高校行政公文寫作格式范本高校行政公文是學校治理體系中傳遞決策、協(xié)調(diào)工作、規(guī)范管理的核心載體，其格式規(guī)范與內(nèi)容質(zhì)量直接影響行政效能與對外形象。本文結合《黨政機關公文處理工作條例》及高校工作實際，系統(tǒng)梳理公文格式架構、核心文種寫作范式及常見問題規(guī)避策略，為行政人員、教師及學生干部提供實操性指導。一、公文格式的核心架構高校行政公文格式需嚴格遵循“版頭—主體—版記”的三段式結構，各部分要素的設置與排版直接體現(xiàn)公文的規(guī)范性與嚴肅性。（一）版頭部分版頭位于公文首頁紅色分隔線以上，包含六項要素：1.份號：涉密公文需標注，用6位阿拉伯數(shù)字頂格編排在版心左上角第1行（如“____”）。2.密級和保密期限：涉密公文標注，如“秘密★1年”，頂格編排在版心左上角第2行。3.緊急程度：如需加急，標注“特急”“加急”，頂格編排在版心左上角（無密級時居份號下一行）。4.發(fā)文機關標志：由學校全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（如“××大學文件”），居中排布，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成（如“校發(fā)〔2024〕5號”），居中編排在發(fā)文機關標志下空兩行位置，年份用六角括號〔〕括入，順序號不加“第”字、不編虛位。6.簽發(fā)人：上行文（如請示、報告）需標注，居右空一字編排，“簽發(fā)人”三字加全角冒號后標注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。（二）主體部分主體位于紅色分隔線與版記之間，是公文核心內(nèi)容載體，包含八項要素：1.標題：由發(fā)文機關名稱、事由、文種組成（如《××大學關于調(diào)整2024年秋季學期開學時間的通知》），一般用二號小標宋體字，居中排布，回行時詞意完整、間距恰當。2.主送機關：公文的主要受理機關，頂格編排在標題下空一行位置，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。3.正文：公文的核心內(nèi)容，用三號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字，結構層次序數(shù)依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，層次清晰。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件：”，后標全角冒號和附件名稱；多個附件時，使用阿拉伯數(shù)字標注順序號（如“附件：1.××××2.××××”）。5.發(fā)文機關署名：署發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱，居正文右下方，成文日期之上。6.成文日期：用阿拉伯數(shù)字標注，年、月、日齊全（如2024年5月10日），居發(fā)文機關署名下一行，右空四字編排。7.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。8.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行（如“（此件發(fā)至各二級學院）”）。9.附件：公文正文的說明、補充或參考資料，另面編排，“附件”二字及順序號用三號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標題居中編排在版心第三行，附件格式要求同正文。（三）版記部分版記位于公文最后一面，版心下邊緣之上，包含三項要素：1.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關，居左空一字編排，“抄送”二字后標全角冒號，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。2.印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關為學校辦公室或相關職能部門，印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字標注，與印發(fā)機關并列編排，居右空一字，“印發(fā)機關”后不加標點，印發(fā)日期后加句號（如“××大學辦公室2024年5月10日印發(fā)”）。3.頁碼：公文頁數(shù)順序號，用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，居中標注，數(shù)字左右各放一條一字線（如“-1-”“-2-”），單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字，公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。二、核心公文文種的寫作范式高校行政工作中，通知、請示、報告、函、紀要為最常用公文類型，需根據(jù)場景精準選用并規(guī)范寫作。（一）通知：事務傳達的“萬能載體”通知適用于發(fā)布規(guī)章制度、傳達工作要求、任免人員、批轉(zhuǎn)/轉(zhuǎn)發(fā)文件等，是高校使用頻率最高的文種。結構要點：標題：可省略發(fā)文機關（如《關于舉辦2024年“書香校園”讀書節(jié)的通知》），事由需明確核心事項。主送機關：明確范圍，如“各二級學院、職能部門”“全體教職工”。正文：緣由：說明發(fā)文背景（如“為貫徹落實教育部××要求”“結合學?！痢凉ぷ靼才拧保Ｊ马棧悍謼l列項說明具體內(nèi)容，如時間、地點、流程、責任分工、注意事項等，復雜事項可嵌套子項（如“1.報名階段（5月1日—5月10日）：……（1）報名方式：……”）。要求：強調(diào)執(zhí)行標準或紀律（如“各單位要高度重視，指定專人負責，確保工作落實到位”）。結尾：可用“特此通知”收束，或直接以事項結束。示例片段：《××大學關于開展2024年實驗室安全檢查的通知》正文：“為貫徹落實教育部《高等學校實驗室安全規(guī)范》要求，切實消除安全隱患，保障教學科研秩序，學校決定開展實驗室安全專項檢查。現(xiàn)將有關事項通知如下：一、檢查范圍全校各教學科研實驗室（含科研平臺、實訓基地）。二、檢查內(nèi)容1.安全管理制度落實情況（門禁管理、危化品臺賬、人員培訓等）；2.消防設施配備與維護（滅火器有效期、應急燈功能、疏散通道暢通情況）；3.用電安全與設備運行（線路老化排查、儀器操作規(guī)程執(zhí)行情況）。……”（二）請示：上行文的“一事一請”請示適用于向上級機關請求指示、批準，需嚴格遵循“一文一事、主送單一、不得抄送下級”原則。結構要點：標題：明確請求事項（如《××學院關于申請增設人工智能輔修專業(yè)的請示》）。主送機關：僅寫一個上級機關（如“校教務處：”）。正文：緣由：闡述請求的必要性（如“隨著人工智能產(chǎn)業(yè)發(fā)展，學生對跨學科學習需求激增，我院現(xiàn)有計算機科學與技術專業(yè)無法滿足輔修需求”）。事項：詳細說明請求內(nèi)容（如專業(yè)設置依據(jù)、課程體系、師資配備、經(jīng)費預算等），需具體可操作。結語：使用謙敬語（如“妥否，請批示”“以上請示，望批準為盼”）。常見誤區(qū)：忌“請示報告”混用（報告為匯報工作，無請求功能），忌一文多事（如同時請求增設專業(yè)和擴建實驗室）。（三）報告：工作匯報的“客觀呈現(xiàn)”報告適用于匯報工作進展、反映情況、回復詢問，分為工作報告、情況報告、答復報告。結構要點：標題：明確匯報主題（如《××大學關于2023年科研經(jīng)費使用情況的報告》）。正文：開頭：概述背景（如“根據(jù)《××省科研經(jīng)費管理辦法》要求，現(xiàn)將我校2023年科研經(jīng)費使用情況報告如下”）。主體：詳述工作內(nèi)容（成果、問題、數(shù)據(jù)支撐），如“全年科研經(jīng)費到賬總額××萬元，其中縱向經(jīng)費占比××%，橫向經(jīng)費占比××%；經(jīng)費使用聚焦‘卡脖子’技術攻關，在××領域取得突破××項”。結尾：用“特此報告”或“以上報告，請審閱”收束。核心原則：報告中不得夾帶請示事項（如需請求批準，需另發(fā)請示）。（四）函：平行溝通的“柔性紐帶”函適用于同級單位或不相隸屬機關之間商洽工作、詢問答復、請求批準，分為商洽函、詢問函、答復函、請求批準函。結構要點：標題：明確函的性質(zhì)（如《××大學關于商洽校際學分互認合作的函》）。主送機關：同級或不相隸屬機關（如“××大學教務處：”）。正文：緣由：說明溝通背景（如“為深化校際合作，拓寬學生學習渠道，我校擬與貴校開展學分互認合作”）。事項：具體說明商洽/詢問/請求內(nèi)容（如合作范圍、學分認定標準、對接流程等）。結語：商洽函用“盼復”“請函復”，請求批準函用“請予批準為荷”。語言風格：謙和得體，避免命令式表述（如“請貴單位務必支持”改為“望貴單位予以支持為盼”）。（五）紀要：會議決策的“精準記錄”紀要適用于記載會議主要情況和議定事項，如黨委會紀要、校長辦公會紀要。結構要點：標題：包含會議類型、時間、序號（如《××大學黨委常委會2024年第5次會議紀要》）。正文：開頭：說明會議基本信息（時間、地點、主持人、出席人員、列席人員、議題），如“2024年5月8日，校黨委書記××主持召開黨委常委會第5次會議，黨委常委××、××出席，××部門負責人列席，會議研究了××、××事項”。主體：分點記錄議定事項，突出“議”的結果（如“一、關于××事項，會議決定：1.由××部門牽頭，××日期前完成××工作；2.成立專項工作組，成員為××、××”）。落款：一般不署名，加蓋會議專用章或單位公章，成文日期為會議通過日期。寫作要求：客觀準確，只記決議不記討論過程，避免主觀評價。三、寫作規(guī)范與常見問題規(guī)避（一）語言規(guī)范：精準、簡潔、正式避免口語化：“我們打算”改為“我校擬”；“大概下周”改為“擬于下周”。慎用模糊表述：“很多”“一些”改為“××項”“××人次”；“可能”改為“預計”“擬”。區(qū)分近義詞：“制定”（定出法規(guī)、政策）與“制訂”（創(chuàng)制擬定）；“截止”（到一定期限停止）與“截至”（截止到某個時候）。（二）格式細節(jié)：毫米級的嚴謹紙張與排版：A4紙（210mm×297mm），雙面打印，版心尺寸156mm×225mm（即左右邊距37mm，上下邊距35mm）。字體與字號：標題二號小標宋體，正文三號仿宋體，版記四號仿宋體；行距28磅，段前0.5行。頁碼與附件：頁碼居中標注“-1-”，附件另面編排，“附件”二字三號黑體頂格。（三）常見錯誤與糾正文種誤用：錯誤：《關于申請實驗室經(jīng)費的報告》（報告無請求功能）。糾正：《關于申請實驗室經(jīng)費的請示》。錯誤：向隸屬機關發(fā)《商洽合作函》（隸屬機關用請示）。糾正：《關于商洽合作的請示》（向隸屬機關）或《關于商洽合作的函》（向不相隸屬機關）。格式錯誤：錯誤：發(fā)文字號用方括號（校發(fā)[2024]5號）。糾正：校發(fā)〔2024〕5號（六角括號）。錯誤：主送機關過多（同時主送教務處、科技處、人事處）。糾正：根據(jù)事項歸屬，主送一個主辦機關，抄送其他機關。內(nèi)容錯誤：錯誤：請示中“同時申請增設專業(yè)和擴建實驗室，望批準”（一文多事）。糾正：分兩篇請示，或優(yōu)先請求核心事項。錯誤：報告中“以上報告，請批準”（夾帶請示）。糾正：刪除請求內(nèi)容，如需批準另發(fā)請示。四、實務示例：通知與請示的完整范式（一）通知示例××大學關于開展2024年教職工體檢工作的通知各二級學院、職能部門：為保障教職工身體健康，落實教職工關愛政策，學校決定開展2024年教職工體檢工作?，F(xiàn)將有關事項通知如下：一、體檢對象全校在職教職工（含人事代理、勞務派遣人員）。二、體檢時間2024年6月1日—6月30日（工作日上午7:30—10:00，空腹）。三、體檢地點××市第一人民醫(yī)院健康管理中心（××路××號）。四、體檢項目1.基礎項目：血常規(guī)、尿常規(guī)、肝功能、腎功能、心電圖、DR胸片、腹部彩超。2.個性化項目：教職工可根據(jù)自身需求，在體檢中心自選1項特色項目（如腫瘤標志物篩查、骨密度檢測），費用由學校承擔。五、工作要求1.各單位須指定專人負責，于5月20日前將《體檢人員名單》（見附件）報送校工會。2.體檢人員需攜帶本人身份證，按預約時間前往，遵守體檢中心秩序。3.體檢報告由校工會統(tǒng)一領取，于7月15日前反饋至各單位。附件：1.2024年教職工體檢人員名單模板××大學2024年5月5日（加蓋公章）（二）請示示例××學院關于申請舉辦“數(shù)字經(jīng)濟與區(qū)域發(fā)展”學術論壇的請示?？蒲刑帲簽橥苿訑?shù)字經(jīng)濟學科建設，加強校地學術交流，我院擬于2024年10月舉辦“數(shù)字經(jīng)濟與區(qū)域發(fā)展”學術論壇。現(xiàn)請示如下：一、論壇背景數(shù)字經(jīng)濟已成為區(qū)域經(jīng)濟增長的核心引擎，我校數(shù)字經(jīng)濟專業(yè)入選省級一流專業(yè)，需通過學術論壇匯聚學界資源，提升學科影響力。二、論壇方案1.主題：數(shù)字經(jīng)濟賦能區(qū)域高質(zhì)量發(fā)展。2.時間：2024年10月15日（周二）9:00—17:00。3.地點：學校學術交流中心第一報告廳。4.規(guī)模：邀請國內(nèi)數(shù)字經(jīng)濟領域?qū)＜?5人（其中校外專家10人），校內(nèi)師生200人。5.議程：主旨報告（3場）、圓桌論壇（1場）、成果展示（數(shù)字經(jīng)濟案例展）。三、需學校支持事項1.論壇