全國檔案統(tǒng)計調(diào)查制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等國家法律法規(guī)，參照行業(yè)檔案管理最佳實踐，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部檔案資源整合與風險防控需求，制定。為規(guī)范檔案統(tǒng)計調(diào)查工作，提升檔案管理科學化、標準化水平，防范數(shù)據(jù)失真、信息安全等專項風險，特明確管理要求，確保檔案統(tǒng)計調(diào)查工作合法合規(guī)、高效有序開展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋檔案統(tǒng)計調(diào)查的全流程，包括檔案收集、整理、審核、統(tǒng)計分析、報告編制、結(jié)果應用等環(huán)節(jié)。具體適用場景包括但不限于年度檔案盤點、專項檔案核查、數(shù)據(jù)質(zhì)量評估、風險監(jiān)測等業(yè)務場景。第三條本制度中下列術語定義：（一）XX專項管理：指圍繞檔案統(tǒng)計調(diào)查工作，建立目標導向、流程規(guī)范、風險防控、動態(tài)優(yōu)化的管理體系，涵蓋制度設計、技術支撐、人員保障等維度。（二）XX風險：指在檔案統(tǒng)計調(diào)查過程中可能出現(xiàn)的合規(guī)風險、操作風險、信息安全風險等，可能導致數(shù)據(jù)偏差、決策失誤或資源浪費。（三）XX合規(guī)：指檔案統(tǒng)計調(diào)查工作嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保數(shù)據(jù)真實、完整、準確、安全。第四條檔案統(tǒng)計調(diào)查工作應遵循以下原則：（一）全面覆蓋：確保檔案統(tǒng)計調(diào)查范圍無遺漏，覆蓋所有應納入管理的數(shù)據(jù)源。（二）責任到人：明確各層級管理人員的職責，實現(xiàn)分工協(xié)同、全程可追溯。（三）風險導向：聚焦高風險環(huán)節(jié)，優(yōu)先配置資源，強化風險防控。（四）持續(xù)改進：定期評估管理效果，優(yōu)化流程與技術手段，提升檔案統(tǒng)計調(diào)查效率。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對檔案統(tǒng)計調(diào)查工作負總責，承擔決策領導責任；分管領導作為直接責任人，負責組織協(xié)調(diào)、資源保障及監(jiān)督考核。公司設立檔案統(tǒng)計調(diào)查工作領導小組，由分管領導牽頭，相關部門負責人參與，統(tǒng)籌管理全局工作。第六條檔案統(tǒng)計調(diào)查工作領導小組職責包括：（一）制定年度工作計劃，審議制度修訂方案。（二）協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作，解決重大問題。（三）監(jiān)督考核工作成效，評估風險防控水平。第七條各部門職責劃分如下：（一）牽頭部門（檔案管理部）：負責檔案統(tǒng)計調(diào)查制度的建設與完善，組織業(yè)務培訓，監(jiān)督考核執(zhí)行情況，定期匯總分析數(shù)據(jù)質(zhì)量。（二）專責部門（風險管理部、信息技術部）：分別負責風險識別與處置、系統(tǒng)技術支撐，審核業(yè)務流程的合規(guī)性，優(yōu)化數(shù)據(jù)分析模型。（三）業(yè)務部門/下屬單位：落實檔案統(tǒng)計調(diào)查要求，開展日常自查，及時上報數(shù)據(jù)異常及風險事件。第八條基層執(zhí)行崗責任：崗位人員應嚴格遵守操作規(guī)范，簽署合規(guī)承諾書，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責，發(fā)現(xiàn)異常情況及時上報。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條檔案收集規(guī)范：檔案收集應完整覆蓋業(yè)務全流程，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、音視頻資料等，確保來源可溯、時間可依。嚴禁選擇性收集或隱瞞重要檔案。第十條檔案整理標準：按檔案類型分類歸檔，統(tǒng)一格式要求，建立索引目錄，確保檢索高效。特殊檔案（如涉密文件、重要合同）需加密存儲，雙人管理。第十一條數(shù)據(jù)審核機制：每月開展數(shù)據(jù)質(zhì)量抽查，重點核對數(shù)據(jù)邏輯關系、統(tǒng)計口徑，對異常值及時復核。第三方數(shù)據(jù)引入需經(jīng)合規(guī)性評估。第十二條合規(guī)操作標準：采購檔案需驗證供應商資質(zhì)，招標檔案需留存完整流程記錄，財務檔案需符合稅務監(jiān)管要求，確保無虛假記載或篡改痕跡。第十三條禁止性行為：嚴禁虛構檔案、偽造數(shù)據(jù)，嚴禁泄露敏感檔案信息，嚴禁擅自銷毀應留存檔案。第十四條專項風險防控：重點關注信息泄露（如系統(tǒng)漏洞、權限失控）、數(shù)據(jù)偏差（如統(tǒng)計口徑不一致）、檔案損毀（如自然災害、設備故障）。第十五條業(yè)務部門責任：每月提交檔案管理自查表，記錄異常情況及整改措施，重大風險需3日內(nèi)上報牽頭部門。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新：每年6月結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務調(diào)整修訂制度，重大變更需領導小組審議。第十七條風險識別預警：每季度開展檔案統(tǒng)計調(diào)查風險排查，分級標注（一般/重大），發(fā)布預警通知書。第十八條合規(guī)審查嵌入業(yè)務：檔案使用需經(jīng)專責部門審核，重大事項提交領導小組決策，未經(jīng)審查的檔案應用一律禁止。第十九條風險應對流程：一般風險由業(yè)務部門自行處置，重大風險需牽頭部門牽頭協(xié)同處置，并上報領導小組備案。第二十條責任追究標準：對違規(guī)行為視情節(jié)輕重，給予警告、降級、追償?shù)忍幜P，情節(jié)嚴重者移交紀律委員會處理。第二十一條評估改進機制：每年12月組織管理成效評估，通過問卷調(diào)查、案例分析等方法優(yōu)化流程，形成改進報告。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障：各級領導需定期聽取工作匯報，確保資源投入，對重大問題親自督辦。第二十三條考核激勵機制：將檔案統(tǒng)計調(diào)查結(jié)果納入部門績效考核，優(yōu)秀案例予以獎勵，不合格單位通報批評。第二十四條培訓宣傳機制：每半年開展全員培訓，管理層側(cè)重合規(guī)履職，一線員工側(cè)重操作規(guī)范，考核合格后方可上崗。第二十五條信息化支撐：采用統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動采集、風險實時監(jiān)控，異常自動預警。第二十六條文化建設：每年發(fā)布《檔案統(tǒng)計調(diào)查合規(guī)手冊》，全員簽署承諾書，通過宣傳欄、內(nèi)部刊物強化合規(guī)意識。第二十七條報告制度：每月向領導小組報送執(zhí)行報告，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)質(zhì)量分析、風險處置情況、改進建議，重大事件即時報告。第六章附則