企業(yè)內(nèi)部文檔管理與歸檔制度一、制度適用范圍與目標(biāo)本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（含分支機(jī)構(gòu)、子公司）在經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生、處理和使用的各類紙質(zhì)及電子文檔，包括但不限于行政公文、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證、人事檔案、技術(shù)資料等。制度旨在規(guī)范文檔的收集、整理、歸檔、保管、借閱和銷毀全流程，保證文檔的完整性、安全性、可追溯性，提高文檔管理效率，為企業(yè)決策、合規(guī)審計(jì)、業(yè)務(wù)連續(xù)性提供支撐。二、職責(zé)分工（一）行政部統(tǒng)籌企業(yè)文檔管理工作，制定并優(yōu)化文檔管理制度；負(fù)責(zé)通用類文檔（如行政公文、會(huì)議紀(jì)要、企業(yè)制度等）的歸檔審核、保管及借閱審批；建立和維護(hù)企業(yè)文檔總目錄及索引系統(tǒng)；定期組織文檔保管情況檢查。（二）各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)文檔（如項(xiàng)目文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料等）的初步整理、分類及歸檔提交；指定專人（文檔管理員）負(fù)責(zé)本部門文檔的日常管理，保證文檔及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔；配合行政部開展文檔保管與借閱相關(guān)工作。（三）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)類文檔（如憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)資料等）的專業(yè)整理與歸檔，遵循《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定；定期向行政部移交財(cái)務(wù)文檔檔案，并同步移交電子備份。（四）IT部負(fù)責(zé)電子文檔的存儲(chǔ)安全、備份及權(quán)限管理；維護(hù)企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，保證電子文檔的可訪問性與完整性；配合行政部開展電子文檔的歸檔與銷毀技術(shù)支持。三、文檔分類與編碼規(guī)則（一）文檔分類根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理需求，文檔分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況調(diào)整）：行政類：企業(yè)發(fā)文、收文、內(nèi)部通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃/總結(jié)、制度文件等；財(cái)務(wù)類：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告等；人事類：員工勞動(dòng)合同、入職/離職材料、薪酬檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等；項(xiàng)目類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；技術(shù)類：產(chǎn)品研發(fā)文檔、技術(shù)圖紙、工藝文件、測(cè)試報(bào)告、專利資料等；其他類：無法歸入上述類別的特殊文檔，如客戶資料、供應(yīng)商檔案等。（二）編碼規(guī)則文檔采用“部門代碼-文檔類別代碼-年份-流水號(hào)”的編碼規(guī)則，保證唯一性。示例：部門代碼：行政部（XZ）、財(cái)務(wù)部（CW）、人事部（RS）、項(xiàng)目部（XM）、技術(shù)部（JS）；類別代碼：行政類（01）、財(cái)務(wù)類（02）、人事類（03）、項(xiàng)目類（04）、技術(shù)類（05）；流水號(hào)：3位阿拉伯?dāng)?shù)字，按歸檔順序從001起編。示例：XZ-01-2024-001（行政部2024年第1號(hào)行政類文檔）。四、文檔全生命周期管理流程（一）文檔創(chuàng)建與審批創(chuàng)建規(guī)范：文檔內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式統(tǒng)一（字體、字號(hào)、頁邊距等按企業(yè)公文模板執(zhí)行）；涉及重要事項(xiàng)（如合同、制度）的文檔，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。版本控制：電子文檔需明確版本號(hào)（如V1.0、V2.0），避免版本混淆；紙質(zhì)文檔需在頁腳標(biāo)注“擬稿人：X”“審核人：X”“批準(zhǔn)人：X”及日期。（二）文檔歸檔歸檔范圍：已辦結(jié)的正式文件、具有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)資料（包括原件及復(fù)印件）、審批通過的電子文檔等。歸檔時(shí)間：紙質(zhì)文檔：業(yè)務(wù)辦結(jié)后3個(gè)工作日內(nèi)完成整理，每月最后一個(gè)工作日統(tǒng)一移交行政部；電子文檔：業(yè)務(wù)辦結(jié)后1個(gè)工作日內(nèi)至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，并同步標(biāo)注編碼及分類。歸檔要求：紙質(zhì)文檔：按編碼順序排序，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，裝訂整齊，填寫《文檔歸檔登記表》（見表1）；電子文檔：命名規(guī)范與編碼規(guī)則一致，存儲(chǔ)至指定服務(wù)器文件夾，加密文檔需設(shè)置訪問權(quán)限（僅授權(quán)人員可查看）。（三）文檔保管保管場(chǎng)所：紙質(zhì)文檔：存放于專用檔案柜，庫房需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等條件，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子文檔：存儲(chǔ)于企業(yè)專用服務(wù)器，IT部每日進(jìn)行增量備份，每周進(jìn)行全量備份，備份數(shù)據(jù)異地存放。保管期限：根據(jù)文檔價(jià)值及法規(guī)要求設(shè)定（見表2），到期前3個(gè)月由行政部組織鑒定，確有繼續(xù)保存必要的可延長保管期限。（四）文檔借閱借閱權(quán)限：員工因工作需要借閱文檔，需填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》（見表3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；涉密文檔（如財(cái)務(wù)核心數(shù)據(jù)、技術(shù)專利）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱權(quán)限僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人。借閱流程：紙質(zhì)文檔：審批通過后，到行政部辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過5個(gè)工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)；電子文檔：通過文檔管理系統(tǒng)在線申請(qǐng)，審批通過后，后禁止二次傳播或篡改。歸還要求：借閱文檔需在到期日歸還，紙質(zhì)文檔歸還時(shí)需檢查完整性，電子文檔需刪除本地副本（經(jīng)批準(zhǔn)留存的除外）。（五）文檔銷毀銷毀條件：保管期限已滿、無保存價(jià)值的文檔，或因業(yè)務(wù)終止、法規(guī)變更需銷毀的文檔。銷毀流程：行政部每年年底組織文檔鑒定，形成《文檔銷毀清單》（見表4），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施銷毀；紙質(zhì)文檔采用粉碎或焚燒方式，由行政部與監(jiān)察部共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)；電子文檔采用低級(jí)格式化或?qū)I(yè)銷毀軟件徹底刪除，IT部提供銷毀證明并歸檔。五、常用管理表單模板表1：文檔歸檔登記表序號(hào)文檔編號(hào)文檔名稱分類密級(jí)責(zé)任人歸檔日期保管期限存放位置備注1XZ-01-2024-0012024年度工作計(jì)劃行政類普通2024-01-3010年檔案柜A01-012CW-02-2024-015Q1財(cái)務(wù)報(bào)表財(cái)務(wù)類普通2024-04-0530年檔案柜B02-03含附注說明表2：文檔保管期限參考表文檔類別具體內(nèi)容保管期限依據(jù)文件行政類企業(yè)年度工作計(jì)劃/總結(jié)10年《企業(yè)檔案管理規(guī)定》行政類會(huì)議紀(jì)要（重要）永久《文書檔案保管期限表》財(cái)務(wù)類會(huì)計(jì)憑證30年《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》財(cái)務(wù)類月度財(cái)務(wù)報(bào)表10年《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》項(xiàng)目類項(xiàng)目立項(xiàng)文件10年《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》技術(shù)類產(chǎn)品研發(fā)圖紙（核心）永久《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》表3：文檔借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門借閱日期歸還日期項(xiàng)目部2024-05-102024-05-15文檔編號(hào)文檔名稱分類借閱原因XM-04-2024-008項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告項(xiàng)目類項(xiàng)目復(fù)盤需參考數(shù)據(jù)審批人部門負(fù)責(zé)人簽字分管領(lǐng)導(dǎo)簽字（涉密文檔）趙六（簽字）（簽字）表4：文檔銷毀清單序號(hào)文檔編號(hào)文檔名稱分類保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人備注1RS-03-2019-0202019年度離職人員檔案人事類10年保管期限已滿2024-03-15、2XZ-01-2018-0052018年內(nèi)部通知（已失效）行政類5年內(nèi)容失效2024-03-15、六、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）執(zhí)行要點(diǎn)責(zé)任到人：各部門需明確文檔管理員，負(fù)責(zé)本部門文檔的日常管理，行政部定期組織文檔管理培訓(xùn)（每年至少1次），提升全員規(guī)范意識(shí)。及時(shí)歸檔：嚴(yán)禁拖延歸檔或私自留存應(yīng)歸檔文檔，電子文檔需避免存儲(chǔ)在個(gè)人設(shè)備中，防止數(shù)據(jù)丟失。保密管理：涉密文檔需標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”等密級(jí)，借閱時(shí)實(shí)行“誰借閱、誰負(fù)責(zé)”，嚴(yán)禁泄露或復(fù)制給無關(guān)人員。定期檢查：行政部每季度對(duì)紙質(zhì)文檔保管環(huán)境、電子文檔備份情況進(jìn)行檢查，發(fā)覺問題及時(shí)整改，保證文檔安全。（二）風(fēng)險(xiǎn)提示歸檔遺漏：未及時(shí)歸檔可能導(dǎo)致重要文檔丟失或無法追溯，影響業(yè)務(wù)連續(xù)性，各部門文檔管理員需定期自查歸檔情況。借閱失控：違規(guī)借閱或復(fù)制涉密文檔可能引發(fā)信息安全風(fēng)險(xiǎn)，借閱審批需嚴(yán)格把關(guān)，借閱后跟蹤歸還情況。銷毀不當(dāng)：隨意銷毀文檔可能違反法規(guī)要求（如會(huì)