行政相對人回訪制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》等上位法律法規(guī)，參照行業(yè)最佳實踐及集團母公司關(guān)于風(fēng)險防控與合規(guī)管理的指導(dǎo)意見，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部管理需求，旨在建立健全行政相對人回訪制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，防控專項風(fēng)險，提升服務(wù)質(zhì)量，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋業(yè)務(wù)拓展、客戶服務(wù)、供應(yīng)商管理、合作伙伴協(xié)同等場景下的行政相對人互動行為。第二條行政相對人回訪制度是指企業(yè)通過系統(tǒng)化、規(guī)范化的回訪流程，對業(yè)務(wù)合作方、客戶、供應(yīng)商及其他利益相關(guān)者進行定期或不定期溝通，旨在了解合作情況、收集反饋意見、評估服務(wù)效果、識別潛在風(fēng)險，并持續(xù)優(yōu)化業(yè)務(wù)管理的制度安排。行政相對人包括但不限于業(yè)務(wù)客戶、合作伙伴、供應(yīng)商、渠道商及其他與企業(yè)建立合作關(guān)系或利益關(guān)聯(lián)的個人或組織。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）“XX專項管理”是指企業(yè)圍繞特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域或管理環(huán)節(jié)，建立目標導(dǎo)向、流程閉環(huán)、風(fēng)險防控的管理體系，涵蓋政策制定、執(zhí)行監(jiān)督、效果評估、持續(xù)改進等全流程管理活動。（二）“XX風(fēng)險”是指企業(yè)在經(jīng)營活動中可能面臨的合規(guī)風(fēng)險、操作風(fēng)險、信用風(fēng)險、安全風(fēng)險、法律風(fēng)險等潛在危害，需通過管理措施進行識別、評估和處置。（三）“XX合規(guī)”是指企業(yè)在業(yè)務(wù)活動中嚴格遵循法律法規(guī)、行業(yè)準則、內(nèi)部規(guī)章及商業(yè)道德，確保經(jīng)營活動合法、正當、有序。（四）“行政相對人回訪”是指企業(yè)通過電話、郵件、現(xiàn)場訪談、問卷調(diào)查等方式，對行政相對人進行溝通、核實、評估和引導(dǎo)的管理行為。第四條XX專項管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：回訪范圍應(yīng)覆蓋所有行政相對人，確保管理無死角；（二）責(zé)任到人：明確各層級、各部門回訪職責(zé)，實現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)；（三）風(fēng)險導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，優(yōu)先開展回訪；（四）持續(xù)改進：根據(jù)回訪結(jié)果優(yōu)化管理制度，提升管理效能；（五）合法合規(guī)：回訪行為必須符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章，保障相對人合法權(quán)益。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人為公司XX專項管理的第一責(zé)任人，對制度有效性負總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負責(zé)制度的組織落實、監(jiān)督考核和動態(tài)優(yōu)化。第六條公司設(shè)立XX專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負責(zé)人組成，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、決策審批、監(jiān)督評價全流程管理活動。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠[牽頭部門名稱]，負責(zé)日常工作推進。第七條XX專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）制定、修訂和解釋XX專項管理制度；（二）統(tǒng)籌全公司XX專項管理工作，協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作；（三）審批重大風(fēng)險處置方案和專項管理資源調(diào)配；（四）組織開展年度管理評估，向公司主要負責(zé)人報告。第八條牽頭部門職責(zé)：（一）負責(zé)XX專項管理制度建設(shè)，明確回訪標準、流程和頻次；（二）組織開展專項風(fēng)險識別，建立風(fēng)險清單；（三）監(jiān)督各部門執(zhí)行情況，定期發(fā)布管理報告；（四）組織培訓(xùn)宣貫，提升全員合規(guī)意識。第九條專責(zé)部門職責(zé)：（一）負責(zé)XX專項領(lǐng)域的業(yè)務(wù)合規(guī)審核，識別關(guān)鍵管控點；（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，設(shè)計標準化回訪模板；（三）處置重大風(fēng)險事件，提供專業(yè)支持；（四）參與評估改進，完善管理機制。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）落實本領(lǐng)域XX專項管理要求，開展日?；卦L；（二）收集相對人反饋，及時上報風(fēng)險隱患；（三）配合處置風(fēng)險事件，落實整改措施；（四）建立本領(lǐng)域回訪臺賬，確保記錄完整。第十一條基層執(zhí)行崗責(zé)任：（一）嚴格按標準執(zhí)行回訪任務(wù)，確保溝通要素齊全；（二）簽署崗位合規(guī)承諾書，履行風(fēng)險上報義務(wù)；（三）配合開展數(shù)據(jù)核查，保證信息真實性；（四）發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并上報。第三章XX專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條業(yè)務(wù)合作方盡職調(diào)查：回訪對象需核實合作方資質(zhì)、經(jīng)營范圍、信用狀況，確保符合法律法規(guī)及合同約定；禁止與存在重大法律風(fēng)險或商業(yè)風(fēng)險的相對人合作。第十三條招標采購流程規(guī)范：回訪需確認招標程序合規(guī)性，包括信息發(fā)布、投標篩選、評標公示等環(huán)節(jié)；嚴禁干預(yù)招標結(jié)果、泄露商業(yè)秘密。第十四條資金審批權(quán)限管控：回訪需核對資金審批流程是否與權(quán)限制度一致，重點核查大額資金使用合規(guī)性；禁止越權(quán)審批、重復(fù)審批。第十五條稅務(wù)合規(guī)要求：回訪需確認相對人稅務(wù)申報是否準確、及時，發(fā)票管理是否規(guī)范；嚴禁虛開發(fā)票、偷稅漏稅等行為。第十六條數(shù)據(jù)安全保護：回訪需評估相對人數(shù)據(jù)存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全性，確保符合數(shù)據(jù)安全法要求；禁止非法獲取或泄露敏感數(shù)據(jù)。第十七條合同履行監(jiān)督：回訪需核查合同執(zhí)行進度、違約情況及爭議解決機制；禁止惡意拖延履行合同義務(wù)。第十八條供應(yīng)商協(xié)同管理：回訪需評估供應(yīng)商履約能力、服務(wù)質(zhì)量及配合度，定期更新供應(yīng)商名錄；嚴禁利益輸送、圍標串標。第十九條安全生產(chǎn)協(xié)同：回訪需確認相對人安全生產(chǎn)措施落實情況，排查隱患風(fēng)險；禁止違規(guī)操作、隱瞞事故。第四章XX專項管理運行機制第十二條制度動態(tài)更新機制：牽頭部門每年至少組織一次制度評估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及回訪結(jié)果及時修訂。第十三條風(fēng)險識別預(yù)警機制：各部門每季度開展專項風(fēng)險排查，分級評估風(fēng)險等級，發(fā)布預(yù)警通知；高風(fēng)險風(fēng)險需在7日內(nèi)制定應(yīng)對方案。第十四條合規(guī)審查機制：將XX專項審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項目啟動等關(guān)鍵節(jié)點，實行“未經(jīng)審查不得實施”原則；審查結(jié)果存檔備查。第十五條風(fēng)險應(yīng)對機制：一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險需上報領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置；明確應(yīng)急流程、責(zé)任協(xié)同及上報時限。第十六條責(zé)任追究機制：界定違規(guī)情形及處罰標準，聯(lián)動績效考核、紀律處分；情節(jié)嚴重者需移交司法機關(guān)或行業(yè)監(jiān)管機構(gòu)。第十七條評估改進機制：每年開展管理有效性評估，形成報告提交領(lǐng)導(dǎo)小組；根據(jù)評估結(jié)果優(yōu)化流程、完善制度。第五章XX專項管理保障措施第十八條組織保障：各層級領(lǐng)導(dǎo)對XX專項管理負推進責(zé)任，定期召開專題會議研究解決重大問題。第十九條考核激勵機制：將XX專項合規(guī)情況納入部門/個人年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤；設(shè)立專項管理獎懲細則。第二十條培訓(xùn)宣傳機制：分層級開展XX專項培訓(xùn)，管理層聚焦合規(guī)履職，一線員工聚焦操作規(guī)范；每年至少組織兩次全員培訓(xùn)。第二十一條信息化支撐：通過系統(tǒng)工具實現(xiàn)流程自動化、風(fēng)險實時監(jiān)控；建立數(shù)據(jù)共享機制，提升管理效率。第二十二條文化建設(shè)：發(fā)布XX專項合規(guī)手冊，簽訂合規(guī)承諾書；通過內(nèi)部宣傳營造全員合規(guī)氛圍。第二十三條報告制度：明確風(fēng)險事件、年度管理情況的上報流程