PAGE動物衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強動物衛(wèi)生管理，規(guī)范動物衛(wèi)生檔案的建立、使用和管理，確保動物飼養(yǎng)、屠宰、經(jīng)營、隔離、運輸?shù)然顒拥娜^程可追溯，保障動物源性食品安全，維護公共衛(wèi)生安全，根據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及動物衛(wèi)生管理的所有部門和人員，包括動物養(yǎng)殖場、屠宰場、動物診療機構(gòu)、動物產(chǎn)品經(jīng)營企業(yè)以及相關監(jiān)管部門等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案記錄應如實反映動物衛(wèi)生管理活動的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋動物從出生到銷售或處理的全過程信息，包括動物的來源、飼養(yǎng)、防疫、診療、運輸、屠宰等環(huán)節(jié)，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.準確性原則：記錄內(nèi)容應準確無誤，數(shù)據(jù)、文字等信息應清晰明確，避免模糊或歧義。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和要求進行檔案的建立、填寫和管理，確保檔案的規(guī)范性和一致性。5.保密性原則：對涉及動物個體隱私、商業(yè)機密等敏感信息嚴格保密，防止信息泄露。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善動物衛(wèi)生檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門檔案的建立、整理和歸檔工作；負責檔案的集中保管、查閱、借閱、銷毀等日常管理工作；定期對檔案進行統(tǒng)計分析，為動物衛(wèi)生管理決策提供依據(jù)。2.各業(yè)務部門負責本部門職責范圍內(nèi)動物衛(wèi)生檔案的收集、整理、填寫和保管工作；按照檔案管理部門的要求，及時將檔案資料移交歸檔；配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.檔案管理人員負責檔案的具體操作和管理，包括檔案的錄入、存儲、分類、編號、裝訂等；嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和完整；對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向檔案管理部門報告。二、檔案內(nèi)容與格式（一）動物基本信息檔案1.動物個體檔案編號：為每頭動物賦予唯一的識別編號，編號應便于記錄和查詢。品種：記錄動物的品種名稱。性別：注明動物的性別。出生日期：準確記錄動物的出生年月日。來源：包括動物的購買地、繁殖場等信息。免疫記錄：詳細記錄動物的免疫時間、疫苗種類、生產(chǎn)廠家、免疫劑量等信息。診療記錄：記錄動物的診療日期、疾病名稱、診斷結(jié)果、治療方法、用藥情況等。2.動物群體檔案養(yǎng)殖場/戶信息：養(yǎng)殖場/戶的名稱、地址、聯(lián)系方式、負責人姓名等。養(yǎng)殖規(guī)模：存欄動物數(shù)量、養(yǎng)殖批次等。養(yǎng)殖品種結(jié)構(gòu)：不同品種動物的存欄比例。養(yǎng)殖環(huán)境條件：如養(yǎng)殖場地面積、通風條件、溫度濕度控制等情況。（二）動物飼養(yǎng)管理檔案1.飼料與飲水記錄飼料來源：記錄飼料的采購渠道、生產(chǎn)廠家名稱、飼料種類等。飼料使用量：按時間段統(tǒng)計動物的飼料消耗量。飲水情況：包括飲水水質(zhì)檢測記錄、飲水量變化等。2.日常管理記錄飼養(yǎng)人員信息：負責飼養(yǎng)動物的人員姓名、職責等。日常巡查記錄：記錄每天對動物健康狀況、養(yǎng)殖環(huán)境等的巡查情況，如發(fā)現(xiàn)的問題及處理措施。消毒記錄：消毒日期、消毒區(qū)域、消毒方法、消毒劑種類及用量等。病死動物處理記錄：病死動物的數(shù)量、處理日期、處理方式（如焚燒、深埋等）。（三）動物疫病防控檔案1.疫病監(jiān)測記錄監(jiān)測計劃：制定詳細的疫病監(jiān)測方案，包括監(jiān)測時間、監(jiān)測動物種類、監(jiān)測項目等。監(jiān)測結(jié)果：記錄每次疫病監(jiān)測的實驗室檢測報告，如疫病種類、檢測方法、檢測結(jié)果等。2.疫情報告與處理記錄疫情發(fā)現(xiàn)時間：準確記錄發(fā)現(xiàn)動物疫情的具體日期和時間。報告情況：報告人姓名、報告渠道、報告內(nèi)容等。疫情處理措施：包括隔離、撲殺、消毒、無害化處理等措施的實施情況及效果評估。（四）動物運輸檔案1.承運人信息：運輸企業(yè)或個人的名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.運輸工具信息：運輸車輛、船舶等的型號、車牌號/船號、消毒情況等。3.運輸記錄：運輸日期、運輸起點和終點、運輸動物種類和數(shù)量、動物健康狀況等。（五）動物屠宰檔案1.屠宰場信息：屠宰場名稱、地址、資質(zhì)證書編號等。2.待宰動物信息：動物來源、數(shù)量、健康狀況等。3.屠宰過程記錄：屠宰日期、屠宰工藝、檢驗檢疫情況（包括宰前檢疫、宰后檢驗結(jié)果）、無害化處理情況等。（六）檔案格式要求1.紙質(zhì)檔案采用A4紙張打印或書寫，字跡清晰、工整。頁面設置符合公文排版要求，上下左右邊距適中。檔案內(nèi)容應按照規(guī)定的格式填寫，不得隨意涂改。如有涂改，應在涂改處加蓋涂改人印章或簽字確認。2.電子檔案采用統(tǒng)一的電子文檔格式，如PDF、Excel等，便于存儲和查閱。電子檔案應進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件名應規(guī)范準確，便于識別和查找。對電子檔案應進行加密備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。三、檔案建立與歸檔（一）建立要求1.及時記錄：各業(yè)務部門在動物衛(wèi)生管理活動發(fā)生后，應及時按照規(guī)定的內(nèi)容和格式進行記錄，確保檔案信息的時效性。2.專人負責：明確專人負責檔案的建立工作，確保記錄的準確性和完整性。建立人員應熟悉動物衛(wèi)生管理業(yè)務和檔案管理要求。3.信息審核：檔案建立過程中，應對記錄的信息進行審核，確保信息真實、準確、完整。審核人應簽字確認審核結(jié)果。（二）歸檔流程1.定期整理：各業(yè)務部門應定期（每月/每季度）對本部門的動物衛(wèi)生檔案進行整理，將零散的記錄資料分類匯總。2.移交歸檔：整理后的檔案應及時移交檔案管理部門。移交時，雙方應辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息。3.檔案編號：檔案管理部門對接收的檔案進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。4.裝訂歸檔：按照檔案類別和時間順序?qū)n案進行裝訂，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒/柜上標明檔案類別、年度、月份等信息。四、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱動物衛(wèi)生檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱檔案名稱等信息。查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。2.外部查閱因政府監(jiān)管部門、司法機關等外部單位工作需要查閱本公司/組織動物衛(wèi)生檔案的，應出具正式的查閱函，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容。檔案管理部門應審核查閱函的真實性和合法性，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記。查閱登記內(nèi)容除內(nèi)部查閱登記信息外，還應包括查閱函編號、查閱單位名稱、查閱人姓名及聯(lián)系方式等。外部查閱人員查閱檔案時，應遵守本公司/組織的檔案管理制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱動物衛(wèi)生檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。檔案管理部門應在借閱申請表上注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、預計歸還日期等信息，并將檔案提供給借閱人。借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應的責任。2.外部借閱原則上不允許外部單位借閱本公司/組織的動物衛(wèi)生檔案。如因特殊情況確需借閱的，應經(jīng)公司/組織主管領導批準，并與檔案管理部門簽訂保密協(xié)議。保密協(xié)議應明確雙方的權(quán)利和義務，包括保密內(nèi)容、保密期限、違約責任等。外部借閱檔案的期限應嚴格控制，借閱期滿后應及時歸還。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時追究借閱單位的責任。五、檔案保管與維護（一）保管要求1.檔案庫房檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲。庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備，保持適宜的溫濕度環(huán)境（溫度14℃24℃，相對濕度45%60%）。庫房內(nèi)應設置專門的檔案架或檔案柜，按照檔案類別和編號順序存放檔案，便于查找和管理。2.電子檔案保管電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，如服務器、磁盤陣列等，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。對電子檔案應設置訪問權(quán)限，不同人員根據(jù)工作需要具有相應的訪問級別，確保電子檔案的安全性和保密性。（二）維護措施1.定期檢查檔案管理部門應定期（每年/每兩年）對檔案進行檢查，檢查檔案的保管狀況、完整性、準確性等。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、字跡模糊等情況，應及時采取修復措施。對電子檔案應定期進行病毒查殺和數(shù)據(jù)完整性檢測，確保電子檔案的正常運行。2.更新補充隨著動物衛(wèi)生管理工作的開展，應及時對檔案內(nèi)容進行更新和補充。如動物發(fā)生新的疫病、養(yǎng)殖規(guī)模變化、運輸路線調(diào)整等信息，應在檔案中及時記錄。對檔案管理制度和檔案格式等如有修訂，應及時通知各部門按照新的要求進行檔案的建立和管理。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：檔案保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值的，可以進行銷毀。保管期限規(guī)定：動物基本信息檔案、飼養(yǎng)管理檔案、疫病防控檔案等保管期限為[X]年；動物運輸檔案、屠宰檔案等保管期限為[X]年。具體保管期限可根據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行調(diào)整。2.失去保存意義：因自然災害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法恢復且已無利用價值的；或者檔案內(nèi)容涉及的動物已不存在，相關檔案已無實際意義的，可以進行銷毀。3.保密期滿：對涉及商業(yè)機密、個人隱私等保密信息的檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)審核確認可以銷毀的。（二）銷毀程序1.提出申請：各業(yè)務部門或檔案管理部門認為檔案符合銷毀條件的，應填寫檔案銷毀申請表，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因、保管期限等信息。2.審核批準：檔案銷毀申請表經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織主管領導批準。主管領導應認真審查銷毀申請，確保銷毀檔案的必要性和合規(guī)性。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，由檔案管理部門負責組織