企業(yè)采購與供應(yīng)商管理統(tǒng)一模板一、適用場景與目標(biāo)二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求確認(rèn)與申請需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃（如生產(chǎn)計劃、項目計劃），填寫《采購申請單》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、預(yù)算金額、技術(shù)要求及使用場景，部門主管*審核簽字后提交至采購部門。需求復(fù)核：采購部門收到申請后，核對需求合理性（如數(shù)量與庫存匹配度、預(yù)算是否符合公司規(guī)定）、技術(shù)參數(shù)清晰度，必要時與需求部門溝通調(diào)整。確認(rèn)無誤后，進入供應(yīng)商尋源環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核供應(yīng)商尋源：公開尋源：通過行業(yè)平臺、招標(biāo)公告等渠道發(fā)布采購需求，邀請潛在供應(yīng)商報價；定向?qū)ぴ矗横槍μ囟ㄎ锪?服務(wù)，從合格供應(yīng)商庫中篩選3家及以上供應(yīng)商；新供應(yīng)商推薦：需求部門或行業(yè)推薦的供應(yīng)商，需經(jīng)采購部門初步評估。資質(zhì)審核：采購部門向候選供應(yīng)商索取《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》及相關(guān)證明文件（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證、財務(wù)報表、過往合作案例等），重點審核：主體資格：是否具備合法經(jīng)營資格及行業(yè)資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）；-履約能力：產(chǎn)能、技術(shù)水平、供貨穩(wěn)定性、財務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、營收規(guī)模）；-合規(guī)性：是否存在失信記錄、法律訴訟等風(fēng)險。審核通過后納入《合格供應(yīng)商名錄》，未通過則書面反饋原因。（三）詢價與比價詢價：采購部門向《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)相關(guān)供應(yīng)商發(fā)出《詢價函》，明確報價截止時間、報價要求（含稅價/不含稅價、交貨期、付款方式、質(zhì)保條款等）。比價分析：收集至少3家供應(yīng)商報價后，組織需求部門、財務(wù)部門*共同召開比價會議，從價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)、付款條件等維度綜合評估，形成《詢價比價分析表》，明確推薦供應(yīng)商及理由。（四）采購訂單與執(zhí)行訂單審批：根據(jù)比價結(jié)果，采購部門編制《采購訂單》，注明訂單編號、供應(yīng)商信息、物料/服務(wù)詳情、價格、數(shù)量、交貨地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)等，按權(quán)限逐級審批（如采購經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理*）。訂單下達：審批通過后，將《采購訂單》正式發(fā)送至供應(yīng)商，并同步跟蹤生產(chǎn)/備貨進度，保證按期交貨。（五）合同簽訂與管理合同起草：對金額較大、合作周期長或關(guān)鍵物料采購，需簽訂書面合同。采購部門根據(jù)《采購訂單》及雙方協(xié)商結(jié)果，起草《采購合同》，明確標(biāo)的物信息、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付驗收、付款方式、違約責(zé)任、保密條款等，法務(wù)部門*審核合同條款合規(guī)性。合同簽署與歸檔：合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效，原件交行政部*統(tǒng)一歸檔，采購部門留存掃描件及電子版，保證合同可查詢、可追溯。（六）到貨驗收與付款到貨檢驗：供應(yīng)商送貨至指定地點后，需求部門與采購部門共同按《采購訂單》及驗收標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗：數(shù)量核對：清點實物數(shù)量是否與訂單一致；質(zhì)量檢驗：查驗合格證、檢測報告，或送第三方機構(gòu)檢測（如需）；外觀檢查：確認(rèn)包裝、標(biāo)識是否符合要求。檢驗合格后，填寫《到貨驗收單》；不合格則出具《不合格品報告》，要求供應(yīng)商限期退換貨或整改。費用結(jié)算：財務(wù)部門收到《采購訂單》《到貨驗收單》《發(fā)票》（或費用結(jié)算單）后，核對單據(jù)一致性，按合同約定付款方式辦理付款，保證資金支付合規(guī)。（七）供應(yīng)商績效評估評估周期：每季度/半年對合作供應(yīng)商進行績效評估，評估結(jié)果作為續(xù)用、降級或淘汰依據(jù)。評估指標(biāo)：質(zhì)量指標(biāo)：來料合格率、質(zhì)量問題整改及時率；交期指標(biāo)：準(zhǔn)時交貨率、訂單滿足率；服務(wù)指標(biāo)：響應(yīng)速度、配合度、售后處理效率；價格指標(biāo)：價格競爭力、成本優(yōu)化貢獻。評估流程：采購部門組織需求部門、質(zhì)量部門*填寫《供應(yīng)商績效評估表》，計算綜合得分，得分≥90分為“優(yōu)秀”，80-89分為“合格”，70-79分為“待改進”，＜70分為“不合格”。結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀供應(yīng)商：優(yōu)先分配訂單、給予付款優(yōu)惠、納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商”名單；待改進供應(yīng)商：發(fā)出《改進通知書》，跟蹤整改效果；不合格供應(yīng)商：從《合格供應(yīng)商名錄》中移除，終止合作。（八）采購數(shù)據(jù)歸檔所有采購環(huán)節(jié)文檔（采購申請單、詢價比價表、采購訂單、合同、驗收單、發(fā)票、績效評估表等）需按“單筆采購訂單”編號整理，電子版存檔至采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版保存期限不少于3年，保證審計可追溯。三、核心工具表格（一）采購申請單申請編號申請部門申請人申請日期物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量需求日期預(yù)算金額資金來源技術(shù)要求（可附頁）使用場景部門主管審核意見簽字：_________日期：_______采購部門復(fù)核意見簽字：_________日期：_______（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊地址經(jīng)營范圍成立時間資質(zhì)類型（如ISO9001、行業(yè)許可證等）證書編號有效期提交證明文件清單（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資質(zhì)證書復(fù)印件等）審核項目審核結(jié)果（合格/不合格）備注主體資格合法性□合格□不合格行業(yè)資質(zhì)有效性□合格□不合格財務(wù)狀況（近1年營收、資產(chǎn)負(fù)債率）□合格□不合格履約能力（產(chǎn)能、案例）□合格□不合格綜合審核結(jié)論□通過，納入《合格供應(yīng)商名錄》□不通過，原因：______________________審核人簽字：_________日期：_______審批人簽字：_________日期：_______（三）詢價比價分析表采購項目名稱采購編號需求數(shù)量預(yù)算金額供應(yīng)商名稱報價（含稅）報價有效期交貨期質(zhì)量承諾付款條件服務(wù)條款（質(zhì)保、售后等）比價維度權(quán)重（%）供應(yīng)商A得分供應(yīng)商B得分價格合理性40質(zhì)量保障30交期及時性15服務(wù)配合度15綜合得分100推薦供應(yīng)商及理由參與人員需求部門：_________采購部門：_________財務(wù)部門：_________日期：_______（四）采購訂單訂單編號供應(yīng)商名稱簽訂日期采購部門收貨地址聯(lián)系人/電話物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位合計金額（大寫）：______________________小寫：￥_________交貨日期交貨方式運輸費用承擔(dān)方質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗收方式付款方式訂單備注審批意見采購經(jīng)理：_________財務(wù)總監(jiān)：_________總經(jīng)理：_________供應(yīng)商確認(rèn)簽字：_________（蓋章）日期：_______（五）供應(yīng)商績效評估表供應(yīng)商名稱合作周期評估周期評估部門評估指標(biāo)權(quán)重（%）目標(biāo)值實際值來料合格率30≥98%準(zhǔn)時交貨率25≥95%價格競爭力（對比市場均價）20低于5%響應(yīng)及時率（24小時內(nèi)回復(fù)）15100%售后問題解決滿意度10≥90分綜合得分100——評估等級□優(yōu)秀（≥90分）□合格（80-89分）□待改進（70-79分）□不合格（＜70分）主要優(yōu)點改進建議參與評估人員采購：_________需求部門：_________質(zhì)量：_________日期：_______四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示需求準(zhǔn)確性：采購申請需經(jīng)需求部門主管嚴(yán)格審核，避免因需求描述不清導(dǎo)致采購偏差或物料閑置。供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)：嚴(yán)禁與無資質(zhì)或資質(zhì)過期的供應(yīng)商合作，關(guān)鍵物料需定期核查供應(yīng)商資質(zhì)有效性。比價公平性：詢價過程需留存書面記錄，保證至少3家供應(yīng)商參與比價，避免單一來源采購風(fēng)險（特殊情況需說明理由并審批）。合同條款嚴(yán)謹(jǐn)：合同中需明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、知識產(chǎn)