企業(yè)行政管理與日常工作規(guī)范工具模板一、概述本工具模板旨在為企業(yè)行政管理工作提供標(biāo)準(zhǔn)化指引，規(guī)范日常辦公行為，提升行政服務(wù)效率與質(zhì)量，適用于企業(yè)各部門及全體員工的日常行政事務(wù)處理。通過明確流程、細(xì)化責(zé)任、強(qiáng)化執(zhí)行，助力企業(yè)建立有序、高效的行政管理體系。二、日常辦公行為規(guī)范指引（一）適用情境員工日?？记诠芾?、辦公環(huán)境維護(hù)、辦公設(shè)備使用、職業(yè)形象塑造等場(chǎng)景，適用于企業(yè)全體在職員工。（二）操作步驟考勤管理（1）員工每日上下班通過企業(yè)指定考勤系統(tǒng)打卡，遲到、早退、缺勤需提前1小時(shí)向部門負(fù)責(zé)人*書面請(qǐng)假（緊急情況可先電話溝通，事后補(bǔ)交材料）。（2）請(qǐng)假類型包括事假、病假、年假等，需填寫《員工請(qǐng)假申請(qǐng)表》，附相關(guān)證明（如病假條、年假審批記錄），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后報(bào)行政部備案。（3）月度末3個(gè)工作日內(nèi)，員工核對(duì)個(gè)人考勤記錄，如有異議向行政部反饋，行政部在2個(gè)工作日內(nèi)完成核查并反饋結(jié)果。辦公環(huán)境維護(hù)（1）每日上班前10分鐘整理個(gè)人工位，保持桌面物品擺放整齊，文件及時(shí)歸檔，垃圾隨手清理至指定垃圾桶。（2）公共區(qū)域（如會(huì)議室、茶水間、走廊）由各部門輪流打掃，每日下班前30分鐘進(jìn)行清掃，保證地面清潔、物品歸位。（3）禁止在辦公區(qū)域吸煙、大聲喧嘩、用餐（特殊情況在指定休息區(qū)），節(jié)約用電用水，下班關(guān)閉個(gè)人工位設(shè)備及照明電源。辦公設(shè)備使用（1）電腦、打印機(jī)、投影儀等設(shè)備由行政部統(tǒng)一登記管理，員工使用前需閱讀《辦公設(shè)備操作指南》，規(guī)范操作。（2）設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)填寫《設(shè)備維修申請(qǐng)表》，報(bào)行政部*安排維修，不得私自拆卸或維修。（3）重要設(shè)備（如投影儀、會(huì)議室系統(tǒng)）使用后，需檢查是否關(guān)閉、歸位，并在《設(shè)備使用登記表》中記錄使用情況。（三）配套模板表1：員工請(qǐng)假申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門職位申請(qǐng)日期請(qǐng)假類型□事假□病假□年假□其他（請(qǐng)注明：______）請(qǐng)假時(shí)間自___年_月__日時(shí)至__年__月__日__時(shí)，共計(jì)__天__小時(shí)請(qǐng)假事由_______________________________________________________________________________部門負(fù)責(zé)人審批__________（簽字）日期：____年__月__日行政部備案__________（簽字）日期：____年__月__日表2：辦公設(shè)備使用登記表使用日期使用人部門設(shè)備名稱設(shè)備編號(hào)使用時(shí)段使用前狀態(tài)使用后狀態(tài)簽字__________________________________________□正常□異?！跽！醍惓___（四）關(guān)鍵提示考勤記錄與薪資、績效直接掛鉤，需保證真實(shí)準(zhǔn)確；公共區(qū)域維護(hù)責(zé)任到部門，行政部每周進(jìn)行衛(wèi)生檢查，結(jié)果納入部門考核；辦公設(shè)備屬于公司財(cái)產(chǎn)，需妥善使用，因人為損壞需照價(jià)賠償。三、會(huì)議組織與執(zhí)行全流程（一）適用情境企業(yè)內(nèi)部各類會(huì)議（如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、專題研討會(huì)、外部對(duì)接會(huì)）的籌備、召開、紀(jì)要整理及后續(xù)跟進(jìn)場(chǎng)景。（二）操作步驟會(huì)議籌備（1）會(huì)議發(fā)起部門提前3個(gè)工作日確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議程，填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批后抄送行政部*。（2）行政部*根據(jù)審批結(jié)果協(xié)調(diào)會(huì)議室（如需設(shè)備支持，提前1天確認(rèn)投影儀、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備狀態(tài)），并提前1天通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送會(huì)議通知（含議程、材料準(zhǔn)備要求）。會(huì)議召開（1）參會(huì)人員提前5分鐘入場(chǎng)，簽到就座；會(huì)議開始后關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音mode，發(fā)言先舉手，圍繞議程討論。（2）會(huì)議記錄人由發(fā)起部門*指定，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議關(guān)鍵內(nèi)容（決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)限、待辦問題等），會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)整理形成《會(huì)議紀(jì)要》。會(huì)議跟進(jìn)（1）《會(huì)議紀(jì)要》經(jīng)會(huì)議主持人審核無誤后，于1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門，并抄送行政部備案。（2）責(zé)任部門根據(jù)紀(jì)要要求落實(shí)工作，行政部在截止日前3天提醒跟進(jìn)，完成后將結(jié)果反饋至發(fā)起部門*。（三）配套模板表3：會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議名稱______________會(huì)議類型□例會(huì)□專題會(huì)□對(duì)接會(huì)□其他召開時(shí)間____年__月__日__時(shí)__分召開地點(diǎn)□會(huì)議室A□會(huì)議室B□線上會(huì)議（：______）參會(huì)人員_______________________________________________________________________________會(huì)議議程1.__________2.__________3.__________需協(xié)調(diào)事項(xiàng)□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：______部門負(fù)責(zé)人審批__________（簽字）日期：____年__月__日行政部備案__________（簽字）日期：____年__月__日表4：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議名稱______________召開時(shí)間____年__月__日__時(shí)__分召開地點(diǎn)______________主持人______________記錄人______________參會(huì)人員______________會(huì)議議程及內(nèi)容1.議題一：_________________________討論要點(diǎn)：_________________________決議事項(xiàng)：_________________________責(zé)任部門/人：_________________________完成時(shí)限：_________________________2.議題二：_________________________（同上格式）待辦事項(xiàng)序號(hào)事項(xiàng)描述責(zé)任部門/人——–—————-————–1________________________2________________________主持人審核__________（簽字）日期：____年__月__日（四）關(guān)鍵提示會(huì)議需緊扣議程，避免超時(shí)；如需臨時(shí)增加議題，需征得主持人同意；《會(huì)議紀(jì)要》需明確“做什么、誰來做、何時(shí)做”，避免模糊表述；重要會(huì)議的紀(jì)要需抄送公司管理層，保證決策落地。四、辦公物資采購與領(lǐng)用管理規(guī)范（一）適用情境企業(yè)辦公用品、設(shè)備耗材、勞保用品等物資的采購申請(qǐng)、審批、入庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)及報(bào)廢管理場(chǎng)景。（二）操作步驟需求提報(bào)（1）各部門每月25日前提交次月《辦公物資需求計(jì)劃表》，列明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)行政部。（2）臨時(shí)急需物資（如突發(fā)故障需更換的耗材），可填寫《緊急物資申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人審批后，由行政部協(xié)調(diào)采購。采購與入庫（1）行政部匯總需求計(jì)劃，對(duì)比庫存后制定采購清單，金額在1000元以下的由行政部負(fù)責(zé)人審批；1000元以上需報(bào)總經(jīng)理審批。（2）采購需選擇合格供應(yīng)商（至少比價(jià)3家），保證物資質(zhì)量與性價(jià)比；物資到貨后，行政部*與需求部門共同驗(yàn)收，核對(duì)名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，填寫《物資入庫登記表》入庫。領(lǐng)用與歸還（1）員工領(lǐng)用物資需填寫《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明用途、數(shù)量，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部領(lǐng)?。毁F重物資（如筆記本電腦、相機(jī)）需填寫《貴重物資借用登記表》，明確歸還時(shí)間。（2）物資領(lǐng)用遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，個(gè)人不得私自外借或挪用；借用物資需在到期前歸還，如需續(xù)借需提前1天申請(qǐng)。盤點(diǎn)與報(bào)廢（1）行政部每季度末組織一次物資盤點(diǎn)，核對(duì)庫存與臺(tái)賬，編制《物資盤點(diǎn)表》，盤盤盤虧或積壓需分析原因并報(bào)總經(jīng)理審批。（2）無法使用的物資（如損壞的辦公設(shè)備、過期耗材），由行政部填寫《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)技術(shù)部門鑒定、總經(jīng)理*審批后，統(tǒng)一處理（如回收變賣），不得隨意丟棄。（三）配套模板表5：辦公物資需求計(jì)劃表部門______________申報(bào)月份____年__月序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)單位———————-———-——1________________________2________________________部門負(fù)責(zé)人審批__________（簽字）日期：____年__月__日行政部審核__________（簽字）日期：____年__月__日表6：物資領(lǐng)用申請(qǐng)表領(lǐng)用人部門職位申請(qǐng)日期物資名稱規(guī)格型號(hào)單位領(lǐng)用數(shù)量________________________________部門負(fù)責(zé)人審批__________（簽字）日期：____年__月__日領(lǐng)取人簽字__________（四）關(guān)鍵提示物資采購需優(yōu)先選擇企業(yè)合作供應(yīng)商，保證價(jià)格透明、質(zhì)量可靠；貴重物資領(lǐng)用需嚴(yán)格登記，明保證管責(zé)任，丟失或損壞需照價(jià)賠償；盤點(diǎn)發(fā)覺差異需在3個(gè)工作日內(nèi)核查原因，保證賬實(shí)相符。五、企業(yè)文件檔案歸檔操作指南（一）適用情境企業(yè)各類文件（如行政制度、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)憑證等）的分類、整理、歸檔、借閱及保管場(chǎng)景。（二）操作步驟文件分類與編號(hào)（1）行政部*制定《企業(yè)檔案分類目錄》，將文件分為“行政管理類”“人力資源管理類”“財(cái)務(wù)管理類”“業(yè)務(wù)管理類”等一級(jí)類目，每個(gè)類目下設(shè)置二級(jí)、三級(jí)子類目（如“行政管理類”下設(shè)“制度文件”“會(huì)議文件”“物資管理文件”）。（2）文件歸檔前需進(jìn)行編號(hào)，格式為“一級(jí)類目代碼-二級(jí)類目代碼-年份-流水號(hào)”（如“XZ-01-2023-001”，代表“行政管理類-制度文件-2023年-第1號(hào)”），編號(hào)規(guī)則報(bào)總經(jīng)理*審批后執(zhí)行。整理與歸檔（1）各部門在每月最后一個(gè)工作日整理本部門形成的文件，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，保證文件平整、無破損。（2）文件按時(shí)間順序排列，編制《文件歸檔清單》，注明文件名稱、編號(hào)、形成日期、頁數(shù)、保管期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后連同文件一并移交至行政部。借閱與歸還（1）員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需報(bào)總經(jīng)理審批）。（2）檔案原則上在行政部閱覽室借閱，如需借出需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱期限不超過7天；到期未歸還需續(xù)借的，提前2天申請(qǐng)。借閱過程中需愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換，嚴(yán)禁復(fù)制涉密檔案。保管與銷毀（1）檔案存放需符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵要求，行政部*定期（每季度）檢查檔案保管環(huán)境，記錄溫濕度（溫度14-24℃，濕度45-60%）。（2）檔案保管期限屆滿前3個(gè)月，行政部編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列出檔案名稱、編號(hào)、保管期限、數(shù)量，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀記錄表》上簽字，保證檔案徹底銷毀且不外泄。（三）配套模板表7：文件歸檔清單部門______________歸檔日期____年__月__日序號(hào)文件名稱文件編號(hào)形成日期———————-———-————1________________________2________________________部門負(fù)責(zé)人審核__________（簽字）行政部接收人__________（簽字）表8：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門職位申請(qǐng)日期檔案名稱______________檔案編號(hào)______________借閱用途_______________________________________________________________________________借閱期限自_年_月_日至_年__月__日，共計(jì)__天部門負(fù)責(zé)人審批__________（簽字）日期：____年__月__日涉密檔案審批（如需）__________（簽字）日期：____年__月__日歸還記錄實(shí)際歸還日期：____年_月日借閱人簽字：_______經(jīng)辦人簽字：__________（四）關(guān)鍵提示涉密檔案（如未公開的合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事任免）需單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制借閱權(quán)限；文件歸檔需及時(shí)，不得拖延，保證檔案的完整性和連續(xù)性；銷毀檔案需嚴(yán)格履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁私自銷毀或丟棄。六、辦公區(qū)域安全與環(huán)境維護(hù)細(xì)則（一）適用情境辦公區(qū)域消防安全、用電安全、辦公環(huán)境安全及衛(wèi)生維護(hù)場(chǎng)景，適用于企業(yè)全體員工及行政管理部門。（二）操作步驟安全檢查與隱患排查（1）行政部*每日下班前組織一次辦公區(qū)域安全巡查，重點(diǎn)檢查電源關(guān)閉（電腦、打印機(jī)、空調(diào)等）、門窗鎖閉、消防器材（滅火器、消防栓）狀態(tài)，填寫《安全巡查記錄表》。（2）各部門每周對(duì)本區(qū)域進(jìn)行一次安全隱患自查，發(fā)覺電線老化、插座松動(dòng)、通道堵塞等問題，及時(shí)填寫《安全隱患整改申請(qǐng)表》，報(bào)行政部*處理；緊急情況（如電線起火）立即按下消防報(bào)警按鈕并疏散人員。應(yīng)急處理與演練（1）行政部*每年組織至少2次消防應(yīng)急演練（如滅火器使用、疏散逃生），員工需熟悉消防器材位置、應(yīng)急疏散路線及集合點(diǎn)。（2）發(fā)生突發(fā)事件（如火災(zāi)、漏水、人員受傷）時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)員工第一時(shí)間報(bào)告行政部及部門負(fù)責(zé)人，并采取初步應(yīng)急措施（如使用滅火器滅火、關(guān)閉水源），保證人員安全優(yōu)先。環(huán)境維護(hù)與綠化管理（1）行政部*定期采購綠植放置于公共區(qū)域（如前臺(tái)、走廊），安排專人負(fù)責(zé)澆水、修剪，保持綠植鮮活；員工不得隨意挪動(dòng)或損壞綠植。（2）辦公區(qū)域禁止堆放雜物（如紙箱、舊設(shè)備），保持通道暢通；墻面、門窗不得亂貼亂畫，如需張貼通知需經(jīng)行政部*同意，并在指定公告欄發(fā)布。（三）配套模板表9：安全巡查記錄表巡查日期____年__月__日巡查人員______________巡查區(qū)域□前臺(tái)□辦公區(qū)□會(huì)議室□倉庫□其他巡查內(nèi)容1.電源關(guān)閉情況：□正?！醍惓＃ó惓Ｕf明：______）2.門窗鎖閉情況：□正常□異常（異常說明：__