PAGE婦幼衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)婦幼衛(wèi)生檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保婦幼衛(wèi)生信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高婦幼衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及婦幼衛(wèi)生檔案管理的所有部門、科室及工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國母嬰保健法》《中華人民共和國檔案法》等，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映婦幼衛(wèi)生服務(wù)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁虛假記錄和信息篡改。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案信息安全，防止泄露、丟失和損壞。對涉及個人隱私的信息嚴(yán)格保密，維護(hù)公民合法權(quán)益。4.規(guī)范統(tǒng)一原則遵循統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案格式、內(nèi)容、整理方法等方面的一致性，便于檔案的管理和利用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善婦幼衛(wèi)生檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.對各部門、科室的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案管理培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。3.集中統(tǒng)一管理婦幼衛(wèi)生檔案，包括檔案的收集、整理、分類、編目上架、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案檢索、利用效率。5.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用，為婦幼衛(wèi)生決策、臨床服務(wù)、科研教學(xué)等提供信息支持。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門婦幼衛(wèi)生檔案的收集、整理、初步審核，并定期移交至檔案管理部門。2.按照檔案管理要求，規(guī)范填寫各類檔案表格、記錄，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供所需檔案信息。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理工作符合要求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作，保證檔案資料的齊全、完整，并及時歸檔。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變等情況發(fā)生。4.熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)操作技能，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和檢索工作，為檔案利用提供便利。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和跟蹤管理，確保檔案安全歸還。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確保銷毀檔案符合規(guī)定。三、檔案收集（一）收集范圍1.婦女保健檔案包括婦女基本信息、婚前保健、孕期保健、分娩記錄、產(chǎn)后訪視、更年期保健等相關(guān)資料。2.兒童保健檔案涵蓋兒童基本信息、新生兒訪視、嬰幼兒健康管理、學(xué)齡前兒童健康管理等檔案內(nèi)容。3.婦幼衛(wèi)生監(jiān)測資料如孕產(chǎn)婦死亡監(jiān)測資料、5歲以下兒童死亡監(jiān)測資料、出生缺陷監(jiān)測資料等。4.婦幼衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目相關(guān)資料包括免費(fèi)孕前優(yōu)生健康檢查項(xiàng)目、農(nóng)村婦女“兩癌”檢查項(xiàng)目等各類項(xiàng)目的工作記錄、統(tǒng)計報表等。5.其他與婦幼衛(wèi)生工作相關(guān)的文件、通知、會議記錄、科研成果等資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時、準(zhǔn)確地收集本部門產(chǎn)生的婦幼衛(wèi)生檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具記錄檔案信息。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲和備份。電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)同步收集，相互對應(yīng)。4.收集過程中發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整或不符合要求的，應(yīng)及時與相關(guān)責(zé)任人溝通，補(bǔ)充完善后再行歸檔。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)科室工作人員在完成婦幼衛(wèi)生服務(wù)工作后，按照檔案整理要求，將相關(guān)資料進(jìn)行分類整理，填寫檔案封面及目錄，形成初步的檔案卷宗。2.科室負(fù)責(zé)人對本科室收集的檔案資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。審核無誤后，在檔案卷宗上簽字確認(rèn)。3.業(yè)務(wù)科室定期（每月/每季度）將審核后的檔案資料移交至檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案名稱、數(shù)量、移交時間等信息。四、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同類別和保管期限，便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類按照婦女保健、兒童保健、婦幼衛(wèi)生監(jiān)測、婦幼衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目等類別對檔案進(jìn)行一級分類。在每一類別下，再根據(jù)檔案內(nèi)容的具體特點(diǎn)進(jìn)行二級分類，如婦女保健檔案可分為婚前保健檔案、孕期保健檔案等。2.編號為便于檔案管理和檢索，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，可采用數(shù)字編碼的方式，如“年份+類別代碼+流水號”。例如，2023年的婦女婚前保健檔案，編號為2023FJ001，其中“2023”代表年份，“FJ”代表婦女婚前保健類別代碼，“001”為流水號。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊，并與檔案實(shí)體相對應(yīng)，放置在檔案盒內(nèi)首頁。同時，建立電子目錄，方便在檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行檢索。4.裝訂對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）整理流程1.檔案管理部門接收業(yè)務(wù)科室移交的檔案資料后，按照整理原則和方法進(jìn)行再次審核。2.根據(jù)審核結(jié)果，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。對于不符合整理要求的檔案，及時與業(yè)務(wù)科室溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或糾正。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號、類別、起止日期等信息。同時，將檔案上架存放，按照類別和編號順序排列整齊，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案安全保管。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（二）保管期限1.婦幼衛(wèi)生檔案的保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限為5年，中期保管期限為10年，長期保管期限為30年。2.具體檔案保管期限根據(jù)檔案性質(zhì)和國家相關(guān)規(guī)定確定。例如，婦女保健檔案中的孕期保健檔案保管期限為30年，兒童保健檔案中的新生兒訪視記錄保管期限為10年。3.對于涉及重大婦幼衛(wèi)生事件、科研項(xiàng)目等重要檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，以滿足后續(xù)查閱和研究需要。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時間、保管期限、存放位置等信息，便于對檔案進(jìn)行跟蹤管理。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，確保賬實(shí)相符。發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.對電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)。同時，建立電子檔案維護(hù)制度，定期對電子檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)和更新，確保電子檔案的可讀性和完整性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時應(yīng)做好登記。庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。六、檔案利用（一）查閱1.因工作需要查閱婦幼衛(wèi)生檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱人員到檔案庫房查閱檔案。查閱過程中，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱婦幼衛(wèi)生檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明檔案編號、名稱、借閱人姓名、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人員應(yīng)簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）統(tǒng)計分析1.檔案管理部門定期對婦幼衛(wèi)生檔案進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案的形成、保管、利用等情況，為婦幼衛(wèi)生工作決策提供數(shù)據(jù)支持。2.統(tǒng)計分析內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別分布、保管期限、查閱借閱情況等。通過統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，及時采取措施加以改進(jìn)。3.定期撰寫檔案統(tǒng)計分析報告，向上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報檔案管理工作情況，提出改進(jìn)建議和措施。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的婦幼衛(wèi)生檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。鑒定意見分為繼續(xù)保存、銷毀兩種。3.對于涉及重要婦幼衛(wèi)生事件、科研項(xiàng)目等具有長期保存價值的檔案，即使已到保管期限，也應(yīng)繼續(xù)保存。對于無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、銷毀理由等信息。（二）銷毀1.檔案銷毀審批表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷