企業(yè)行政日常事務(wù)處理規(guī)范手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政日常事務(wù)的處理流程，提高行政工作效率，保證各項(xiàng)工作有序開展。手冊適用于企業(yè)行政部門及全體員工，涵蓋會議組織、辦公用品管理、訪客接待、文件歸檔、差旅安排、辦公環(huán)境維護(hù)等核心事務(wù)，為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。一、會議組織與管理規(guī)范（一）適用范圍適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議（如周例會、月度總結(jié)會、專項(xiàng)研討會等）的發(fā)起、籌備、召開及后續(xù)跟進(jìn)工作，保證會議目標(biāo)明確、流程高效、記錄完整。（二）操作步驟會議發(fā)起與審批需召開會議的部門/人員提前填寫《會議申請表》，注明會議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程及預(yù)計(jì)時(shí)長，提交至行政部門負(fù)責(zé)人審批。行政部門根據(jù)會議重要性及資源情況（如會議室、設(shè)備）協(xié)調(diào)安排，審批通過后反饋結(jié)果；若不通過，需說明原因并建議調(diào)整方案。會議通知發(fā)布審批通過后，行政部門至少提前1個(gè)工作日通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如OA系統(tǒng)、企業(yè)）發(fā)布會議通知，明確會議信息及注意事項(xiàng)（如需攜帶材料、著裝要求等）。參會人員需在通知發(fā)布后1小時(shí)內(nèi)確認(rèn)是否參會，無法參會者需提前向會議發(fā)起人請假并說明原因。會議準(zhǔn)備行政部門提前30分鐘布置會議室：調(diào)試投影儀、麥克風(fēng)、音響等設(shè)備，擺放會議資料、飲用水、紙筆及席卡（如需）。會議發(fā)起人提前15分鐘到達(dá)會場，檢查議程及材料是否齊全，確認(rèn)參會人員到會情況。會議召開與記錄會議開始后，由主持人按議程推進(jìn)，控制各環(huán)節(jié)時(shí)長，保證會議聚焦主題。行政人員負(fù)責(zé)全程記錄，內(nèi)容包括：會議決議、待辦事項(xiàng)、責(zé)任部門/人員及完成時(shí)限，形成《會議紀(jì)要》初稿。會議紀(jì)要分發(fā)與跟進(jìn)會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，行政人員整理《會議紀(jì)要》，經(jīng)會議發(fā)起人審核無誤后，分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。責(zé)任部門需按照《會議紀(jì)要》要求落實(shí)待辦事項(xiàng)，行政部門每周跟蹤進(jìn)度，并在下次會議中通報(bào)完成情況。（三）模板表格表1：會議申請表申請部門申請人申請日期會議主題會議時(shí)間會議地點(diǎn)參會人員會議議程1.2.3.預(yù)計(jì)時(shí)長會議目的附件材料審批意見部門負(fù)責(zé)人：_________日期：_________行政負(fù)責(zé)人：_________日期：_________表2：會議紀(jì)要會議名稱會議時(shí)間會議地點(diǎn)主持人參會人員記錄人會議議題決議事項(xiàng)1.2.3.待辦事項(xiàng)序號內(nèi)容責(zé)任部門/人12分發(fā)范圍（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)會議主題需明確，避免召開無明確目標(biāo)的“務(wù)虛會”；嚴(yán)格控制會議時(shí)長，原則上不超過1.5小時(shí)，特殊情況需提前說明；參會人員需提前10分鐘到場，手機(jī)調(diào)至靜音或震動模式，不得隨意走動或中途離場（特殊情況需向主持人報(bào)備）；《會議紀(jì)要》需客觀準(zhǔn)確反映會議內(nèi)容，決議事項(xiàng)需具體可執(zhí)行，避免模糊表述。二、辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放流程（一）適用范圍適用于企業(yè)員工日常辦公所需耗材（如紙張、筆、文件夾等）及設(shè)備（如U盤、計(jì)算器等）的申領(lǐng)、采購、發(fā)放及庫存管理，保證資源合理配置、避免浪費(fèi)。（二）操作步驟需求統(tǒng)計(jì)與申領(lǐng)每月25日前，各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。新入職員工需由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一提交《辦公用品申領(lǐng)表》，按標(biāo)準(zhǔn)配置發(fā)放（如筆2支、筆記本1本等）。采購與入庫行政部門匯總各部門需求，核對庫存后編制《辦公用品采購計(jì)劃》，報(bào)財(cái)務(wù)部門審批后實(shí)施采購。采購時(shí)需選擇正規(guī)供應(yīng)商，保證物品質(zhì)量合格、價(jià)格合理；到貨后由行政部門驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量，填寫《辦公用品入庫登記表》入庫。發(fā)放與登記員工憑部門負(fù)責(zé)人簽字的《辦公用品申領(lǐng)表》到行政部門領(lǐng)取物品，行政人員核對信息后發(fā)放，并在《辦公用品發(fā)放臺賬》中記錄領(lǐng)取人、物品名稱、數(shù)量及領(lǐng)取日期。貴重物品（如U盤、移動硬盤等）需由員工簽字確認(rèn)，行政部門建立專項(xiàng)臺賬，定期盤點(diǎn)。庫存盤點(diǎn)與補(bǔ)充行政部門每月末對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與臺賬是否一致，編制《庫存盤點(diǎn)表》。對于庫存不足或臨近損耗的物品，及時(shí)補(bǔ)充采購，保證日常辦公不受影響。（三）模板表格表3：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格單位申領(lǐng)數(shù)量用途部門負(fù)責(zé)人簽字備注表4：辦公用品發(fā)放臺賬日期物品名稱規(guī)格數(shù)量領(lǐng)取人領(lǐng)取部門簽字（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)申領(lǐng)需按實(shí)際需求，杜絕虛報(bào)、冒領(lǐng)；辦公用品僅限辦公用途，不得私用或挪用；行政部門需定期公布庫存情況，各部門根據(jù)需求合理申領(lǐng)，避免囤積；對于易損耗物品（如打印紙），提倡節(jié)約使用，推行無紙化辦公。三、訪客接待管理規(guī)范（一）適用范圍適用于外部單位、客戶及合作伙伴等訪客的接待工作，包括預(yù)約、接待、引導(dǎo)及后續(xù)反饋，保證接待流程規(guī)范、體現(xiàn)企業(yè)良好形象。（二）操作步驟訪客預(yù)約訪客需提前1-2個(gè)工作日與被訪部門/人員聯(lián)系，明確到訪時(shí)間、事由、人數(shù)及身份信息（如單位、姓名、聯(lián)系方式）。被訪人員填寫《訪客預(yù)約登記表》，提交至行政部門備案；特殊情況（如臨時(shí)到訪），需立即聯(lián)系行政部門協(xié)調(diào)安排。接待準(zhǔn)備行政部門根據(jù)預(yù)約信息，提前確認(rèn)會議室、茶水、宣傳資料等需求，準(zhǔn)備《訪客接待指引》（含樓層分布、衛(wèi)生間位置等）。若訪客為企業(yè)重要客戶，需在被訪人員協(xié)助下布置接待區(qū)（如擺放企業(yè)宣傳冊、鮮花等），保證環(huán)境整潔、專業(yè)。訪客接待與引導(dǎo)訪客到達(dá)后，前臺人員主動問候，核對預(yù)約信息，引導(dǎo)至接待區(qū)或會議室；若被訪人員暫時(shí)繁忙，需告知預(yù)計(jì)等待時(shí)間并提供茶水。引導(dǎo)訪客時(shí)，需走在訪客左前方，途中簡要介紹企業(yè)情況（如“我們公司成立于年，主要從事業(yè)務(wù)”），到達(dá)會議室后主動介紹參會人員。接待執(zhí)行與反饋會議期間，行政人員根據(jù)需求提供茶水、咖啡等飲品，每30分鐘添加一次，避免頻繁打擾；如需午餐，提前確認(rèn)用餐標(biāo)準(zhǔn)及餐廳安排。訪客離開后，被訪人員需填寫《訪客接待反饋表》，記錄接待情況及訪客意見，提交至行政部門存檔；行政部門定期匯總反饋，優(yōu)化接待流程。（三）模板表格表5：訪客預(yù)約登記表被訪部門被訪人預(yù)約日期訪客單位訪客姓名聯(lián)系方式到訪時(shí)間離開時(shí)間到訪事由接待需求□會議室□茶水□其他：_________行政對接人備注表6：訪客接待反饋表接訪日期接訪人訪客單位接待內(nèi)容訪客意見改進(jìn)建議（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)接待人員需著裝整潔、態(tài)度熱情，使用文明用語（如“您好，請問有什么可以幫您？”）；嚴(yán)格遵守訪客預(yù)約制度，未經(jīng)允許不得擅自進(jìn)入辦公區(qū)域；涉及企業(yè)敏感信息的會議，需提前提醒訪客注意保密，會議結(jié)束后及時(shí)清理會議室；對于突發(fā)情況（如訪客臨時(shí)取消或改期），需及時(shí)與行政部門溝通調(diào)整，避免資源浪費(fèi)。四、文件歸檔管理規(guī)范（一）適用范圍適用于企業(yè)在行政活動中形成的各類文件（如制度、通知、報(bào)告、會議紀(jì)要等）的整理、分類、歸檔及查閱，保證文件保存完整、便于追溯。（二）操作步驟文件分類與編碼行政部門根據(jù)文件類型（如行政類、人事類、財(cái)務(wù)類）、年度及部門，制定《文件分類編碼規(guī)則》，例如“XZ-2024-01”表示“行政類-2024年-第01號文件”。文件形成后，由經(jīng)辦人根據(jù)編碼規(guī)則標(biāo)注文件編號，便于后續(xù)歸檔管理。文件整理與排序每月月末，各部門將本月形成的文件按“時(shí)間順序+重要性”排序，剔除重復(fù)、無效文件，檢查文件完整性（如簽字、蓋章是否齊全）。行政部門對各部門提交的文件進(jìn)行審核，保證分類準(zhǔn)確、編碼無誤后，統(tǒng)一移交檔案室。歸檔與存儲檔案室管理員將文件放入統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，標(biāo)注“文件編號、文件名稱、形成日期、部門、保管期限”等信息，按分類順序存放于檔案柜。重要文件（如合同、制度文件）需制作電子備份，存儲于企業(yè)服務(wù)器，定期檢查備份有效性，防止數(shù)據(jù)丟失。查閱與借閱員工因工作需要查閱文件時(shí)，需填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。原則上文件僅限在檔案室查閱，特殊情況需借閱的，需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫《文件借閱登記表》，借閱期限不超過3個(gè)工作日，到期及時(shí)歸還。（三）模板表格表7：文件分類編碼規(guī)則示例文件類別一級編碼二級編碼（年度）三級編碼（序號）完整編碼示例行政類XZ202401XZ-2024-01人事類RS202405RS-2024-05財(cái)務(wù)類CW202412CW-2024-12表8：文件借閱登記表借閱人所在部門借閱日期文件編號文件名稱保管期限借閱原因歸還日期審批人經(jīng)辦人簽字檔案管理員簽字（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)文件歸檔需及時(shí)，原則上形成后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔；嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，涉密文件需單獨(dú)存放，限制查閱權(quán)限；定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)（每半年1次），檢查是否有損壞、丟失情況，發(fā)覺問題及時(shí)處理；超過保管期限的文件，需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀并記錄。五、員工差旅安排管理規(guī)范（一）適用范圍適用于員工因公出差（如參加會議、業(yè)務(wù)洽談、項(xiàng)目調(diào)研等）的行程規(guī)劃、交通住宿預(yù)訂、費(fèi)用報(bào)銷及差旅反饋，保證差旅安排合理、費(fèi)用可控。（二）操作步驟出差申請與審批員工需提前3個(gè)工作日填寫《出差申請表》，注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排及交通方式，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門備案。部門負(fù)責(zé)人需審核出差必要性及行程合理性，避免重復(fù)出差或非必要行程；出差時(shí)間超過3天或跨省的，需報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行程與住宿預(yù)訂行政部門根據(jù)審批通過的《出差申請表》，協(xié)助員工預(yù)訂交通（機(jī)票、火車票）及住宿（協(xié)議酒店），優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、交通便利的選項(xiàng)。住宿標(biāo)準(zhǔn)需符合企業(yè)規(guī)定（如一線城市不超過400元/晚，二線城市不超過300元/晚），特殊情況超標(biāo)需提前申請說明。差旅執(zhí)行與記錄員工出差期間需保持通訊暢通，每日向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展；如需調(diào)整行程，需提前1天告知行政部門及部門負(fù)責(zé)人。出差結(jié)束后，員工需收集差旅相關(guān)票據(jù)（如發(fā)票、行程單），在3個(gè)工作日內(nèi)填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》，附《出差申請表》及票據(jù)提交至財(cái)務(wù)部門。費(fèi)用報(bào)銷與反饋財(cái)務(wù)部門核對票據(jù)真實(shí)性及合規(guī)性，報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定，無誤后安排付款；有疑問的需及時(shí)與員工溝通退回補(bǔ)充。行政部門定期匯總差旅數(shù)據(jù)（如費(fèi)用占比、路線頻率），分析差旅成本，優(yōu)化差旅管理政策。（三）模板表格表9：出差申請表申請人所在部門出差日期出差地點(diǎn)事由返回日期行程安排日期交通方式住宿安排備注審批意見部門負(fù)責(zé)人：_________分管領(lǐng)導(dǎo)：_________行政備案：_________表10：差旅費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)銷人報(bào)銷日期出差事由費(fèi)用明細(xì)交通費(fèi)住宿費(fèi)餐費(fèi)其他合計(jì)票據(jù)附件□發(fā)票□行程單□其他：_________審批意見部門負(fù)責(zé)人：_________財(cái)務(wù)審核：_________領(lǐng)導(dǎo)審批：_________（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)出差需提前規(guī)劃，避免臨時(shí)預(yù)訂導(dǎo)致費(fèi)用增加；嚴(yán)格遵守交通及住宿標(biāo)準(zhǔn)，不得虛報(bào)費(fèi)用或超標(biāo)準(zhǔn)消費(fèi)；差旅期間需注意人身及財(cái)產(chǎn)安全，遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)；返回企業(yè)后3個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷，逾期未報(bào)需說明原因。六、辦公環(huán)境維護(hù)管理規(guī)范（一）適用范圍適用于企業(yè)辦公區(qū)域（如工位、會議室、走廊、衛(wèi)生間等）的環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備維護(hù)及安全管理，營造整潔、舒適、高效的辦公環(huán)境。（二）操作步驟日常清潔管理行政部門每日安排保潔人員對辦公區(qū)域進(jìn)行清潔，包括地面清掃、垃圾清理、桌面擦拭、衛(wèi)生間消毒等，保證無明顯灰塵、污漬。員工需保持個(gè)人工位整潔，下班前整理文件、關(guān)閉電腦及電源，個(gè)人物品（如水杯、文件夾）擺放整齊。設(shè)施設(shè)備維護(hù)員工發(fā)覺辦公設(shè)施（如空調(diào)、打印機(jī)、照明設(shè)備）故障時(shí)，需及時(shí)填寫《設(shè)施報(bào)修單》，提交至行政部門；行政部門接到報(bào)修后2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，24小時(shí)內(nèi)安排維修。定期對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查（每月1次），包括電路安全、消防器材、空調(diào)濾網(wǎng)等，發(fā)覺問題及時(shí)處理并記錄。綠化與安全管理行政部門負(fù)責(zé)辦公區(qū)域綠植養(yǎng)護(hù)，定期澆水、修剪，保證綠植存活且美觀；禁止員工隨意移動或損壞綠植。嚴(yán)格執(zhí)行門禁管理制度，非工作時(shí)間需關(guān)閉辦公區(qū)域出入口，員工進(jìn)入需刷卡驗(yàn)證；外來訪客需在前臺登記并由員工陪同進(jìn)入。環(huán)境檢查與改進(jìn)行政部門每周組織1次辦公環(huán)境檢查，重點(diǎn)檢查衛(wèi)生狀況、設(shè)施使用情況及安全隱患，填寫《辦公環(huán)境檢查表》，對不合格項(xiàng)限期整改。定期收集員工對辦公環(huán)境的意見建議（如季度問卷），結(jié)合實(shí)際情況優(yōu)化管理措施（如調(diào)整清潔頻次、增加綠植種類等）。（三）模板表格表11：設(shè)施報(bào)修單報(bào)修部門報(bào)修人報(bào)修日期設(shè)施名稱位置故障描述緊急程度□緊急□一般□不急預(yù)計(jì)使用時(shí)間處理結(jié)果維修人員：_________維修時(shí)間：_________維修內(nèi)容：_________表12：辦公環(huán)境檢查表檢查日期檢查