廠檔案管理制度第一章總則1.1制度定位本制度是廠檔案工作的唯一權(quán)威文件，覆蓋檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的全生命周期。凡在本廠范圍內(nèi)形成的、具有憑證、查考、研究價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子數(shù)據(jù)及其他載體，無論密級(jí)、規(guī)模、來源，均須依本制度管理。1.2管理原則（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：檔案工作由廠長直接分管，綜合檔案室（以下簡稱“檔案室”）歸口管理，任何部門不得另立標(biāo)準(zhǔn)。（2）全程控制：檔案管理節(jié)點(diǎn)嵌入業(yè)務(wù)流程，做到“業(yè)務(wù)未動(dòng)，檔案先行；業(yè)務(wù)結(jié)束，檔案歸位”。（3）最小授權(quán)：查閱、復(fù)制、外借、銷毀實(shí)行“一事一審批”，權(quán)限顆粒度細(xì)化到個(gè)人與單份文件。（4）雙套制保障：電子檔案與紙質(zhì)檔案同步生成、同步歸檔、同步檢驗(yàn)，確保任何一方損毀均可快速恢復(fù)。（5）溯源問責(zé)：所有操作留痕，日志保存不少于15年，做到“誰形成、誰負(fù)責(zé)；誰審批、誰終身擔(dān)責(zé)”。第二章組織與職責(zé)2.1檔案管理委員會(huì)由廠長任主任，總工、財(cái)務(wù)總監(jiān)、紀(jì)檢負(fù)責(zé)人、信息化負(fù)責(zé)人、檔案室主任為委員，每季度召開一次例會(huì)，審議年度進(jìn)館計(jì)劃、銷毀清單、重大項(xiàng)目建設(shè)檔案驗(yàn)收方案。2.2檔案室（1）編制檔案分類方案、檔號(hào)規(guī)則、元數(shù)據(jù)方案；（2）組織業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口改造，確保電子文件實(shí)時(shí)捕獲；（3）開展檔案價(jià)值鑒定、開放審核、編研開發(fā)；（4）負(fù)責(zé)庫房環(huán)境監(jiān)控，溫度18℃±2℃、濕度50%±5%，每日自動(dòng)記錄并短信預(yù)警；（5）每年組織一次全廠檔案安全應(yīng)急演練。2.3業(yè)務(wù)部門檔案聯(lián)絡(luò)員每個(gè)車間、科室設(shè)兼職檔案聯(lián)絡(luò)員1名，負(fù)責(zé)本部門文件材料日常積累、預(yù)立卷、移交、借閱催收，每年接受檔案室考核，考核結(jié)果與績效獎(jiǎng)金掛鉤。2.4信息技術(shù)部負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）運(yùn)維、數(shù)據(jù)庫級(jí)備份、加密傳輸、數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈固證，確保系統(tǒng)RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘。第三章文件材料形成與積累3.1形成質(zhì)量控制（1）紅頭文件必須使用廠部統(tǒng)一模板，文件字號(hào)、主題詞、份號(hào)、密級(jí)、保密期限、緊急程度、頁數(shù)、附件清單8要素齊全；（2）圖紙采用PDF/A-2b格式，圖層命名與材料代碼對(duì)應(yīng)，圖簽欄含設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、工藝、標(biāo)準(zhǔn)化、批準(zhǔn)6級(jí)簽字；（3）電子表單須嵌入不可篡改的隱形水印，含用戶ID、時(shí)間戳、IP地址；（4）外來文件收到后2個(gè)工作日內(nèi)加蓋收文章，填寫收文流水號(hào)、來文單位、日期、標(biāo)題、密級(jí)、辦理時(shí)限。3.2預(yù)立卷業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)同步建立“預(yù)立卷”，按“問題—事件—過程—結(jié)果”四段式目錄結(jié)構(gòu)收集草稿、會(huì)議紀(jì)要、郵件、音視頻。預(yù)立卷采用統(tǒng)一黃色牛皮紙夾，脊背貼二維碼，掃碼可顯示電子目錄。3.3日常積累清單（1）生產(chǎn)類：工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、批次記錄、偏差處理單、設(shè)備點(diǎn)檢表、模具更換記錄；（2）質(zhì)量類：進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告、過程檢驗(yàn)記錄、成品出廠檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品評(píng)審單、糾正預(yù)防措施單；（3）設(shè)備類：開箱驗(yàn)收單、安裝調(diào)試記錄、精度檢測報(bào)告、維保計(jì)劃、故障分析報(bào)告、報(bào)廢鑒定表；（4）科研類：立項(xiàng)批復(fù)、任務(wù)書、試驗(yàn)原始記錄、計(jì)算書、評(píng)審意見、專利申請(qǐng)材料、結(jié)題報(bào)告；（5）基建類：可行性研究、環(huán)評(píng)批復(fù)、地勘報(bào)告、設(shè)計(jì)變更、隱蔽工程驗(yàn)收、竣工圖、審計(jì)報(bào)告；（6）人事類：勞動(dòng)合同、考勤記錄、培訓(xùn)簽到、績效面談表、離職交接單；（7）財(cái)會(huì)類：原始憑證、銀行對(duì)賬單、固定資產(chǎn)卡片、預(yù)算批復(fù)、年度決算、納稅申報(bào)表；（8）法務(wù)類：合同正本、授權(quán)委托書、訴訟證據(jù)、裁決書、執(zhí)行和解協(xié)議；（9）黨團(tuán)類：支部會(huì)議記錄、民主評(píng)議表、發(fā)展黨員材料、黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任書；（10）聲像實(shí)物類：廠慶錄像、領(lǐng)導(dǎo)視察照片、獎(jiǎng)牌、印章、老舊設(shè)備銘牌。第四章整理與歸檔4.1歸檔范圍與保管期限表檔案室每三年修訂一次《歸檔范圍與保管期限表》，采用“職能—活動(dòng)—文件”三維矩陣，保管期限分永久、30年、10年、5年、3年五檔，修訂稿經(jīng)管理委員會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.2歸檔時(shí)間（1）管理類文件次年4月底前完成；（2）科研項(xiàng)目、基建項(xiàng)目、產(chǎn)品研制項(xiàng)目竣工投產(chǎn)后45天內(nèi)完成；（3）設(shè)備儀器隨機(jī)資料在開箱后7天內(nèi)完成；（4）聲像材料在活動(dòng)結(jié)束后15天內(nèi)完成；（5）電子文件實(shí)時(shí)捕獲，每日23:30自動(dòng)打包歸檔。4.3整理規(guī)則（1）紙質(zhì)文件采用“三孔一線”裝訂，棉線直徑0.5mm，結(jié)頭位于背面中孔；（2）圖紙按A4手風(fēng)琴式折疊，圖簽外露，折疊后誤差≤1mm；（3）頁號(hào)用2B鉛筆編寫在右下角，雙面書寫只編奇數(shù)頁；（4）加蓋歸檔章，位置為首頁右上角，章內(nèi)含全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)；（5）電子文件以“檔號(hào)+文件順序號(hào)”命名，檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)—年度—機(jī)構(gòu)—類別—案卷號(hào)—件號(hào)，共18位；（6）元數(shù)據(jù)必填項(xiàng)：題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、格式、大小、哈希值、開放標(biāo)識(shí)、涉密標(biāo)識(shí)。4.4交接手續(xù)歸檔人填寫《檔案移交清單》一式兩份，經(jīng)檔案室接收人、部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢聯(lián)絡(luò)員三方簽字后生效。清單保存50年，掃描件上傳ERMS。第五章分類與編目5.1分類方案采用“職能—年度—保管期限”三級(jí)分類法，共設(shè)置10個(gè)一級(jí)類目、86個(gè)二級(jí)類目、412個(gè)三級(jí)類目。一級(jí)類目代碼：A黨群工作、B行政管理、C人力資源管理、D財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、E生產(chǎn)經(jīng)營、F技術(shù)研發(fā)、G質(zhì)量計(jì)量、H設(shè)備基建、I法律事務(wù)、J聲像實(shí)物。5.2檔號(hào)編制檔號(hào)使用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字混合，實(shí)行“流水不跳號(hào)、廢號(hào)不重用”。案卷級(jí)檔號(hào)示例：E2024—SCK—30—001，表示“生產(chǎn)經(jīng)營類—2024年—生產(chǎn)車間—30年保管期限—第1卷”。5.3目錄體系（1）案卷目錄：含檔號(hào)、題名、年度、頁數(shù)、起止日期、保管期限、密級(jí)、備注；（2）卷內(nèi)目錄：含順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁次、載體；（3）專題目錄：按產(chǎn)品、項(xiàng)目、事件建立，支持多維度檢索；（4）全文索引：OCR識(shí)別率≥99%，支持模糊檢索、同義詞擴(kuò)展、二次檢索。第六章保管與保護(hù)6.1庫房要求（1）面積按“存量×1.5+年增量×10年”測算，預(yù)留20%擴(kuò)容空間；（2）荷載≥12kN/m2，地面鋪設(shè)防靜電PVC地板，電阻106—109Ω；（3）采用七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)，噴放時(shí)間≤10s，浸漬時(shí)間≥10min；（4）配置恒溫恒濕機(jī)組，濾網(wǎng)等級(jí)G4+F7，新風(fēng)比5%，噪音≤55dB；（5）安裝紅外微波雙鑒報(bào)警器，覆蓋率100%，報(bào)警信號(hào)同步到110指揮中心。6.2裝具標(biāo)準(zhǔn)（1）紙質(zhì)檔案使用無酸紙箱，pH值7.0—8.5，紙板厚度≥3mm；（2）底片采用中性紙?zhí)?阻氧鋁箔袋，相對(duì)濕度35%—45%；（3）磁帶、光盤存放于防磁柜，磁場強(qiáng)度≤4000A/m；（4）實(shí)物印章使用亞克力定制盒，內(nèi)置EVA減震墊，標(biāo)簽含印文、材質(zhì)、年代。6.3巡檢制度檔案員每日9:00、16:00兩次巡檢，記錄溫濕度、漏水、蟲霉、異味、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)；每月進(jìn)行一次蟲霉檢測，使用ATP熒光檢測儀，RLU值≤50為合格；每年春季進(jìn)行一次磷化鋁熏蒸殺蟲，濃度1.5g/m3，密閉72小時(shí)。第七章鑒定與銷毀7.1鑒定組織成立由檔案、技術(shù)、法務(wù)、紀(jì)檢、工會(huì)五方組成的鑒定小組，成員不少于7人，實(shí)行“一票否決”制。7.2鑒定程序（1）檔案室提前60天向各部門發(fā)送到期提醒；（2）部門在15個(gè)工作日內(nèi)提交續(xù)存或銷毀建議并附依據(jù)；（3）鑒定小組逐卷逐件審查，形成《鑒定報(bào)告》；（4）報(bào)告公示5個(gè)工作日，無異議后報(bào)管理委員會(huì)審批；（5）銷毀時(shí)由兩人以上押運(yùn)至保密紙漿廠，全程錄像，錄像保存10年；（6）銷毀后出具《銷毀清冊(cè)》，含檔號(hào)、題名、頁數(shù)、銷毀日期、方式、監(jiān)銷人簽字，掃描件上傳ERMS并加蓋“已銷毀”電子章。第八章統(tǒng)計(jì)與年報(bào)8.1統(tǒng)計(jì)指標(biāo)（1）館藏總量、年增量、電子檔案占比；（2）數(shù)字化率、OCR準(zhǔn)確率、全文檢索命中率；（3）庫房利用率、密集架承重率、空調(diào)故障率；（4）查閱人次、復(fù)制頁數(shù)、外借卷數(shù)、拒借率；（5）培訓(xùn)場次、參訓(xùn)人數(shù)、考核合格率；（6）年度鑒定卷數(shù)、銷毀卷數(shù)、節(jié)約庫房面積。8.2年報(bào)格式采用“文字+圖表+案例”三位一體，文字不超過5000字，圖表不少于15幅，案例不少于3個(gè)，年報(bào)封面使用250g銅版紙四色印刷，經(jīng)廠長簽發(fā)后發(fā)送給上級(jí)主管機(jī)關(guān)、市檔案館、股東代表。第九章查閱、復(fù)制與外借9.1查閱權(quán)限（1）公開檔案：本廠職工憑工號(hào)卡直接查閱；（2）限制利用檔案：需部門負(fù)責(zé)人審批；（3）涉密檔案：需分管領(lǐng)導(dǎo)、保密辦、檔案室三方會(huì)簽；（4）核心商密檔案：需廠長、紀(jì)檢、法務(wù)聯(lián)合審批，查閱時(shí)由檔案員全程陪同，禁止摘抄、拍照、錄音。9.2復(fù)制管理（1）紙質(zhì)復(fù)制使用檔案室專用復(fù)印機(jī)，墨粉顆粒度≤7μm，復(fù)印件加蓋“檔案復(fù)制件”藍(lán)色章；（2）電子復(fù)制使用水印加密PDF，每頁嵌入“復(fù)制人+日期+用途”隱形字符；（3）復(fù)制超過50頁需檔案室主任審批，超過200頁需管理委員會(huì)審批。9.3外借規(guī)則（1）外借期限不超過15個(gè)工作日，續(xù)借僅限1次；（2）借出前拍照存檔，歸還時(shí)逐頁比對(duì)，發(fā)現(xiàn)污損、缺頁按每頁200元賠償；（3）絕密、永久檔案不外借，特殊情況需廠長書面特批，使用專用密封箱，雙人押送至指定場所，當(dāng)日歸還。第十章安全與保密10.1密級(jí)劃分執(zhí)行《國家保密法》及廠《商業(yè)秘密管理規(guī)定》，分絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、公開五級(jí)，標(biāo)識(shí)位置為首頁左上角，使用3號(hào)黑體字。10.2技術(shù)防護(hù)（1）電子檔案采用SM4加密，密鑰長度128位，存儲(chǔ)于硬件加密機(jī)；（2）傳輸使用VPN隧道+SSL證書，證書有效期1年，到期前30天提醒更新；（3）檔案室核心網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)物理隔離，使用光纖單向?qū)朐O(shè)備；（4）移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)行“白名單”管理，未注冊(cè)U盤插入即鎖屏并報(bào)警。10.3人員管理（1）檔案員入職須通過背景調(diào)查，簽署《保密承諾書》，離崗時(shí)進(jìn)行脫密談話；（2）外來人員進(jìn)入庫房須佩戴一次性鞋套、手套，攜帶物品通過X光機(jī)檢查；（3）每季度組織一次保密知識(shí)測試，低于90分需補(bǔ)考，補(bǔ)考不過調(diào)離崗位。第十一章數(shù)字化與數(shù)據(jù)管理11.1數(shù)字化策略實(shí)行“紙質(zhì)存量數(shù)字化+電子文件單套制”雙軌并行，2025年底前完成1990年前紙質(zhì)檔案100%數(shù)字化，2030年底前實(shí)現(xiàn)90%以上業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件單套制歸檔。11.2掃描參數(shù)（1）分辨率：黑白≥300dpi，彩色≥400dpi；（2）色彩模式：白紙黑字采用灰度，圖紙采用24位真彩；（3）格式：TIFFG4、JPEG2000、PDF/A-2b；（4）命名：檔號(hào)_頁碼_日期_批次號(hào)；（5）質(zhì)檢：缺頁、重頁、傾斜、污點(diǎn)、字跡模糊五項(xiàng)零容忍，抽檢比例10%，合格率≥99%。11.3數(shù)據(jù)備份采用“3-2-1”策略：3份副本、2種介質(zhì)、1份異地。本地使用磁盤陣列RAID6，異地使用藍(lán)光光盤庫，每季度進(jìn)行一次可讀性檢測，MD5校驗(yàn)不一致立即重新備份。第十二章系統(tǒng)與平臺(tái)12.1功能模塊ERMS包含收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、借閱、審批、日志、水印、OCR、區(qū)塊鏈、移動(dòng)端14個(gè)子系統(tǒng)，支持中英雙語，界面響應(yīng)時(shí)間≤1秒。12.2接口規(guī)范與ERP、PLM、MES、HR、財(cái)務(wù)、合同、郵件、視頻監(jiān)控8大系統(tǒng)對(duì)接，使用RESTfulAPI，數(shù)據(jù)格式JSON，傳輸加密TLS1.3，接口調(diào)用日志保存15年。12.3升級(jí)與補(bǔ)丁每半年進(jìn)行一次版本升級(jí)，升級(jí)前在測試環(huán)境運(yùn)行不少于200小時(shí)，通過72項(xiàng)功能測試、36項(xiàng)性能測試、18項(xiàng)安全測試后方可上線。第十三章培訓(xùn)與考核13.1培訓(xùn)體系（1）新員工入職培訓(xùn)4學(xué)時(shí)，老員工再培訓(xùn)2學(xué)時(shí)/年；（2）培訓(xùn)內(nèi)容：制度解讀、系統(tǒng)操作、安全保密、災(zāi)害應(yīng)急；（3）培訓(xùn)方式：線上直播+線下實(shí)操+VR模擬火災(zāi)逃生；（4）培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行閉卷考試，滿分100分，80分合格，不合格補(bǔ)考，補(bǔ)考仍不合格調(diào)崗。13.2考核指標(biāo)（1）歸檔及時(shí)率≥98%；（2）整理合格率≥99%；（3）查閱響應(yīng)時(shí)間≤10分鐘；（4）安全事故0起；（5）年度創(chuàng)新提案不少于1條?？己私Y(jié)果分為A、B、C三檔，A檔績效系數(shù)1.2，C檔系數(shù)0.8，連續(xù)兩年C檔調(diào)離檔案崗位。第十四章應(yīng)急管理14.1預(yù)案體系制定火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、系統(tǒng)癱瘓、疫情封閉、戰(zhàn)爭威脅6類專項(xiàng)預(yù)案，每類預(yù)案含風(fēng)險(xiǎn)分析、處置流程、物資清單、通訊錄、恢復(fù)目標(biāo)。14.2應(yīng)急演練每年5月舉行火災(zāi)演練，使用煙霧彈模擬真實(shí)場景，15分鐘內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)移；每年11月舉行網(wǎng)絡(luò)攻擊演練，模擬勒索病毒入侵，30分鐘內(nèi)完成數(shù)據(jù)切換。14.3應(yīng)急物資（1）檔案轉(zhuǎn)運(yùn)箱：PP中空板材質(zhì)，耐溫-20℃—120℃，每只容量80mm檔案200卷；（2）便攜式恒溫恒濕機(jī)：可續(xù)航4小時(shí)，溫濕度誤差±2℃；（3）防火袋：凱夫拉纖維，耐火溫度1000℃，持續(xù)30分鐘；（4）應(yīng)急電源：UPS可滿載30分鐘，柴油發(fā)電機(jī)自啟動(dòng)≤15秒。第十五章監(jiān)督與改進(jìn)15.1內(nèi)部審核檔案室每年組織一次內(nèi)部審核，覆蓋全部條款，發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)開具《糾正預(yù)防措施單》，責(zé)