全面推行檔案三合一制度第一章總則第一條本制度依據《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等行業(yè)法律法規(guī)，結合集團母公司關于檔案規(guī)范化管理的指導意見及公司內部風險防控實際需求制定。為規(guī)范檔案管理流程，提升檔案信息價值，防范因檔案管理缺失引發(fā)的法律風險、業(yè)務風險及安全風險，特全面推行檔案“收集、整理、保管、利用”三合一管理制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經營、管理、科研、基建等所有業(yè)務場景及檔案管理全過程，包括但不限于紙質檔案、電子檔案、音視頻檔案及實物檔案的管理。第三條本制度下列術語含義：（一）“XX專項管理”是指公司對檔案全生命周期實施系統化、標準化、動態(tài)化的管理活動，涵蓋檔案的收集歸檔、分類編目、安全保管、合規(guī)利用及數字化建設等環(huán)節(jié)。（二）“XX風險”是指因檔案管理不善導致的法律責任追究、業(yè)務決策失誤、信息泄露、資源浪費等潛在危害。（三）“XX合規(guī)”是指檔案管理活動嚴格遵循法律法規(guī)、行業(yè)準則及公司內部制度要求，確保檔案真實性、完整性、安全性及可利用性。第四條檔案專項管理遵循“全面覆蓋、責任到人、風險導向、持續(xù)改進”原則。（一）全面覆蓋：檔案管理須覆蓋公司所有業(yè)務領域及檔案類型，不留管理盲區(qū)。（二）責任到人：明確各級管理主體及崗位職責，確保責任可追溯。（三）風險導向：聚焦高風險環(huán)節(jié)，強化風險防控措施。（四）持續(xù)改進：定期評估檔案管理體系有效性，優(yōu)化管理機制。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司檔案專項管理負總責，統籌部署檔案管理工作，審批重大制度及資源投入。分管領導為直接責任人，負責檔案專項管理的日常監(jiān)督與考核。第六條設立檔案專項管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，各部門負責人及下屬單位代表為成員。領導小組負責統籌協調檔案管理重大事項，審批專項制度，監(jiān)督考核管理成效，定期召開會議研究解決管理難題。第七條明確三類管理主體職責：（一）牽頭部門（檔案管理部門）：負責檔案專項管理制度建設、風險識別、監(jiān)督考核、培訓宣貫，組織檔案數字化及信息化建設。（二）專責部門（業(yè)務部門及下屬單位）：負責本領域檔案的業(yè)務合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風險處置，配合檔案管理部門開展專項檢查。（三）業(yè)務部門/下屬單位：落實檔案專項管理要求，開展日常風險防控，確保檔案及時歸檔、規(guī)范保管、合規(guī)利用。第八條基層執(zhí)行崗須履行以下合規(guī)操作責任：（一）遵守檔案管理操作規(guī)程，確保檔案收集完整、分類準確。（二）崗位簽署合規(guī)承諾書，明確個人在檔案管理中的法律責任。（三）發(fā)現檔案管理風險須及時上報，配合整改及調查。第三章專項管理重點內容與要求第九條檔案收集歸檔規(guī)范。業(yè)務部門須按檔案管理制度要求，每月開展檔案自查，確保歸檔文件完整、系統、無遺漏。禁止擅自處置檔案，需處置的須按程序審批。第十條檔案分類編目標準。采用“年度—部門—保管期限”三級分類法，明確檔案編號規(guī)則及元數據標準。電子檔案須同步建立目錄數據庫，實現檢索可及。第十一條檔案安全保管要求。紙質檔案存放須符合溫濕度、防火、防盜標準，電子檔案須加密存儲，異地備份。重要檔案須實施雙套保管。第十二條檔案利用審批流程。內部利用需經檔案管理部門審核，外部利用須按權限審批。涉密檔案須履行特殊審批程序，并全程記錄利用過程。第十三條檔案數字化建設規(guī)范。優(yōu)先推進高頻利用檔案數字化，采用OCR技術實現全文檢索，建立檔案數字庫，確保數據安全與完整。第十四條檔案風險重點防控。（一）信息泄露風險：禁止擅自對外提供涉密檔案，電子檔案訪問須實名認證。（二）保管風險：定期開展庫房安全檢查，對破損檔案及時修復。（三）利用風險：違規(guī)利用檔案須嚴肅追責，建立違規(guī)案例庫。第四章專項管理運行機制第十五條制度動態(tài)更新機制。檔案管理部門每年匯總法規(guī)變化及業(yè)務調整，修訂檔案管理制度，報領導小組審批后實施。第十六條風險識別預警機制。每季度開展檔案風險排查，采用“風險點清單+評估矩陣”進行分級（一級為重大風險，三級為一般風險），發(fā)布預警通知并跟蹤整改。第十七條合規(guī)審查機制。將檔案合規(guī)審查嵌入業(yè)務流程，包括采購合同簽訂前審核檔案附件、項目立項前核驗檔案完整性等，實行“未經審查不得實施”原則。第十八條風險應對機制。（一）一般風險：由業(yè)務部門自行整改，檔案管理部門監(jiān)督。（二）重大風險：成立專項處置組，24小時內上報領導小組，協調跨部門協同處置。（三）應急流程：遭遇火災、水浸等突發(fā)事件，須立即隔離檔案，并啟動應急預案。第十九條責任追究機制。違規(guī)情形及處罰標準如下：（一）擅自處置檔案：扣除績效，情節(jié)嚴重移交紀律部門。（二）檔案遺失：承擔行政責任，并按檔案價值賠償。（三）泄露涉密檔案：追究刑事責任，并解除勞動合同。第二十條評估改進機制。每年12月開展檔案管理有效性評估，采用“指標體系+現場核查”方式，形成改進報告提交領導小組審議。第五章專項管理保障措施第二十一條組織保障。各級領導須列席檔案管理會議，簽署責任書，確保資源投入與管理協同。第二十二條考核激勵機制。將檔案合規(guī)情況納入部門年度考核，優(yōu)秀案例予以獎勵，不合格部門負責人降級使用。第二十三條培訓宣傳機制。分層級開展檔案管理培訓，管理層重點考核合規(guī)履職，一線員工重點培訓操作規(guī)范。每年6月、12月開展全員知識測試。第二十四條信息化支撐。引入檔案管理系統，實現電子檔案自動歸檔、智能檢索、風險實時監(jiān)控。第二十五條文化建設。編制《檔案合規(guī)手冊》，發(fā)布典型案例，定期開展檔案管理競賽，營造全員參與氛圍。第二十六條報告制度。每月5日前上報風險事件處置報告，每年1月20日前提交年度管理報告，內容包括：（一）風險事件統計及處置結果；（二）制度執(zhí)行情況及改進建議；（三）培訓考核情況及效果