公司行政部管理制度制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)相關(guān)準(zhǔn)則制定，同時符合集團母公司關(guān)于風(fēng)險管理、合規(guī)經(jīng)營的管理要求，并結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展需要，旨在規(guī)范行政管理工作，防控專項風(fēng)險，提升管理效能。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋行政事務(wù)管理、辦公資源調(diào)配、后勤保障、會議管理、印章使用等場景，以及所有涉及行政職能的業(yè)務(wù)流程。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）“XX專項管理”指針對特定行政領(lǐng)域（如辦公資源、會議服務(wù)、印章管理）建立的風(fēng)險識別、控制、預(yù)警及處置的全流程管理體系；（二）“XX風(fēng)險”指在行政工作中可能引發(fā)資源浪費、效率低下、合規(guī)缺陷或資產(chǎn)流失的潛在風(fēng)險；（三）“XX合規(guī)”指行政管理工作符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章，確保權(quán)責(zé)清晰、流程規(guī)范、行為適當(dāng)。第四條專項管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險導(dǎo)向、持續(xù)改進”的原則，即確保管理范圍無遺漏、責(zé)任歸屬明確、風(fēng)險防控優(yōu)先、制度機制動態(tài)優(yōu)化。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為本單位行政專項管理的第一責(zé)任人，對管理工作的全面有效性負(fù)總責(zé)；分管行政工作的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，具體組織制度落實、風(fēng)險管控及監(jiān)督考核。第六條設(shè)立行政專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理全局，對重大事項作出決策審批，并定期開展監(jiān)督評價。第七條明確三類主體的管理職責(zé)：（一）牽頭部門（行政部）：負(fù)責(zé)專項管理制度建設(shè)、風(fēng)險識別評估、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫及投訴處理；（二）專責(zé)部門（財務(wù)部、法務(wù)部）：分別負(fù)責(zé)行政預(yù)算審核、合同合規(guī)審查、流程優(yōu)化建議及法律風(fēng)險處置；（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實專項管理要求，開展本領(lǐng)域風(fēng)險自查，及時上報異常情況，執(zhí)行管理層決策。第八條基層執(zhí)行崗位須履行以下責(zé)任：（一）嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，簽署崗位合規(guī)承諾書；（二）發(fā)現(xiàn)異常行為或風(fēng)險隱患時，第一時間向直接上級報告；（三）參與專項培訓(xùn)，掌握風(fēng)險識別及處置基本要求。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條辦公資源管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：制定辦公設(shè)備、文具、耗材的采購審批權(quán)限清單，定期盤點資產(chǎn)，建立電子臺賬；（二）禁止行為：嚴(yán)禁以個人名義套取資源、違規(guī)占用下屬單位物資；（三）風(fēng)險防控：加強閑置資源調(diào)劑，避免重復(fù)購置，建立報廢處置規(guī)范。第十條會議管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：明確會議分類（例會、專題會等）的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)及審批流程，規(guī)范會議紀(jì)要模板；（二）禁止行為：嚴(yán)禁非必要會議占用關(guān)鍵崗位工作時間；（三）風(fēng)險防控：評估會議規(guī)模與效益匹配度，減少差旅成本。第十一條印章使用管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立印章使用申請臺賬，專人保管，雙人驗證，緊急使用需上級授權(quán)；（二）禁止行為：嚴(yán)禁私自刻制、攜帶外出或授權(quán)他人代保管；（三）風(fēng)險防控：定期檢查印章狀態(tài)，啟用前核對授權(quán)文件。第十二條后勤保障服務(wù)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：通過招標(biāo)選擇服務(wù)商，簽訂服務(wù)協(xié)議明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及考核指標(biāo)；（二）禁止行為：服務(wù)商人員違規(guī)收費或泄露企業(yè)信息；（三）風(fēng)險防控：建立第三方服務(wù)評價機制，保留審計資料。第十三條行政流程優(yōu)化：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：梳理高頻流程（如報銷、請假），繪制標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，嵌入電子審批系統(tǒng)；（二）禁止行為：以流程復(fù)雜為由拖延審批；（三）風(fēng)險防控：定期組織流程復(fù)盤，取消冗余環(huán)節(jié)。第十四條檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：實行電子化與紙質(zhì)雙軌存檔，明確保管期限及銷毀條件；（二）禁止行為：擅自銷毀或外借涉密檔案；（三）風(fēng)險防控：設(shè)置防火墻和權(quán)限分級，開展定期備份。第十五條內(nèi)部通知傳達：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：重要通知需多渠道發(fā)布（如OA系統(tǒng)、公告欄），留存簽收記錄；（二）禁止行為：通過私人社交賬號傳達涉密信息；（三）風(fēng)險防控：建立信息核查崗，防止誤傳。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新：牽頭部門每季度評估法規(guī)及業(yè)務(wù)變化，每年修訂制度細(xì)則，重大調(diào)整需領(lǐng)導(dǎo)小組審議。第十七條風(fēng)險識別預(yù)警：行政部聯(lián)合財務(wù)部每半年開展風(fēng)險排查，按“一般/重大”標(biāo)注等級，向領(lǐng)導(dǎo)小組提交預(yù)警報告。第十八條合規(guī)審查：將專項審查嵌入以下節(jié)點：（一）預(yù)算申請時，財務(wù)部核對資源需求合理性；（二）合同簽訂前，法務(wù)部審查條款合規(guī)性；（三）項目啟動時，行政部確認(rèn)場地與設(shè)備保障。第十九條風(fēng)險應(yīng)對：（一）一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行處置，每日匯總至行政部；（二）重大風(fēng)險啟動應(yīng)急預(yù)案，由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)資源，48小時內(nèi)上報集團備案。第二十條責(zé)任追究：（一）違規(guī)情形分為：輕微（通報批評）、一般（績效扣減）、重大（降級）；（二）情節(jié)嚴(yán)重者按《員工手冊》處理，并取消年度評優(yōu)資格。第二十一條評估改進：每年12月開展管理有效性評價，由第三方機構(gòu)參與，報告提交領(lǐng)導(dǎo)小組及管理層。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障：明確各級領(lǐng)導(dǎo)“一崗雙責(zé)”，分管領(lǐng)導(dǎo)每季度聽取專項工作匯報。第二十三條考核激勵機制：行政專項合規(guī)得分占部門績效30%，個人得分與獎金掛鉤。第二十四條培訓(xùn)宣傳：（一）管理層培訓(xùn)：每半年學(xué)習(xí)集團合規(guī)要求；（二）員工培訓(xùn)：新入職員工必修《行政合規(guī)手冊》，每年考核。第二十五條信息化支撐：開發(fā)OA集成模塊，實現(xiàn)印章電子授權(quán)、會議智能派發(fā)、資產(chǎn)自動盤點。第二十六條文化建設(shè)：（一）每月發(fā)布《合規(guī)案例集》，評選優(yōu)秀部門；（二）全員簽署《行政行為承諾書》，懸掛至各辦公區(qū)。第二十七條報告制度：（一）風(fēng)險事件每月匯總，次年1月提交集團；（二）年度管理報告需經(jīng)審計部復(fù)核，于3月3