīng)急管理體系，制定并演練檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，配置離線備份、異地容災(zāi)、核心數(shù)據(jù)加密存儲；（八）受理檔案工作咨詢、投訴、建議，每年發(fā)布檔案管理白皮書。第八條各部門設(shè)兼職檔案員，原則上由部門副職或綜合事務(wù)骨干兼任，接受檔案室業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與考核。兼職檔案員職責(zé)：（一）宣貫檔案制度，監(jiān)督本部門文件材料規(guī)范形成；（二）依據(jù)《文件材料歸檔范圍與保管期限表》（以下簡稱“期限表”），在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或項目平臺中實時預(yù)歸檔，確保元數(shù)據(jù)完整；（三）對需實體歸檔的紙質(zhì)文件，在辦結(jié)后五個工作日內(nèi)完成整理、裝訂、封面著錄、部門級檢查，并填寫《歸檔移交清單》；（四）每季度向檔案室移交一次，交接雙方簽字確認(rèn)，系統(tǒng)生成二維碼封條；（五）對涉密文件，按照保密編號、密級、保密期限、知悉范圍單獨組卷、專柜存放、雙人雙鎖；（六）配合檔案室開展檔案利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、信息化加工；（七）人員調(diào)離時，須完成檔案交接審計，未清不得辦理離職手續(xù)。第九條信息化部負(fù)責(zé)為檔案室提供基礎(chǔ)設(shè)施資源，包括服務(wù)器、存儲、數(shù)據(jù)庫、備份、網(wǎng)絡(luò)、安全設(shè)備，確保系統(tǒng)7×24小時可用，RPO≤15分鐘，RTO≤2小時；對電子文件實施四性檢測（真實性、完整性、可用性、安全性），并生成檢測報告歸入電子檔案元數(shù)據(jù)。第十條財務(wù)部負(fù)責(zé)檔案工作經(jīng)費預(yù)算審核與資金撥付，單列“檔案專項”科目，確保檔案設(shè)備、數(shù)字化、培訓(xùn)、鑒定、搶救、保險、應(yīng)急演練等費用?？顚Ｓ?。第十一條法務(wù)部負(fù)責(zé)審核檔案開放、公布、轉(zhuǎn)讓、許可使用中的知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)、商業(yè)秘密、個人信息保護(hù)合規(guī)性，出具法律意見書。第十二條人力資源部將檔案工作納入員工手冊、入職培訓(xùn)、崗位說明書、績效考核與評優(yōu)評先，檔案工作考核權(quán)重不低于部門績效的5%。第三章文件材料歸檔范圍與保管期限第十三條歸檔范圍實行“負(fù)面清單”管理，凡未列入不歸檔清單的文件材料，均應(yīng)歸檔。不歸檔清單由檔案室每年發(fā)布一次，征求意見后報領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。第十四條保管期限分為永久、30年、10年、5年、3年五檔，以“期限表”形式嵌入系統(tǒng)，隨業(yè)務(wù)流程自動提示。任何部門不得擅自縮短或延長保管期限；確需調(diào)整的，須提交檔案室組織專家論證、領(lǐng)導(dǎo)小組審批、職工代表大會公示。第十五條核心歸檔類型示例：（一）決策類：黨委會、董事會、總經(jīng)理辦公會、專題會議紀(jì)要、記錄、決定、請示、批復(fù)、議案、表決票、音視頻；（二）治理類：章程、股東協(xié)議、出資證明、股權(quán)變更、董事會述職、內(nèi)控自評、風(fēng)險管理報告；（三）人事類：招錄、調(diào)配、任免、薪酬、社保、職稱、培訓(xùn)、績效、離職、退休、優(yōu)撫、勞動爭議裁決；（四）財務(wù)類：年度預(yù)算、決算、月度快報、會計憑證、賬簿、報表、納稅鑒證、資產(chǎn)評估、審計報告、IPO底稿；（五）科研類：立項、任務(wù)書、合同、預(yù)算、實驗記錄、計算書、圖紙、工藝、配方、檢測報告、鑒定、結(jié)題、獎項、專利、軟件著作權(quán)、技術(shù)秘密；（六）生產(chǎn)類：工藝規(guī)程、工卡、檢驗記錄、不合格品審理、設(shè)備臺賬、計量校準(zhǔn)、能源消耗、環(huán)保監(jiān)測、職業(yè)健康、安全事故調(diào)查；（七）采購類：供應(yīng)商準(zhǔn)入、招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、合同、驗收、質(zhì)保、索賠、供應(yīng)商評價；（八）銷售類：客戶檔案、信用評估、報價、合同、訂單、發(fā)貨、回款、售后、客戶滿意度調(diào)查；（九）基建類：項目建議書、可研、初設(shè)、概算、施工圖、變更、隱蔽工程驗收、竣工圖、結(jié)算、后評價；（十）黨群類：黨員名冊、組織關(guān)系、民主評議、黨風(fēng)廉政、巡視巡察、工會、團(tuán)委、婦聯(lián)、統(tǒng)戰(zhàn)、精神文明創(chuàng)建；（十一）聲像實物類：照片、底片、錄音、錄像、獎杯、獎牌、證書、印章、題詞、模型、樣品、紀(jì)念品；（十二）電子系統(tǒng)類：數(shù)據(jù)庫快照、系統(tǒng)日志、源代碼、配置文件、測試報告、上線審批、運維月報、災(zāi)備演練記錄。第十六條對雙套制（紙質(zhì)+電子）文件，電子件須滿足來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)、隨時可用，經(jīng)系統(tǒng)檢測合格后可僅以電子形式保存，紙質(zhì)件可銷毀；對僅有紙質(zhì)的重要文件，須在入庫后90日內(nèi)完成數(shù)字化掃描、OCR、雙層PDF、質(zhì)檢、掛接、備份。第十七條對非公文類但具有記憶價值的材料，如員工回憶錄、口述史、社交媒體截圖、短視頻、直播回放，由檔案室發(fā)布采集指南，鼓勵員工自愿移交，經(jīng)鑒定后歸入“職工記憶庫”，保管期限10年，到期評估。第四章整理與編號第十八條檔案整理遵循“來源原則+職能原則”，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，實行“部門—年度—項目—保管期限”四級分類，系統(tǒng)生成唯一檔號，格式為：F{部門代碼}.{年度}.{項目代碼}.{盒號}.{件號}，共20位字符，支持二維碼、RFID自動識別。第十九條紙質(zhì)文件裝訂采用不銹鋼釘、線裝、熱熔膠裝三種方式，裝訂前拆除金屬曲別針、塑料夾、回形針，對A3圖紙折疊成A4幅面，圖標(biāo)外露；對熱敏傳真紙、復(fù)寫紙進(jìn)行復(fù)印替代，復(fù)印件加蓋“與原件一致”章并由經(jīng)辦人簽字。第二十條每份文件首頁右上角加蓋歸檔章，包含檔號、保管期限、件號、頁數(shù)、密級、歸檔人、歸檔日期；對涉密文件另蓋密級章，使用紅色印油，便于目視識別。第二十一條盒內(nèi)文件按“件”為單位編制目錄，系統(tǒng)打印《卷內(nèi)目錄》兩份，一份置盒首，一份貼盒脊；盒脊標(biāo)簽包含檔號、年度、部門、起止件號、保管期限、盒序號，字體為黑體小三號，確保30米外可辨。第二十二條電子文件以“雙軌制”存儲：在線存儲采用對象存儲+SSD緩存，離線存儲采用一次性寫入藍(lán)光光盤（BD-R）或LTO磁帶，每五年實施一次媒體遷移；對超大容量科研數(shù)據(jù)采用硬盤冷備+分布式云歸檔，每三年抽檢5%進(jìn)行可讀性校驗。第二十三條對聲像檔案進(jìn)行格式標(biāo)準(zhǔn)化：照片為TIFF無壓縮或JPEG2000無損，音頻為BWF或FLAC，視頻為MXF或FFV1，存儲于冷庫，溫度4℃±1℃，相對濕度35%±5%，每兩年倒帶或遷移一次。第二十四條對實物檔案進(jìn)行三維掃描，生成OBJ+STL格式，3D打印復(fù)制件用于展覽，原件封存；對易碎、易腐、易氧化實物進(jìn)行充氮密封，氧含量≤0.3%，并放置氧指示劑。第五章庫房與設(shè)備第二十五條檔案庫房獨立設(shè)置，遠(yuǎn)離強(qiáng)震動、強(qiáng)磁場、污染源，耐火等級一級，抗震烈度按當(dāng)?shù)卦O(shè)防烈度+1度設(shè)計，地面荷載≥12kN/m2，設(shè)甲級防火門、氣體滅火（IG541）、煙感+溫感雙鑒、極早期煙霧探測（VESDA），嚴(yán)禁水噴淋。第二十六條庫房分區(qū)域管理：紙質(zhì)區(qū)、聲像區(qū)、實物區(qū)、電子區(qū)、涉密區(qū)、修復(fù)區(qū)、整理區(qū)、消毒區(qū)，各區(qū)用不同顏色地坪漆標(biāo)識；涉密區(qū)安裝紅外幕簾、雙因子門禁、防尾隨互鎖門，窗戶貼防竊聽膜。第二十七條配置恒溫恒濕中央空調(diào)系統(tǒng)，溫度14℃—24℃±1℃，相對濕度45%—55%±3%，24小時連續(xù)記錄，數(shù)據(jù)保存不少于三年；安裝除濕加濕一體機(jī)，具備自動故障短信報警。第二十八條密集架采用電動智能型，具備防塵、防鼠、防光、防傾倒功能，運行噪音≤50dB，過道寬度≥1.2米，每列安裝應(yīng)急手動搖把；地面鋪設(shè)1.2mm防靜電PVC地板，電阻10?—10?Ω。第二十九條配置便攜式低溫冷凍殺蟲箱（-35℃、72小時）、真空充氮殺蟲柜、無臭氧紫外消毒燈、超聲波清洗機(jī)、紙漿補(bǔ)書機(jī)、冷光LED翻拍臺，用于檔案消毒、除霉、修裱、仿真復(fù)制。第三十條建立設(shè)備臺賬，實行“一機(jī)一檔”，包含購置合同、說明書、保修卡、維保記錄、報廢鑒定；對達(dá)到折舊年限但性能良好設(shè)備，經(jīng)第三方檢測合格可延長使用三年。第六章利用與開放第三十一條檔案利用實行“審批+實名+全程留痕”，系統(tǒng)與OA、HR、財務(wù)、科研、合同平臺單點登錄，自動識別用戶身份與權(quán)限。第三十二條權(quán)限分級：（一）公開級：所有員工可在線閱覽非涉密檔案，系統(tǒng)自動加水印（用戶名+時間+IP）；（二）內(nèi)部級：需填寫利用申請，部門負(fù)責(zé)人審批，檔案室自動賦權(quán)，閱覽限時8小時，禁止下載；（三）受限級：含商業(yè)秘密、工作秘密，須分管高管審批，閱覽在監(jiān)控室進(jìn)行，手機(jī)、相機(jī)、錄音筆寄存，提供紙質(zhì)摘錄，不復(fù)?。唬ㄋ模┥婷芗墸喊幢Ｃ芊ㄞk理《涉密檔案利用許可證》，雙人全程陪同，使用專用電腦，屏幕加裝防窺膜，操作日志同步到保密辦。第三十三條外單位利用須出具單位介紹信、個人身份證、利用目的說明，簽訂《檔案利用協(xié)議》，約定引用方式、版權(quán)歸屬、保密義務(wù)；對司法調(diào)取，執(zhí)行“收文—登記—審批—復(fù)制—核對—簽收—回執(zhí)”七步流程，復(fù)制件加蓋檔案證明章，與原件具有同等法律效力。第三十四條建立檔案信息開放平臺，與公共信用信息平臺、政府采購網(wǎng)、科技報告服務(wù)系統(tǒng)對接，主動公開無密級科技成果、招投標(biāo)、環(huán)評、社會責(zé)任報告，每年更新不少于兩次。第三十五條對民生檔案（職工工齡、職稱、社保、房產(chǎn)、醫(yī)療、學(xué)籍），實行“異地查檔、跨館出證”，通過全國檔案查詢利用服務(wù)平臺，48小時內(nèi)響應(yīng)，免費出證。第三十六條對高頻利用檔案，制作專題匯編、電子書、短視頻、H5頁面，嵌入新員工培訓(xùn)、客戶展廳、投資者關(guān)系專區(qū)；對珍貴歷史檔案，開發(fā)文創(chuàng)產(chǎn)品（復(fù)刻郵票、手賬、盲盒），收益納入檔案保護(hù)基金。第三十七條建立檔案利用評價機(jī)制，用戶每次利用后自動彈出滿意度調(diào)查，系統(tǒng)統(tǒng)計利用率、下載量、引用量、用戶評分，作為檔案價值鑒定與考核依據(jù)；對連續(xù)三次評分低于80分的檔案，啟動復(fù)查與整改。第七章鑒定與銷毀第三十八條檔案鑒定分為初始鑒定、期滿鑒定、即時鑒定三種。初始鑒定在文件形成時由兼職檔案員完成；期滿鑒定在保管期限屆滿當(dāng)年由檔案室組織；即時鑒定針對機(jī)構(gòu)撤銷、項目終止、資產(chǎn)并購、司法糾紛、重大災(zāi)害等突發(fā)情形。第三十九條鑒定小組由檔案、業(yè)務(wù)、法務(wù)、審計、信息化、紀(jì)檢、工會七方代表組成，人數(shù)不少于5人且為奇數(shù)，實行票決制，三分之二以上同意方可列入銷毀清單。第四十條銷毀清單在辦公網(wǎng)公示五個工作日，無異議后報領(lǐng)導(dǎo)小組審批，并報上級檔案行政管理部門備案；涉密檔案銷毀須送保密局指定銷毀機(jī)構(gòu)，使用碎漿+脫墨+壓塊工藝，全程視頻監(jiān)控，出具《銷毀證明》。第四十一條對具有二次利用價值但無需繼續(xù)保存的檔案，可轉(zhuǎn)為“資料”或“文物”，移交資料室或展覽館；對具有歷史價值但保管條件不佳的檔案，可提前移交同級國家綜合檔案館，辦理“提前進(jìn)館”手續(xù)。第四十二條建立“檔案死亡記錄”，對每一份銷毀檔案保留檔號、題名、年度、件號、銷毀理由、鑒定專家簽字、銷毀日期、銷毀方式、銷毀視頻文件名，保存永久，實現(xiàn)“雖亡猶錄”。第八章信息化與數(shù)字轉(zhuǎn)型第四十三條系統(tǒng)采用“云原生+微服務(wù)”架構(gòu)，支持私有云、混合云、行業(yè)云部署，提供SaaS模式給下屬單位使用；核心功能包括：收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、編研、大屏展示、移動端、AI輔助。第四十四條電子文件歸檔實行“四性”自動檢測：真實性采用國產(chǎn)SM2數(shù)字簽名+時間戳；完整性采用SHA-256摘要+區(qū)塊鏈存證；可用性采用格式識別+病毒查殺+沙箱模擬；安全性采用加密傳輸（TLS1.3）、加密存儲（SM4）、零信任訪問控制。第四十五條配置AI智能著錄引擎，對圖紙、合同、發(fā)票、會議紀(jì)要自動識別關(guān)鍵字段，人工輔助標(biāo)引，著錄效率提升70%；對語音會議自動轉(zhuǎn)寫，識別準(zhǔn)確率≥95%，支持方言、中英混合。第四十六條建立檔案大數(shù)據(jù)倉庫，接入ERP、PLM、CRM、MES、HR、財務(wù)共享、合同管理、郵件系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)—電子文件—電子檔案自動關(guān)聯(lián)，一鍵生成審計證據(jù)鏈、知識產(chǎn)權(quán)證據(jù)包、訴訟材料包。第四十七條對BIM、GIS、三維仿真、工業(yè)仿真等超大文件，采用分級存儲：熱數(shù)據(jù)SSD、溫數(shù)據(jù)磁盤、冷數(shù)據(jù)藍(lán)光、極冷數(shù)據(jù)云歸檔，自動分層策略由AI根據(jù)訪問頻率預(yù)測。第四十八條每年組織“檔案黑客松”活動，鼓勵內(nèi)部員工與高校、開源社區(qū)共同開發(fā)檔案利用小程序，優(yōu)秀項目給予獎金與專利署名；對利用AI發(fā)現(xiàn)歷史規(guī)律、預(yù)測市場趨勢、輔助科研創(chuàng)新的團(tuán)隊，授予“檔案數(shù)據(jù)科學(xué)家”稱號。第九章安全與保密第四十九條檔案安全實行“紅藍(lán)對抗”機(jī)制：紅隊模擬入侵、滲透、社工、勒索病毒、內(nèi)鬼泄密，藍(lán)隊負(fù)責(zé)檢測、響應(yīng)、溯源、恢復(fù)，每半年演練一次，演練報告向全員公開。第五十條建立檔案安全事件分級響應(yīng)：（一）特別重大（Ⅰ級）：檔案庫房火災(zāi)、爆炸、整體失竊、系統(tǒng)被加密，30分鐘內(nèi)啟動應(yīng)急預(yù)案，1小時內(nèi)向行業(yè)主管部門報告，24小時內(nèi)召開新聞發(fā)布會；（二）重大（Ⅱ級）：涉密檔案丟失、服務(wù)器宕機(jī)超過4小時，2小時內(nèi)報告，72小時內(nèi)完成恢復(fù)；（三）較大（Ⅲ級）：局部水浸、蟲蛀、設(shè)備故障，8小時內(nèi)處置完畢；（四）一般（Ⅳ級）：單份檔案破損、誤刪，24小時內(nèi)修復(fù)。第五十一條對核心檔案實行“異地三中心”：主中心（本地）、同城災(zāi)備中心（50km）、異地災(zāi)備中心（500km以上），數(shù)據(jù)同步采用異步復(fù)制+增量快照，RPO≤15分鐘，RTO≤2小時，每年至少進(jìn)行一次真實切換演練。第五十二條建立檔案保密審查機(jī)制，對擬公開檔案進(jìn)行“自審—復(fù)審—終審”三級審查，重點審查國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密、個人隱私、敏感地理信息；對AI生成內(nèi)容加貼“AI生成”水印，防止深度偽造。第五十三條對離職、退休、外包人員，實行“檔案離崗審計”，由檔案室+保密辦+IT運維三方聯(lián)合檢查個人電腦、郵箱、網(wǎng)盤、筆記、紙質(zhì)資料，簽署《離崗保密承諾書》，保密期限延續(xù)至脫密期結(jié)束。第十章考核與獎懲第五十四條檔案考核指標(biāo)量化到人，包括歸檔率（≥98%）、完整率（≥99%）、準(zhǔn)確率（≥99.5%）、及時率（