1數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證管理與核驗(yàn)規(guī)程本文件規(guī)定了數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證在形成、采集、生成、存儲(chǔ)、核驗(yàn)、調(diào)閱、歸檔及監(jiān)督管理等全過(guò)程中的基本要求和技術(shù)規(guī)范，明確了數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證管理與核驗(yàn)的原則、流程、方法及職責(zé)分工。本文件適用于采用信息化系統(tǒng)開(kāi)展財(cái)務(wù)核算和管理的各類組織，在會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部控制、審計(jì)監(jiān)督等活動(dòng)中對(duì)紙質(zhì)財(cái)務(wù)憑證、電子財(cái)務(wù)憑證及其影像化資料的數(shù)字化管理與核驗(yàn)工作。本文件不涉及具體會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的確認(rèn)與計(jì)量要求，也不替代國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、檔案管理和數(shù)據(jù)安全等法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T19001質(zhì)量管理體系要求GB/T23694風(fēng)險(xiǎn)管理術(shù)語(yǔ)GB/T27921風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估技術(shù)GB/T22239信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)基本要求GB/T35273信息安全技術(shù)個(gè)人信息安全規(guī)范GB/T24589財(cái)經(jīng)信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證digitalfinancialvoucher以電子數(shù)據(jù)形式存在，真實(shí)、完整記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，并通過(guò)信息系統(tǒng)形成、傳遞、存儲(chǔ)和使用的財(cái)務(wù)憑證，包括電子原始憑證、電子記賬憑證及其影像化資料。3.2憑證影像化voucherimaging將紙質(zhì)財(cái)務(wù)憑證通過(guò)掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換為電子圖像，并與相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)建立關(guān)聯(lián)的過(guò)程。23.3憑證核驗(yàn)voucherverification對(duì)財(cái)務(wù)憑證的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性及邏輯一致性進(jìn)行檢查和確認(rèn)的活動(dòng)。3.4自動(dòng)化核驗(yàn)automatedverification基于信息系統(tǒng)預(yù)設(shè)規(guī)則，由系統(tǒng)自動(dòng)完成的財(cái)務(wù)憑證核驗(yàn)過(guò)程。4總體原則4.1合規(guī)性數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證的管理與核驗(yàn)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、檔案管理、數(shù)據(jù)安全等法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。4.2全流程管理應(yīng)覆蓋憑證形成、采集、生成、存儲(chǔ)、核驗(yàn)、調(diào)閱和歸檔等全過(guò)程，確保管理鏈條完整、責(zé)任清晰。4.3真實(shí)性與一致性數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證應(yīng)真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，憑證數(shù)據(jù)、影像資料與業(yè)務(wù)信息之間應(yīng)保持一致。4.4可追溯與防篡改應(yīng)通過(guò)技術(shù)和管理手段實(shí)現(xiàn)憑證全過(guò)程留痕，確保憑證來(lái)源、流轉(zhuǎn)和核驗(yàn)結(jié)果可追溯、不可隨意篡4.5安全與效率并重在保障數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)的前提下，提高憑證管理與核驗(yàn)的自動(dòng)化和智能化水平，提升管理效率。5管理體系與職責(zé)5.1管理體系總體架構(gòu)應(yīng)建立以財(cái)務(wù)管理為核心、信息系統(tǒng)為支撐、內(nèi)部控制與審計(jì)監(jiān)督協(xié)同的數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證管理體系，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)管理和閉環(huán)控制。5.2職責(zé)分工5.2.1財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證管理與核驗(yàn)的制度制定、業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)定和日常管理，組織憑證審核、異常處理及結(jié)果確認(rèn)。35.2.2信息化管理部門負(fù)責(zé)憑證管理系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行與維護(hù)，保障系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)安全和核驗(yàn)規(guī)則的技術(shù)實(shí)現(xiàn)。5.2.3業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)、完整填報(bào)，按要求提交原始憑證及相關(guān)資料，配合完成憑證補(bǔ)正與整改。5.2.4內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證管理與核驗(yàn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，評(píng)價(jià)制度執(zhí)行效果，提出改進(jìn)建議。6數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證管理要求6.1憑證范圍與分類6.1.1原始憑證原始憑證包括反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的紙質(zhì)或電子憑據(jù)。原始憑證應(yīng)真實(shí)、合法、要素完整，并作為數(shù)字化處理和核驗(yàn)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)源。6.1.2記賬憑證記賬憑證應(yīng)依據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證或匯總資料生成，準(zhǔn)確反映會(huì)計(jì)分錄信息。記賬憑證應(yīng)與對(duì)應(yīng)原始憑證建立一一或多對(duì)一的關(guān)聯(lián)關(guān)系。6.1.3電子與影像化憑證電子憑證和影像化憑證應(yīng)與原始紙質(zhì)憑證在內(nèi)容上保持一致，清晰可辨，能夠滿足核驗(yàn)、調(diào)閱和審計(jì)需要。6.2憑證數(shù)字化采集6.2.1數(shù)據(jù)來(lái)源與接口要求憑證數(shù)據(jù)宜通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)或第三方平臺(tái)接口自動(dòng)采集，減少人工錄入。接口應(yīng)具備數(shù)據(jù)校驗(yàn)和異常提示功能，確保數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性。6.2.2掃描、影像與結(jié)構(gòu)化處理紙質(zhì)憑證應(yīng)通過(guò)掃描或拍照方式進(jìn)行影像化處理，并對(duì)關(guān)鍵信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化提取。影像文件應(yīng)清晰、完整，不得缺頁(yè)、模糊或篡改。6.3憑證生成與編號(hào)規(guī)則數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)則生成，設(shè)置唯一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則應(yīng)能夠反映憑證類型、期間及順序信息，確保憑證的唯一性和可追溯性。46.4憑證存儲(chǔ)與版本管理6.4.1存儲(chǔ)介質(zhì)與架構(gòu)要求數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證應(yīng)采用集中存儲(chǔ)方式，支持長(zhǎng)期保存和快速檢索。存儲(chǔ)架構(gòu)應(yīng)具備備份和恢復(fù)能力，防止數(shù)據(jù)丟失。6.4.2權(quán)限控制與訪問(wèn)管理應(yīng)根據(jù)崗位職責(zé)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，控制憑證的查看、修改和導(dǎo)出行為。任何變更操作應(yīng)保留原始版本，并記錄變更原因和操作人員信息。6.5憑證調(diào)閱、共享與留痕數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證應(yīng)支持在授權(quán)范圍內(nèi)調(diào)閱和共享。調(diào)閱、傳輸和使用過(guò)程應(yīng)自動(dòng)記錄日志，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程留痕管理。7數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證核驗(yàn)流程與方法7.1核驗(yàn)總體流程應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證核驗(yàn)流程，對(duì)憑證提交、系統(tǒng)校驗(yàn)、人工復(fù)核、結(jié)果確認(rèn)及異常處理等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，形成可追溯的閉環(huán)流程。7.2形式合規(guī)性核驗(yàn)7.2.1憑證完整性應(yīng)核驗(yàn)憑證要素是否齊全，包括憑證類型、編號(hào)、日期、金額、業(yè)務(wù)摘要、責(zé)任主體及必要附件，確保信息完整、清晰、可識(shí)別。7.2.2邏輯一致性應(yīng)核驗(yàn)憑證內(nèi)部數(shù)據(jù)之間以及憑證與關(guān)聯(lián)資料之間的邏輯關(guān)系，防止出現(xiàn)金額不符、期間錯(cuò)配、要素沖突等情況。7.3業(yè)務(wù)真實(shí)性核驗(yàn)7.3.1業(yè)務(wù)與合同匹配應(yīng)將財(cái)務(wù)憑證與合同、訂單或?qū)徟涗涍M(jìn)行比對(duì)，核驗(yàn)業(yè)務(wù)內(nèi)容、履約條件及結(jié)算條款的一致性。7.3.2金額、時(shí)間與對(duì)象一致性應(yīng)核驗(yàn)憑證所反映的金額、發(fā)生時(shí)間及交易對(duì)象是否與實(shí)際業(yè)務(wù)、資金流向及相關(guān)記錄保持一致。7.4自動(dòng)化核驗(yàn)規(guī)則57.4.1規(guī)則引擎與校驗(yàn)邏輯應(yīng)通過(guò)規(guī)則引擎設(shè)置自動(dòng)化核驗(yàn)條件，對(duì)關(guān)鍵字段和關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行批量校驗(yàn)，提高核驗(yàn)效率和準(zhǔn)確7.4.2異常識(shí)別與預(yù)警機(jī)制應(yīng)對(duì)不符合核驗(yàn)規(guī)則的憑證進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)識(shí)，并通過(guò)預(yù)警機(jī)制提示相關(guān)人員及時(shí)處理異常情況。7.5核驗(yàn)結(jié)果處理7.5.1通過(guò)、補(bǔ)正與退回核驗(yàn)結(jié)果應(yīng)區(qū)分為通過(guò)、需補(bǔ)正和退回等情形，并明確對(duì)應(yīng)的處理要求和責(zé)任主體。7.5.2異常記錄與整改閉環(huán)對(duì)發(fā)現(xiàn)的異常情況應(yīng)形成記錄，跟蹤整改過(guò)程和處理結(jié)果，確保問(wèn)題整改到位并形成閉環(huán)管理。8數(shù)據(jù)安全與風(fēng)險(xiǎn)控制8.1數(shù)據(jù)安全管理要求應(yīng)建立覆蓋數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證采集、存儲(chǔ)、傳輸和使用全過(guò)程的數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制，采取技術(shù)和管理措施防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和濫用。8.2防篡改與審計(jì)追蹤應(yīng)通過(guò)日志記錄、版本控制等手段，對(duì)數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證的生成、修改、核驗(yàn)和調(diào)閱行為進(jìn)行記錄，確保操作可追溯、責(zé)任可界定。8.3風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與分級(jí)控制應(yīng)識(shí)別數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)，按照風(fēng)險(xiǎn)程度實(shí)施分級(jí)控制措施，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)情形加強(qiáng)監(jiān)控和干預(yù)。8.4備份與應(yīng)急處置應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行備份驗(yàn)證；發(fā)生系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急處置措施，保障財(cái)務(wù)憑證數(shù)據(jù)安全和業(yè)務(wù)連續(xù)性。9系統(tǒng)運(yùn)行、監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)9.1系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)6應(yīng)確保數(shù)字化財(cái)務(wù)憑證管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，明確系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)責(zé)任，定期開(kāi)展功能檢