企業(yè)合同審查與歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化工具一、適用范圍與管理目標(biāo)本工具適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)公司）的法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及行政管理部門，覆蓋采購(gòu)、銷售、服務(wù)、租賃、合作等各類合同的審查與歸檔管理場(chǎng)景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期規(guī)范管理，核心目標(biāo)包括：統(tǒng)一合同審查標(biāo)準(zhǔn)、降低法律與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、提升合同處理效率、保證合同信息可追溯、支持企業(yè)決策分析。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與前置準(zhǔn)備需求發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同審批申請(qǐng)表》（見模板1），明確合同類型、合作方基本信息、核心交易條款（如標(biāo)的、金額、履行期限等）及附件清單（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單等）。材料收集：業(yè)務(wù)部門同步收集合作方主體資格材料，包括：合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）；涉及特殊行業(yè)的，需提供行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、建筑資質(zhì)證書等）；授權(quán)委托書（若簽約代表非法定代表人，需提供法定代表人簽字并加蓋公章的授權(quán)文件）；業(yè)務(wù)部門認(rèn)為必要的其他背景材料（如過往合作記錄、資信調(diào)查報(bào)告等）。部門初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同需求的合理性、交易條款的初步可行性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門。（二）合同審查：形式審查與實(shí)質(zhì)審查法務(wù)部門收到材料后，分兩階段開展審查，出具《合同審查意見表》（見模板2）。1.形式審查（完整性、規(guī)范性）合同文本是否包含基本要素：合同名稱、簽約主體、標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、簽署頁等；合同文本是否為最終版本，附件是否齊全且與一致；文字表述是否清晰，有無歧義、錯(cuò)別字或涂改痕跡（若有涂改，需由合作方蓋章/簽字確認(rèn)）。2.實(shí)質(zhì)審查（合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)性）主體資格：核查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否有效（是否在存續(xù)期內(nèi)、是否被吊銷/注銷），經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同標(biāo)的，授權(quán)委托書是否在授權(quán)范圍內(nèi)及授權(quán)期限內(nèi)；內(nèi)容合法性：合同條款是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等），是否存在無效或可撤銷情形（如惡意串通、損害第三方利益）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對(duì)等，是否存在單方加重己方責(zé)任或排除主要權(quán)利的“霸王條款”；核心條款風(fēng)險(xiǎn)：標(biāo)的物：描述是否具體（如型號(hào)、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)），避免模糊表述（如“優(yōu)良品”“合格產(chǎn)品”）；價(jià)款與支付：支付方式（轉(zhuǎn)賬/承兌/現(xiàn)金）、節(jié)點(diǎn)（預(yù)付款/進(jìn)度款/尾款比例）、票據(jù)類型（是否接受增值稅發(fā)票）是否明確；履行期限與地點(diǎn)：時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否可量化，履行地點(diǎn)是否涉及管轄權(quán)約定；違約責(zé)任：違約金計(jì)算方式是否合理（不超過實(shí)際損失的30%），違約情形是否全覆蓋（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、付款延遲等）；爭(zhēng)議解決：明確約定仲裁或訴訟（二選一），仲裁機(jī)構(gòu)名稱準(zhǔn)確（如“市仲裁委員會(huì)”），訴訟管轄法院是否與合同履行相關(guān)或被告住所地相關(guān)。特殊條款：涉及保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力、解除權(quán)等特殊條款的，需結(jié)合業(yè)務(wù)場(chǎng)景明確具體內(nèi)容（如保密期限、保密范圍、不可抗力的定義與處理流程）。（三）合同修訂與確認(rèn)意見反饋：法務(wù)部門審查后，在《合同審查意見表》中列明修改建議，反饋至業(yè)務(wù)部門。若存在重大風(fēng)險(xiǎn)（如主體不適格、核心條款違法），需同步說明并建議終止合作。修訂溝通：業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同對(duì)接合作方，協(xié)商修訂合同條款。若合作方拒絕合理修改，需由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人書面說明風(fēng)險(xiǎn)并提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。最終確認(rèn)：修訂后的合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門雙審核無誤后，形成最終版本，由雙方簽字蓋章（騎縫章）確認(rèn)。（四）合同簽署與用印管理用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印審批單》，附最終版合同文本、合作方主體材料、《合同審查意見表》，按公司權(quán)限報(bào)批（如部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理）。用印規(guī)范：合同需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋合同專用章或公章（嚴(yán)禁以部門章、財(cái)務(wù)章替代）；多頁合同需加蓋騎縫章，保證每頁均有連續(xù)性；簽署日期需填寫實(shí)際蓋章日，且早于或等于合同履行起始日。文本留存：簽署完成后，業(yè)務(wù)部門收回合同正本至少2份（1份歸檔，1份交合作方），副本根據(jù)需要留存（如財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門各1份）。（五）合同歸檔與登記歸檔時(shí)限：合同簽署后5個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門將合同正本、附件、《合同審查意見表》《合同用印審批單》等材料移交至行政管理部門（或檔案管理部門）。分類整理：行政管理部門按“合同類型-年度-簽約主體”分類（如“采購(gòu)合同-2024-科技有限公司”），編寫歸檔編號(hào)規(guī)則（如“CG-2024-001”），并填寫《合同歸檔登記表》（見模板3）。存儲(chǔ)管理：紙質(zhì)合同存入專用檔案柜，防火、防潮、防蟲，借閱需登記（借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間）；電子合同同步掃描存檔（PDF格式，含簽字蓋章頁），至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限（僅法務(wù)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人等有權(quán)訪問）。（六）后續(xù)管理與跟蹤履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)），發(fā)覺逾期或違約情況，及時(shí)書面通知法務(wù)部門及合作方，并啟動(dòng)爭(zhēng)議解決程序。臺(tái)賬更新：行政管理部門每月更新《合同管理臺(tái)賬》（見模板4），記錄合同履行狀態(tài)（待履行、履行中、已履行、已終止/解除）、付款情況、爭(zhēng)議進(jìn)展等。到期預(yù)警：對(duì)即將到期的合同（如質(zhì)保期、續(xù)約期），系統(tǒng)提前30天提醒業(yè)務(wù)部門，及時(shí)處理續(xù)簽、終止或驗(yàn)收事宜。三、關(guān)鍵模板工具模板1：合同審批申請(qǐng)表合同名稱合同類型（□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□其他）合作方名稱簽約主體（□甲方□乙方）合同金額（大寫）合同金額（小寫）核心交易條款摘要（標(biāo)的、履行期限、支付方式等，200字內(nèi)）附件清單1.2.3.業(yè)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部門初審意見審查人簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：日期：模板2：合同審查意見表合同名稱合同編號(hào)審查環(huán)節(jié)□發(fā)起部門初審□法務(wù)復(fù)審□財(cái)務(wù)會(huì)審審查內(nèi)容與意見1.形式審查□完整□不完整（缺失：）□規(guī)范□不規(guī)范（問題：）2.主體資格□合格□不合格（問題：）3.合法性□合法□不合法（條款：）4.權(quán)利義務(wù)□對(duì)等□不對(duì)等（問題：）5.核心條款風(fēng)險(xiǎn)□無風(fēng)險(xiǎn)□低風(fēng)險(xiǎn)□中風(fēng)險(xiǎn)□高風(fēng)險(xiǎn)（說明：）修改建議（逐條列明，如“第3.2條明確交付時(shí)間為2024年X月X日前”）審查人簽字：日期：復(fù)核人（法務(wù)負(fù)責(zé)人）簽字：日期：模板3：合同歸檔登記表歸檔編號(hào)合同名稱合同類型簽約主體簽署日期歸檔日期保管期限存放位置（柜號(hào)/文件夾）歸檔人備注模板4：合同管理臺(tái)賬序號(hào)合同編號(hào)合同名稱合同類型簽約主體（甲/乙）合同金額簽署日期履行期限履行狀態(tài)歸檔編號(hào)付款情況備注四、風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)控制措施：合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照需在“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)最新狀態(tài)，涉及特許經(jīng)營(yíng)的行業(yè)（如食品、建筑）需查驗(yàn)有效期內(nèi)的許可證；簽約代表非法定代表人的，必須核對(duì)授權(quán)委托書原件，且授權(quán)范圍需覆蓋合同簽約事項(xiàng)。（二）合同條款風(fēng)險(xiǎn)控制措施：禁止使用“大概”“左右”“約”等模糊表述，價(jià)款、數(shù)量、時(shí)間等需量化；違約金需與實(shí)際損失掛鉤，過高或過低均可能影響效力；爭(zhēng)議解決條款避免約定“由我方所在地法院管轄”等模糊表述，需明確具體法院名稱（如“市區(qū)人民法院”）。（三）歸檔管理風(fēng)險(xiǎn)控制措施：嚴(yán)禁將合同正本留存業(yè)務(wù)部門個(gè)人手中，歸檔材料需齊全（含審批流程文件、附件）；電子檔案需定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失；借閱合同需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門審批，借閱期限不超過15天。（四）保密與權(quán)限風(fēng)險(xiǎn)控制措施：合同文本及審查過程信息需標(biāo)注“內(nèi)部資料，注意保密”，僅限相關(guān)人員知悉；合同管