PAGE衛(wèi)生院檔案歸檔制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理原則，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，確保檔案的妥善保管和有效利用。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各科室的檔案收集、整理、歸檔工作。集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院各類(lèi)檔案，建立檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全。對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案查詢(xún)利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。2.各科室兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理、立卷工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本科室整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理1.文件材料的形成與積累各科室工作人員應(yīng)在日常工作中及時(shí)形成、收集和積累各類(lèi)文件材料，確保文件材料的真實(shí)、完整。對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集和整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.文件材料的分類(lèi)衛(wèi)生院檔案分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)、教學(xué)科研類(lèi)、人事管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、設(shè)備管理類(lèi)、后勤管理類(lèi)等八大類(lèi)。每大類(lèi)下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目。3.文件材料的整理遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，注明文件的題名（標(biāo)題）作者（制發(fā)機(jī)關(guān)）日期、文號(hào)、頁(yè)號(hào)等信息。按照分類(lèi)方案，將整理好的文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。編制檔案盒封面、盒脊，填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。四、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間各科室兼職檔案員應(yīng)在次年上半年將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。對(duì)于一些特殊情況或緊急項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔。2.歸檔要求移交的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范，分類(lèi)準(zhǔn)確，編目清晰，裝訂整齊。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案退回原科室重新整理。辦理檔案移交手續(xù)時(shí)，雙方應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。五、檔案的保管1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮的房間，配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。2.檔案存放方式檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行存放，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中存放于一個(gè)檔案柜或檔案架上，并在柜架上標(biāo)明類(lèi)別、年度、保管期限等信息。檔案應(yīng)采用豎放方式，避免檔案平放造成擠壓變形。3.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）三種。檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得隨意更改。4.檔案定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全情況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲(chóng)藥品、調(diào)整溫濕度等。5.檔案的安全保護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)關(guān)好門(mén)窗，切斷電源。做好檔案的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、加密保護(hù)等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限衛(wèi)生院內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱重要檔案還需經(jīng)衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.查閱程序檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表或介紹信，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。3.利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和衛(wèi)生院檔案管理實(shí)際情況，對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.鑒定程序檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀方式檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、