行政文件歸檔管理模板文檔分類與存儲標準一、前言為規(guī)范行政文件的全生命周期管理，保證文件分類科學、存儲有序、查閱便捷，同時保障文件安全與完整性，特制定本標準。本標準適用于各類組織（如企業(yè)、事業(yè)單位、機構等）的行政文件歸檔管理工作，涵蓋文件形成、收集、整理、鑒定、存儲、借閱及銷毀等環(huán)節(jié)，旨在提升行政文件管理效率，支持組織運營決策。二、適用范圍本標準適用于組織內部所有行政類文件，包括但不限于：綜合管理類：公文（通知、報告、請示、批復等）、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度；人力資源類：員工檔案、勞動合同、崗位說明書、培訓記錄、考勤數據；財務行政類：費用報銷單、預算方案、審計報告、固定資產臺賬；對外協作類：合同協議、函件、合作項目資料、外部單位來文；其他類：資質證書、印章管理記錄、安全檢查文件、后勤保障資料。三、文檔分類標準（一）一級分類：按業(yè)務屬性劃分根據文件產生的核心職能，將行政文件分為6個一級類別，具體一級分類代碼一級分類名稱說明ZH綜合管理涉及組織整體運營的通用文件，如公文、會議紀要等HR人力資源員工招聘、培訓、薪酬、勞動關系等管理文件CW財務行政預算、報銷、審計、資產管理等財務相關行政文件DW對外協作與外部單位（客戶、供應商、部門等）的往來文件及合作項目資料AQ安全保障消防、安防、應急預案、安全檢查等安全管理文件QT其他未納入上述類別但需歸檔的行政文件，如資質證書、后勤記錄等（二）二級分類：按文件類型劃分在一級分類基礎上，按文件具體形態(tài)或管理場景劃分二級類別，示例：一級分類代碼二級分類代碼二級分類名稱示例文件ZHZH-01公文關于會議的通知、項目請示、事項批復ZHZH-02會議文件年度工作總結會紀要、部門例會記錄、專題研討會材料HRHR-01員工檔案入職登記表、學歷證書復印件、離職交接單HRHR-02勞動合同勞動協議、續(xù)簽合同、變更協議CWCW-01費用管理差旅費報銷單、辦公用品采購申請、月度費用統計表DWDW-01合同協議采購合同、服務協議、保密協議AQAQ-01應急管理消防演練方案、突發(fā)事件處理報告、安全檢查整改通知書（三）三級分類：按時間或文號劃分二級分類文件可進一步按“年份+文號”或“年份+月份”細化，保證文件唯一性。例如：公文類（ZH-01）：2024-ZH-001（2024年第1號公文）、2024-ZH-002……會議紀要（ZH-02）：2024-01月-綜合例會、2024-02月-專題研討會……四、歸檔操作流程（一）文件收集責任主體：各部門文書為文件收集第一責任人，檔案管理員*某負責統籌監(jiān)督。收集范圍：部門在日常工作中形成的、具有保存價值的行政文件（含紙質版和電子版）；外部單位發(fā)來的需辦理或留存的相關文件（如函件、合作協議）；重要會議、活動后形成的正式記錄（如會議紀要、總結報告）。收集時限：月度文件：每月最后1個工作日前完成上月文件收集；年度文件：次年1月10日前完成上一年度重要文件（如總結、計劃）收集；專項文件：項目結束后5個工作日內完成相關文件收集。（二）文件整理排序：按文件形成時間順序或文號大小排列，同一類別文件集中擺放。編頁：紙質文件超過2頁需加裝封面和底頁，使用阿拉伯數字從“1”開始連續(xù)編頁（封面不計數），頁碼位置統一在右下角。裝訂：采用不銹鋼夾或線裝裝訂，避免使用金屬釘（防銹）；電子文件需統一轉換為PDF格式，命名格式為“一級分類-二級分類-年份-文號-文件名稱”（如：ZH-ZH-01-2024-001關于會議的通知）。（三）文件鑒定保管期限劃分：永久：組織發(fā)展規(guī)劃、年度總結、重要合同、董事會決議等；30年：員工檔案、財務審計報告、規(guī)章制度類文件；10年：日常通知、會議紀要、費用報銷單等；臨時：5年以下，如會議簽到表、臨時活動方案（到期可銷毀）。鑒定流程：部門文書初擬保管期限，經部門負責人經理審核，檔案管理員某復核確認，形成《文件保管期限清單》。（四）文件登記登記工具：采用電子臺賬（如Excel或檔案管理系統）與紙質臺賬并行登記，保證信息一致。登記信息：包含文件編號、標題、形成日期、頁數、密級（普通/秘密/機密）、保管期限、歸檔部門、歸檔人、存儲位置（紙質柜號/電子路徑）。登記時限：文件收集完成后2個工作日內完成登記，電子臺賬實時更新。（五）文件存儲紙質文件存儲：存放環(huán)境：專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜設施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；存放要求：按“一級分類-二級分類-年份”順序排列，柜外張貼分類標簽（如“ZH-綜合管理-2024”），柜內放置防蟲劑；密級文件：存放于帶鎖保密柜，鑰匙由檔案管理員某和部門負責人經理共同保管。電子文件存儲：存儲路徑：服務器按“一級分類/二級分類/年份/文號”建立文件夾（如：ZH/ZH-01/2024/2024-ZH-001）；備份要求：每月進行本地備份+異地備份（如云存儲），防止數據丟失；權限管理：根據密級設置查閱權限（如普通文件全員可查，秘密文件僅部門負責人及以上可查）。（六）文件借閱借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱文件名稱、用途、借閱期限（最長不超過15天）；部門負責人經理審批→檔案管理員某登記→領取文件（涉密文件需經分管領導*總審批）。借閱要求：借閱期間不得涂改、勾畫、拆借文件，不得轉借他人；電子文件僅限在指定設備查閱，禁止或拷貝（經審批的特殊用途除外）；歸還時檔案管理員*某檢查文件完整性，確認無誤后銷借閱記錄。（七）文件銷毀銷毀條件：達到保管期限且無繼續(xù)保存價值的文件，或失去查考價值的失效文件。銷毀流程：檔案管理員*某編制《檔案銷毀清單》，注明文件名稱、文號、保管期限、銷毀原因；由分管領導總、檔案管理員某、監(jiān)銷人*專員共同監(jiān)銷，紙質文件采用碎紙機銷毀，電子文件徹底刪除并覆蓋存儲；《檔案銷毀清單》需經監(jiān)銷人簽字確認，存檔永久保存。五、模板表格（一）文件歸檔登記表（示例）文件編號文件標題形成日期頁數密級保管期限歸檔部門歸檔人存儲位置（柜號/路徑）備注ZH-ZH-01-2024-001關于召開2024年度工作總結會的通知2024-01-053普通10年綜合管理部*文紙質：A01-01-2024/電子：\2024\2024-ZH-001HR-HR-01-2023-056張*勞動合同變更協議2023-12-102普通30年人力資源部*芳紙質：B02-03-2023/電子：\2023\2023-HR-056續(xù)簽合同（二）檔案借閱申請表（示例）借閱人部門聯系方式借閱日期歸還日期*明業(yè)務一部2024-03-012024-03-10借閱文件名稱及編號用途審批人備注2023-DW-01-012項目合作協議（副本）項目進度核對*經理僅限查閱（三）檔案銷毀清單（示例）序號文件名稱文件編號保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人備注12022年Q3費用報銷單CW-CW-01-2022-08910年保管期限已滿2024-02-20專、某紙質銷毀2臨時活動方案（2021年）ZH-ZH-02-2021-045臨時失去查考價值2024-02-20專、某電子刪除六、管理規(guī)范與注意事項（一）日常管理要求動態(tài)更新：每年12月對分類標準、保管期限進行評估，根據組織業(yè)務變化調整，保證分類科學性。定期檢查：每季度對檔案室環(huán)境（溫濕度、防火設備）和電子文件備份情況進行檢查，形成《檔案檢查記錄表》。人員培訓：每年組織1-2次檔案管理培訓，重點講解分類標準、操作流程及保密要求，提升文書人員專業(yè)能力。（二）風險防控完整性管控：文件歸檔時需核對附件是否齊全（如會議紀要需附參會人員簽到表），避免遺漏關鍵信息。保密管理：涉密文件需單獨登記、專柜存放，借閱需經分管領導審批并全程記錄，嚴禁非授權查閱。災難預防：檔案室配備應急照明、滅火器，電子文件定期測試備份文件可恢復性，保證突發(fā)情況下數據安全。（三）責任追究對未按時收集、整理文件導致文件遺失的，追究部門文書責任；對借閱期間損壞、泄密文件的，根據情節(jié)輕