合同管理審批流程及風(fēng)險(xiǎn)控制工具指南一、適用范圍與核心價(jià)值本工具模板適用于企業(yè)各類合同（如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同等）的全流程管理，覆蓋從合同起草、審批、簽署到履約歸檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與風(fēng)險(xiǎn)控制表單，可幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、透明化，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及履約風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提升跨部門協(xié)作效率，保證合同條款符合企業(yè)戰(zhàn)略及合規(guī)要求。二、合同審批全流程操作指南（一）合同起草與需求確認(rèn)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部、銷售部、項(xiàng)目部）操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購(gòu)物料、提供服務(wù)、項(xiàng)目合作等），收集對(duì)方主體信息（對(duì)方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等），明確合同核心條款（標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限、付款方式、違約責(zé)任等）。參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如有）或行業(yè)慣例，擬定合同初稿，保證內(nèi)容完整、表述清晰，無(wú)歧義條款。對(duì)于重大或復(fù)雜合同（如金額超50萬(wàn)元、涉及核心技術(shù)、跨境合作等），需組織內(nèi)部需求評(píng)審會(huì)，確認(rèn)合同條款與業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性。輸出物：合同初稿、需求確認(rèn)紀(jì)要（如有）。（二）部門初審與業(yè)務(wù)合規(guī)性審核責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同初稿的業(yè)務(wù)可行性，重點(diǎn)檢查：標(biāo)的物/服務(wù)是否符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍；數(shù)量、價(jià)格、履行期限等業(yè)務(wù)條款是否與談判結(jié)果一致；對(duì)方主體資質(zhì)是否滿足合作要求（如特殊行業(yè)的經(jīng)營(yíng)許可證、資質(zhì)證書等）。審核通過(guò)后，在《合同審批及風(fēng)險(xiǎn)控制表單》中填寫“業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)”并簽字；若需修改，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整后重新提交。風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：避免因業(yè)務(wù)需求不明確或?qū)Ψ劫Y質(zhì)不足導(dǎo)致的履約風(fēng)險(xiǎn)。（三）法務(wù)審核與法律風(fēng)險(xiǎn)把控責(zé)任主體：法務(wù)部門（或外部律師）操作要點(diǎn)：法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的法律合規(guī)性，包括：合同主體是否具備完全民事行為能力，授權(quán)代表是否有效（需提供授權(quán)委托書原件）；合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行，爭(zhēng)議解決方式是否約定清晰（如仲裁或訴訟管轄地）；是否存在格式條款陷阱或顯失公平的條款。法務(wù)部門需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，出具《法務(wù)審核意見(jiàn)書》：若通過(guò)，填寫“法務(wù)審核意見(jiàn)”；若存在重大風(fēng)險(xiǎn)，列明修改意見(jiàn)并退回業(yè)務(wù)部門；若風(fēng)險(xiǎn)極高，可建議終止合作。風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：防范法律糾紛，保證合同條款具備法律效力，避免因條款缺陷導(dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損。（四）財(cái)務(wù)審核與資金風(fēng)險(xiǎn)控制責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門操作要點(diǎn)：財(cái)務(wù)部門審核合同的經(jīng)濟(jì)性與資金安全性，重點(diǎn)檢查：合同金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分是否履行了審批流程；付款方式、節(jié)點(diǎn)是否合理（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款結(jié)算條件、質(zhì)保金約定等）；涉及稅費(fèi)條款是否明確（如增值稅稅率、發(fā)票類型等），是否符合稅務(wù)法規(guī)；對(duì)方收款賬戶信息是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，避免收款主體錯(cuò)配風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，填寫“財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)”；若需調(diào)整（如修改付款方式、補(bǔ)充稅費(fèi)條款），與業(yè)務(wù)部門溝通后修改合同。風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：避免資金損失、預(yù)算超支及稅務(wù)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。（五）管理層審批與戰(zhàn)略匹配性審核責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/董事會(huì)（根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)）操作要點(diǎn)：根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》分級(jí)審批權(quán)限（例如：金額≤10萬(wàn)元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：總經(jīng)理審批；金額＞50萬(wàn)元：董事會(huì)審批）。管理層審核合同的戰(zhàn)略匹配性，包括：是否符合企業(yè)年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及發(fā)展規(guī)劃；合作方是否為企業(yè)核心合作伙伴或潛在戰(zhàn)略客戶；合同履約可能對(duì)企業(yè)品牌、市場(chǎng)地位的影響。審批通過(guò)后，在表單中簽署“管理層審批意見(jiàn)”；未通過(guò)則退回并說(shuō)明理由。（六）合同簽署與用印管理責(zé)任主體：行政部/辦公室（用印管理）、授權(quán)簽署人操作要點(diǎn)：審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方最終確認(rèn)合同文本，保證雙方版本一致，加蓋公章（或合同專用章）及騎縫章。用印前，行政部需核對(duì)《合同審批及風(fēng)險(xiǎn)控制表單》審批流程是否完整，簽署人是否為授權(quán)代表（如法定代表人或其授權(quán)人）。簽署完成后，行政部留存合同原件2-3份（業(yè)務(wù)部門1份、財(cái)務(wù)部門1份、法務(wù)部門1份），同步掃描件存檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：保證用印規(guī)范，防止未經(jīng)審批的合同生效，避免印章濫用風(fēng)險(xiǎn)。（七）履約跟蹤與歸檔管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（履約跟蹤）、檔案管理部門（歸檔）操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履約跟蹤，建立《合同履約臺(tái)賬》，記錄履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果、付款節(jié)點(diǎn)等），發(fā)覺(jué)履約異常（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及時(shí)啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制。合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門收集履約證明材料（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、終止協(xié)議等），連同合同原件、審批表單等移交檔案管理部門。檔案管理部門按“一案一檔”原則歸檔，電子檔案保存期限不少于10年，紙質(zhì)檔案保存期限根據(jù)合同類型確定（一般不少于5年，重大合同不少于15年）。三、合同審批及風(fēng)險(xiǎn)控制表單模板合同審批及風(fēng)險(xiǎn)控制表單基本信息合同名稱合同編號(hào)（年份-部門-流水號(hào)，如2024-采-001）合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□技術(shù)開(kāi)發(fā)□其他簽署日期甲方（我方）信息名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：法定代表人：聯(lián)系人及電話：乙方（對(duì)方）信息名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：法定代表人：聯(lián)系人及電話：合同金額大寫：小寫：￥履行期限自年月日至年月日付款方式□一次性付款□分期付款（請(qǐng)注明節(jié)點(diǎn)：1.預(yù)付款：%，支付條件：2.進(jìn)度款：%，支付條件：3.尾款：%，支付條件：）核心標(biāo)的物/服務(wù)審批流程記錄審批環(huán)節(jié)審批人部門審批意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門初審*經(jīng)理業(yè)務(wù)部法務(wù)審核*法務(wù)法務(wù)部財(cái)務(wù)審核*總監(jiān)財(cái)務(wù)部管理層審批*總/董總經(jīng)理/董事會(huì)用印審批*主任行政部風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制風(fēng)險(xiǎn)類別風(fēng)險(xiǎn)描述控制措施責(zé)任人主體風(fēng)險(xiǎn)對(duì)方資質(zhì)不足/無(wú)履約能力1.核驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證等原件；2.查詢信用記錄（如中國(guó)裁判文書網(wǎng)、信用中國(guó)）；3.要求對(duì)方提供履約保證金（如適用）*業(yè)務(wù)員條款風(fēng)險(xiǎn)權(quán)利義務(wù)不對(duì)等/違約責(zé)任模糊1.法務(wù)部門重點(diǎn)審核違約條款；2.補(bǔ)充“不可抗力”及“爭(zhēng)議解決”條款*法務(wù)履約風(fēng)險(xiǎn)延遲交付/質(zhì)量不達(dá)標(biāo)1.明確交付標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收流程；2.約定逾期違約金（如日萬(wàn)分之五）；3.建立履約跟蹤臺(tái)賬*項(xiàng)目經(jīng)理財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)付款后未收款/稅務(wù)違規(guī)1.對(duì)方收款賬戶與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致；2.明確發(fā)票類型及開(kāi)具時(shí)間*會(huì)計(jì)法律風(fēng)險(xiǎn)合同無(wú)效/條款違法1.保證合同內(nèi)容不違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定；2.涉及特殊事項(xiàng)（如抵押、質(zhì)押）辦理登記*法務(wù)附件清單序號(hào)附件名稱份數(shù)備注（如“對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件”“授權(quán)委托書”）123備注說(shuō)明（可填寫其他需說(shuō)明事項(xiàng)，如“本合同需附技術(shù)協(xié)議作為附件”“已對(duì)方確認(rèn)最終版本”等）四、風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）合同主體審查“三必查”必查資質(zhì)：對(duì)方需提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（最新年檢版本），涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）需查驗(yàn)經(jīng)營(yíng)許可證、生產(chǎn)許可證等。必查授權(quán)：若對(duì)方由非法定代表人簽署合同，需提供《授權(quán)委托書》，載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，并留存授權(quán)人身份證復(fù)印件。必查信用：通過(guò)“信用中國(guó)”“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等渠道查詢對(duì)方是否存在經(jīng)營(yíng)異常、嚴(yán)重違法失信記錄，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察。（二）合同條款審核“五避免”避免模糊表述：如“合理期限”“適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)”等，需明確具體時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“交付時(shí)間為合同簽署后15個(gè)工作日”“質(zhì)量需符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）。避免責(zé)任不對(duì)等：違約責(zé)任條款需雙向約定，如雙方逾期付款的違約責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)一致，避免僅約束我方責(zé)任。避免遺漏關(guān)鍵條款：合同必須包含標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決、保密條款等核心內(nèi)容，重大合同建議補(bǔ)充“不可抗力”“合同解除”條款。避免稅費(fèi)約定不明：明確含稅價(jià)/不含稅價(jià)，增值稅稅率、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開(kāi)具時(shí)間，避免后續(xù)稅務(wù)糾紛。避免爭(zhēng)議解決方式?jīng)_突：優(yōu)先約定由我方所在地人民法院管轄或仲裁機(jī)構(gòu)仲裁（如“提交仲裁委員會(huì)仲裁”），避免約定對(duì)方所在地管轄導(dǎo)致維權(quán)成本增加。（三）審批流程“三嚴(yán)禁”嚴(yán)禁越權(quán)審批：嚴(yán)格按照合同金額及重要性分級(jí)審批，不得簡(jiǎn)化流程或“先簽后批”。嚴(yán)禁代簽代審：審批人需親自簽署意見(jiàn)并簽字，不得由他人代簽，保證審批意見(jiàn)的真實(shí)性。嚴(yán)禁“體外循環(huán)”：所有合同必須通過(guò)企業(yè)內(nèi)部審批系統(tǒng)或書面表單完成流程，禁止未經(jīng)審批直接簽署或用印。（四）履約跟蹤“兩及時(shí)”及時(shí)記錄：業(yè)務(wù)部門需在合同履行過(guò)程中實(shí)時(shí)更新《合同履約臺(tái)賬》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付、驗(yàn)收、付款）及異常情況，保證信息可追溯。及時(shí)預(yù)警：發(fā)覺(jué)對(duì)方可能違約（如延遲交付、質(zhì)量瑕疵）時(shí)，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制，向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并制定應(yīng)對(duì)方案（如催告、終止合同、索賠等）。（五）檔案管理“兩同步”紙質(zhì)與電子同步歸檔：合同簽署后，需在3個(gè)工作