PAGE衛(wèi)生防疫檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司衛(wèi)生防疫檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效支持公司衛(wèi)生防疫工作的開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及衛(wèi)生防疫工作的部門、項目及人員所產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司衛(wèi)生防疫檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴格保護檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案資料不被篡改、丟失或損壞。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司衛(wèi)生防疫檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中收集、整理、保管公司衛(wèi)生防疫檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢利用。3.定期對檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.對檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門衛(wèi)生防疫檔案的收集、整理和初步分類，并及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的真實、完整和及時歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，及時登記和跟蹤檔案的流向。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.疫情防控文件類：包括國家、地方政府及相關(guān)部門發(fā)布的疫情防控政策、法規(guī)、通知、公告等文件。2.公司疫情防控方案類：公司制定的疫情防控總體方案、應(yīng)急預(yù)案、專項工作方案等。3.人員健康管理檔案類：員工的健康信息登記表、健康監(jiān)測記錄、疫苗接種記錄等。4.場所衛(wèi)生管理檔案類：辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、食堂、宿舍等場所的清潔消毒記錄、通風(fēng)記錄、衛(wèi)生檢查記錄等。5.物資管理檔案類：防疫物資的采購計劃、采購合同、出入庫記錄、庫存盤點記錄等。6.培訓(xùn)與宣傳檔案類：疫情防控知識培訓(xùn)資料、宣傳活動記錄、宣傳資料等。7.疫情防控工作記錄類：疫情防控工作會議紀要、工作簡報、疫情報告記錄等。8.其他相關(guān)檔案類：與公司衛(wèi)生防疫工作相關(guān)的其他文件、資料、圖片、影像等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。例如：2023YK01001，其中“2023”表示年份，“YK”表示疫情防控檔案類別，“01”表示具體的分類代碼（如疫情防控文件類為“01”），“001”表示該類別下的流水號。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)衛(wèi)生防疫檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖片、影像等各種形式，確保信息的全面性。3.對于外來文件，如政府部門的通知、函件等，應(yīng)及時簽收，并進行登記和歸檔。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案資料進行分類整理。2.對紙質(zhì)檔案進行編號、編目、裝訂，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄，便于檢索和查詢。4.對于同一事項的檔案資料，應(yīng)按照時間順序進行排列，確保檔案的連貫性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案形成后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。3.審核通過的檔案應(yīng)及時進行歸檔，按照檔案編號順序排列上架，確保檔案的存放有序。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對重要的檔案資料應(yīng)進行備份存儲，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生防疫檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱衛(wèi)生防疫檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對衛(wèi)生防疫檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容重要性、歷史價值等因素，綜合判斷檔案的保存價值。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案名稱、數(shù)量等信息。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司衛(wèi)生防疫檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠方便快捷地錄入各類衛(wèi)生防疫檔案信息，包括文件內(nèi)容、附件、圖片、影像等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。4.統(tǒng)計分析功能：能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為公司衛(wèi)生防疫工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性，同時具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立完善的檔案信息化安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，定期對系統(tǒng)進行安全