企業(yè)內部用印管理流程規(guī)范一、總則為規(guī)范企業(yè)印章使用流程，強化印章管理的規(guī)范性與安全性，防范因用印不當引發(fā)的法律風險和管理漏洞，切實保障企業(yè)合法權益，特制定本流程規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)總部各部門、下屬分公司及控股子公司的印章使用與管理工作，涵蓋公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章及其他業(yè)務專用章（如發(fā)票章、資質章等）的全流程管理。二、印章管理職責（一）印章管理部門企業(yè)綜合管理部為印章管理的牽頭部門，負責制定印章管理制度、統籌印章刻制與銷毀、監(jiān)督各部門用印合規(guī)性，并定期開展印章管理專項檢查。（二）印章管理員職責1.印章保管：實行專人專管，印章應存放于帶鎖的保險柜或密碼箱中，非工作時間需妥善封存；嚴禁委托他人代管，特殊情況需經部門負責人審批并辦理書面交接手續(xù)。2.用印審核：嚴格核對用印申請材料的完整性、審批流程的合規(guī)性，對不符合要求的用印申請有權拒絕，并及時向部門負責人反饋。3.登記歸檔：建立《印章使用登記臺賬》，詳細記錄用印時間、用印事項、申請人、審批人、用印份數及文件摘要，同步留存用印文件復印件（或掃描件）存檔。（三）用印申請人職責1.如實填寫《用印申請表》，清晰說明用印事項、文件類型及用印份數，確保申請材料真實、完整。2.嚴格遵循審批流程，未經審批不得擅自申請用印；用印后妥善保管文件，因個人失誤導致文件泄露、篡改的，需承擔相應責任。三、用印流程管理（一）用印申請申請人需填寫《用印申請表》，注明用印事項（如合同簽署、公文印發(fā)、證明開具等）、文件名稱、用印份數，并附需用印的文件原件（或定稿電子版）。若為合同類用印，需同時提交合同評審表、對方主體資質證明（如營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等）；若為對外公文，需附公文審批單。（二）審批流程1.普通文件用?。河刹块T負責人審批，確認文件內容與企業(yè)制度、利益無沖突。2.合同類用?。簡喂P金額在規(guī)定限額以下的，由分管業(yè)務的副總經理審批；單筆金額在規(guī)定限額及以上的，需經總經理（或董事會授權代表）審批；重大合同（如投資、并購類）需提交董事會審議通過。3.法定代表人章用印：除財務付款類（按財務制度執(zhí)行）外，其他用途需經法定代表人本人或其書面授權人審批。（三）用印操作印章管理員核對《用印申請表》的審批簽字、申請材料與用印文件的一致性，確認無誤后，在指定位置騎年蓋月加蓋印章（確保印章清晰、完整，不得模糊或重疊）。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信上加蓋印章；確因業(yè)務需要（如銀行預留印鑒、標準化格式合同），需經總經理審批，并在《用印申請表》中注明“空白文件用印”及用途、份數，用印后由專人跟蹤文件使用情況，確?？瞻孜募咨苹厥?。（四）登記與歸檔1.印章管理員在《印章使用登記臺賬》中逐項登記用印信息，同步將用印文件復印件（或掃描件）與《用印申請表》裝訂存檔，保存期限不少于五年（按企業(yè)檔案管理制度執(zhí)行）。2.電子用印（如電子簽章）需通過企業(yè)指定的電子簽章系統操作，用印記錄自動留痕，由信息管理部門定期備份。四、特殊情況用印管理（一）外帶用印因現場簽約、異地辦理業(yè)務等確需外帶印章的，申請人需填寫《外帶用印申請表》，說明外帶事由、時間、地點及隨行人員，經部門負責人、分管領導審批后，由印章管理員與外帶人員辦理交接（填寫《印章外帶交接單》，注明印章名稱、外帶時間、歸還時間）。外帶期間，印章由專人隨身攜帶，嚴禁放置于車輛后備箱、公共區(qū)域或交由無關人員保管；用印后需立即返回，當日（或約定時間）辦理歸還手續(xù)，印章管理員核對用印文件與交接記錄的一致性。（二）印章交接印章管理員崗位變動（如離職、調崗）時，需提前三個工作日提交交接申請，由部門負責人指定監(jiān)交人，在監(jiān)交人見證下辦理印章交接（填寫《印章交接清單》，注明印章名稱、數量、完好狀態(tài)、臺賬交接情況）。交接完成后，監(jiān)交人、移交人、接收人共同簽字確認，交接清單存檔備查；若交接過程中發(fā)現印章丟失、損壞，需立即上報并啟動應急預案。（三）印章銷毀印章停用（如機構注銷、名稱變更）后，由綜合管理部提出銷毀申請，附印章停用說明、原刻制批文，經總經理審批后，會同財務、審計部門組成鑒定小組，確認印章無使用必要。銷毀時需填寫《印章銷毀登記表》，記錄銷毀時間、地點、方式（如碎紙機粉碎、熔煉等）、參與人員，銷毀過程需全程錄像，銷毀登記表與錄像存檔備查。五、監(jiān)督與責任追究（一）監(jiān)督機制1.綜合管理部每季度對各部門用印臺賬、存檔材料進行抽查，重點檢查用印審批流程、空白文件用印管理、外帶用印記錄的合規(guī)性。2.鼓勵員工對違規(guī)用印行為進行舉報，企業(yè)對舉報人信息嚴格保密，查實后給予舉報人適當獎勵。（二）責任追究1.印章管理員未履行審核職責，導致違規(guī)用印的，視情節(jié)輕重給予批評教育、扣減績效或調崗處理；因違規(guī)用印給企業(yè)造成損失的，依法承擔賠償責任。2.申請人偽造審批文件、隱瞞用印真實用途的，給予記過及以上處分，情節(jié)嚴重的解除勞動合同；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關處理。3.部門負責人